Défi

Student Factory gère 20 résidences en France destinées aux étudiants et aux visiteurs de courte durée recherchant des solutions d'hébergement flexibles. Bien que proposant des appartements modernes et entièrement équipés, ces résidences ne disposent pas d'une réception ouverte 24h/24 et 7j/7. Cette limitation posait un problème logistique important pour la remise des clés, notamment pour les arrivées en dehors des heures de bureau.

Avec des arrivées de clients à des heures imprévisibles, souvent tard le soir, le système de remise des clés en personne n'était plus viable. Le personnel devait soit rester sur place après les heures normales, soit organiser des échanges de clés manuels et complexes. L'absence de procédure simplifiée engendrait des tensions dans l'expérience client et des inefficacités opérationnelles pour l'équipe.

Points faibles

• Absence de réception ouverte 24h/24 et 7j/7 : L'impossibilité d'avoir du personnel à la réception 24h/24 a créé un manque de service pour les clients arrivant après les heures d'ouverture.
• Perturbation opérationnelle : Le personnel était fréquemment interrompu ou contraint de prolonger ses quarts de travail pour s'adapter aux arrivées tardives, ce qui entraînait des difficultés de planification et des inefficacités.
• Heures d'arrivée imprévisibles : Les clients ne respectaient souvent pas les heures d'arrivée indiquées, ce qui rendait difficile la coordination manuelle des remises de clés en temps opportun.

Solution

Pour relever ces défis, Student Factory a déployé le système de gestion des clés Keycafe sur l'ensemble de ses sites. Keycafe s'est distingué des autres solutions de gestion des clés par sa simplicité, sa fiabilité et sa capacité à offrir un accès autonome aux clients, sans nécessiter la présence physique du personnel.

Le processus est désormais grandement simplifié : après confirmation de la réservation, un code de retrait unique est généré via l’application Keycafe. Ce code est envoyé au client, qui l’utilise pour récupérer sa clé dans le casier à clés SmartBox situé dans le hall, dès son arrivée, quelle que soit l’heure. Au moment du départ, les clients peuvent soit restituer la clé à l’aide du même code, soit la laisser dans leur chambre, soit la remettre directement au personnel.

Cette automatisation a permis à l'équipe de Student Factory de rester flexible et mobile, avec la certitude que les échanges de clés sont gérés de manière sécurisée et efficace.

Mise en œuvre de Student Factory

• Configuration des clés avant l'arrivée : Le personnel prépare les cartes clés à l'avance en fonction des dates de réservation et attribue des codes uniques pour la récupération à l'aide de l'application Keycafe.
• Autonomie des invités : Les invités reçoivent leur code d'accès par e-mail ou SMS et récupèrent leurs clés indépendamment de la Keycafe SmartBox à leur arrivée.
• Options de retour flexibles : Les clients peuvent rendre les clés en les remettant dans le casier du Keycafe, en les laissant dans la chambre ou en les remettant au personnel si disponible.

Résultat

Depuis la mise en place de Keycafe, Student Factory n'a plus besoin de personnel en dehors des heures d'ouverture dédié à la distribution des clés, ce qui a permis de réaliser d'importantes économies. Les clients apprécient la possibilité d'arriver à leur convenance, sans attente ni coordination avec le personnel, ce qui améliore leur expérience globale.

Le système s'est avéré fiable et simple d'utilisation, tant pour les clients que pour le personnel. Les clients trouvent la procédure de retrait des clés intuitive et n'ont aucune difficulté à s'enregistrer de manière autonome. Les questions et les préoccupations portent désormais sur la qualité des hébergements et des équipements, et non plus sur la logistique : preuve que la gestion des clés n'est plus un problème.

Le résultat

• Réduction des coûts de personnel : Suppression du besoin d'embaucher du personnel de nuit pour les transferts clés, réduisant considérablement les dépenses de main-d'œuvre.
• Expérience client améliorée : Les clients peuvent accéder à leur hébergement à tout moment, ce qui garantit une expérience d'enregistrement simple quelle que soit l'heure d'arrivée.
• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : Le personnel peut se concentrer sur la gestion de l'établissement et les services aux clients pendant les heures de bureau sans interruptions liées à la logistique essentielle.