Défi

Situé sur la presqu'île du Cotentin en Normandie, l'Hôtel les Pieux est un établissement de 28 chambres accueillant un flux constant de voyageurs tout au long de l'année. Afin de garantir un séjour optimal, une gestion efficace des cartes magnétiques est essentielle au bon fonctionnement quotidien de l'hôtel.

Avant la mise en place de Keycafe, les cartes d'accès aux chambres étaient laissées à la réception et les clients devaient les récupérer à l'aide d'une liste de contrôle. Bien que simple, cette approche engendrait des risques opérationnels.

Il arrivait que les clients prennent par erreur la mauvaise carte d'accès à leur chambre, ce qui engendrait confusion, retards et travail supplémentaire pour le personnel. Les équipes de réception devaient surveiller de près les retraits de cartes pour éviter les erreurs, ce qui augmentait la charge de travail opérationnelle aux heures de pointe.

L'hôtel avait besoin d'une solution permettant de réduire les erreurs, de maintenir la sécurité et de simplifier la distribution quotidienne des cartes d'accès aux chambres, sans remplacer la quincaillerie des portes existante.

Points faibles

• Erreurs des clients : Les clients pourraient prendre la mauvaise carte d’accès à leur chambre au comptoir
• Manque de contrôle : Une surveillance manuelle était nécessaire pour garantir le bon retrait des cartes d’accès
• Dysfonctionnement opérationnel : Du temps a été consacré par le personnel à la supervision d'un processus qui aurait dû être fluide.
• Flexibilité de secours limitée : Le remplacement des cartes d’accès perdues par les clients nécessitait une intervention supplémentaire

Solution

L'Hôtel les Pieux a mis en place le système SmartBox de Keycafe pour centraliser et automatiser la distribution des cartes d'accès aux chambres.

Chaque matin, l'équipe de réception utilise l'application Keycafe (sur ordinateur ou appareil mobile) pour attribuer les cartes d'accès aux chambres aux clients ayant réservé ce jour-là. Un e-mail ou un SMS contenant les instructions d'accès est alors automatiquement envoyé au client. Ce dernier peut ensuite utiliser son code PIN unique pour récupérer sa carte à la borne Keycafe SmartBox dès son arrivée à l'hôtel. De même, au moment du départ, les clients peuvent restituer leur carte dans la SmartBox en quelques secondes. Le personnel suit à distance les arrivées et les départs en temps réel, grâce à des notifications reçues à chaque retrait ou dépôt de carte.

Le système s'intègre parfaitement aux opérations quotidiennes et nécessite une intervention manuelle minimale. De plus, le personnel peut immédiatement fournir une carte d'accès de rechange en cas de perte par un client, ce qui améliore la flexibilité sans complexifier les procédures.

En automatisant la distribution des cartes d'accès tout en conservant une visibilité complète sur les contrôles d'accès, Keycafe a transformé un processus manuel et sujet aux erreurs en un flux de travail sécurisé et contrôlé.

Mise en œuvre de l'Hôtel les Pieux

• Daily Operational Integration: Reception assigns and sends access codes each morning via mobile or desktop
• Automated Room Keycard Assignment: Guests retrieve only the keycard associated with their reservation from the SmartBox
• Fonctionnalité de carte d'accès de secours : Des cartes d'accès de remplacement peuvent être émises rapidement en cas de besoin

Résultat

Grâce à Keycafe, l'Hôtel les Pieux a éliminé les erreurs de distribution des cartes d'accès aux chambres et réduit le besoin de supervision manuelle à la réception. Les clients bénéficient désormais d'une procédure d'enregistrement plus fiable et sécurisée, même en dehors des heures d'ouverture, tandis que le personnel profite d'opérations simplifiées et d'une réduction des interventions correctives.

L'installation du SmartBox de Keycafe a amélioré l'efficacité quotidienne, renforcé le contrôle d'accès et garanti que la gestion des cartes d'accès aux chambres ne présentait plus de risques opérationnels.

Le résultat

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : Besoin réduit de surveillance manuelle à la réception lors des enregistrements.
• Contrôle et visibilité accrus : Le personnel assure la supervision de la distribution des cartes d'accès où qu'il soit grâce aux notifications en temps réel de l'application Keycafe.
• Erreurs clients éliminées : Les cartes d’accès aux chambres sont correctement attribuées et leur accès est sécurisé, sans risque d’erreur.
• Expérience client améliorée : Un processus d’arrivée plus fluide et plus fiable