Défi

L’Hôtel des Pieux, se trouvant dans la commune du même nom, située en plein centre du Cotentin au nord du département de la Manche, accueille régulièrement de nouveaux invités à la recherche de vacances authentiques et prêt à partir à la découverte de la région. C’est le lieu idéal pour se ressourcer avant de partir à l’aventure dans l’une des plus belles régions de France, entre terre et mer.

Mais comme pour tous les acteurs du secteur hôtelier, la gestion des clés pour les chambres impliquait plusieurs défis au personnel de l’hôtel. L’équipe de quatre personnes avait de plus en plus en mal à tenir le coup face à la demande croissante et la remise des clés posait des problèmes, notamment d’ordre économique car une personne devait se trouver sur place à tout instant de la journée comme de la nuit, entraînant des frais supplémentaires importants.

À partir de cette observation, l’équipe a décidé de franchir le pas et de s’équiper d’une solution automatisée.

Solution

Après avoir envisagé plusieurs solutions (comme le changement des serrures pour un système plus simple ; toutefois trop coûteux), c’est à travers le réseau social Facebook que l’Hôtel des Pieux a eu vent de Keycafe. L’équipe a immédiatement été séduite par le système de gestion des clés, comprenant rapidement l’intérêt de celui-ci, aussi bien pour le côté économique que pour l’aspect chronophage qu’implique la présence d’une personne h24 en réception.

Les clients reçoivent simplement leur code sur leur téléphone portable une fois la réservation effectuée, ce qui leur permet d'accéder à leur clé à la Keycafe SmartBox dès leur arrivée à l'hôtel. De même, lorsque les clients sont prêts à partir, ils peuvent rendre leurs clés à la SmartBox en quelques secondes. Le personnel peut surveiller à distance les arrivées et les départs en temps réel, car il reçoit des notifications chaque fois qu'une clé est récupérée ou déposée.

En plus de l'accès aux clés pour les clients, le personnel a étendu l'utilisation du système Keycafe pour simplifier la gestion des clés de secours en les stockant dans la SmartBox.

Résultat

C’est au bout de seulement 15 jours d’observation après le déploiement de Keycafe que le personnel a pris conscience du plein potentiel de notre solution. Les clients peuvent désormais récupérer la clé de leur chambre eux-mêmes, sans aucune intervention des membres de l’équipe, et ce, à n’importe quelle heure de la journée comme de la nuit. Avec une vingtaine de clients par jour, les opérations d'enregistrement et de départ sont désormais beaucoup plus fluides et le personnel peut concentrer ses efforts sur d'autres priorités.

Plus de problème concernant la gestion des temps de réception la nuit, Keycafe est maintenant en place et prêt à recevoir les clients à toute heure.