Défi

L'hôtel DoubleTree by Hilton à Windsor Locks, CT, était confornté à un défi majeur. Les clés des zones sensibles de l'hôtel tombant entre de mauvaises mains étaient une préoccupation omniprésente, avec le problème de la gestion des clés au cœur du problème. Chaque jour, les clés devaient être distribuées et récupérées auprès de l'équipe de 90 personnes de l'hôtel pour maintenir le bon fonctionnement. Cependant, sans un système robuste en place pour surveiller et contrôler ces échanges, l'hôtel a été laissé vulnérable. Le risque que les clés soient égarées était élevé, ce qui représentait une menace permanente pour les locaux et une facture potentiellement coûteuse pour remplacer les serrures.

Le défi était double : assurer un mécanisme de stockage des clés lorsqu'elles ne sont pas utilisées, et suivre avec précision la délivrance et la restitution des clés. Cette dernière était cruciale non seulement pour minimiser le risque de vol mais aussi pour établir une responsabilité claire. Leur système existant était lourd et manquait des garanties nécessaires pour empêcher l'accès non autorisé ou l'utilisation abusive. En conséquence, l'équipe de direction n'a pas été en mesure de déterminer qui possédait une clé particulière à un moment précis, ce qui a rendu difficile la traçabilité de toute faille de sécurité jusqu'à sa source. Cette absence de système efficace a entravé l'efficacité opérationnelle et posé de graves risques pour la sécurité, nécessitant une solution urgente.

Solution

Ayant entendu parler de Keycafe d'une propriété sœur Hilton, l'équipe de direction a décidé d'essayer une SmartBox pour une gestion des clés sécurisée et efficace. Avec ce système, les employés gèrent eux-mêmes le retrait et la remise des clés au début et à la fin de leur quart de travail à l'aide de codes PIN, sans avoir besoin d'un contrôle administratif. Cela crée un sentiment de responsabilité parmi le personnel, garantissant qu'ils sont tenus responsables des clés en leur possession.

La capacité de suivi en temps réel de Keycafe a encore amélioré le système, fournissant un enregistrement complet de l'utilisation des clés. La solution a permis à l'équipe de surveiller qui avait quelle clé à tout moment, ajoutant une couche de transparence à leurs opérations. Outre la sauvegarde des clés, cela leur a également donné un sentiment de contrôle qui leur manquait auparavant.

De plus, l'interface conviviale de Keycafe a assuré une transition en douceur pour le personnel, leur permettant de s'habituer rapidement au nouveau système. "Nous savons exactement qui avait quelle clé et qui n'a pas rendu les clés, ce qui nous donne le contrôle total de notre bâtiment", déclare Mohamed Anwer, directeur de la restauration chez DoubleTree Hardford.

Résultat

L'introduction de Keycafe dans les opérations de l'hôtel DoubleTree by Hilton a entraîné une transformation radicale. L'impact immédiat de la solution a été évident et bien accueilli par toute l'équipe, qui a été étonnée par le niveau de contrôle qu'elle offrait sur chaque clé. Le processus de gestion des clés de l'hôtel, autrefois un sujet de préoccupation, est désormais un modèle d'efficacité.

Le personnel est désormais plus responsable, sachant que l'utilisation de ses clés est suivie et enregistrée. Cela a conduit à une amélioration globale de leurs responsabilités et à une réduction des cas de clés égarées. La solution était si conviviale et efficace qu'elle est rapidement devenue partie intégrante de la routine quotidienne de tous les membres du personnel.

Le temps et les ressources précédemment consacrés à la gestion des clés sont désormais redirigés vers l'amélioration de l'expérience client et d'autres opérations essentielles. "Keycafe est un outil incontournable. Maintenant, nous avons un système qui fonctionne", a conclu Mohamed.