Hai delle chiavi? Noi abbiamo le soluzioni.

Qualunque sia il tuo settore di attività, è probabile che tu abbia delle chiavi, che siano per automobili, uffici, camere d'albergo, affitti a breve termine o altro, che devi tenere traccia. Che tu abbia una sola chiave o migliaia, Keycafe aiuta a garantire che solo le persone di cui ti fidi, che siano dipendenti, collaboratori, inquilini o clienti, abbiano accesso ad esse.

In poche parole, il sistema Keycafe funziona così: le aziende memorizzano le chiavi in uno dei nostri SmartBox modulari, che possono espandersi per contenere fino a centinaia di chiavi. Tutte le chiavi sono contrassegnate da un portachiavi NFC Keycafe univoco e identificabile. Gli utenti possono ritirare le chiavi di cui hanno bisogno (e solo le chiavi di cui hanno bisogno) autenticandosi utilizzando uno dei diversi metodi.

Ogni volta che una chiave viene ritirata o depositata presso uno SmartBox, vengono registrati l'ora e il luogo della transazione. Poiché tu e i membri del tuo team sapete sempre chi ha quale chiave, risparmierete tempo, preoccupazioni e la frustrazione di dover rintracciare le chiavi mancanti.

Poiché ogni attività è diversa, il software di Keycafe è progettato per essere flessibile. Puoi scegliere tra i nostri sette diversi metodi di autenticazione quello più adatto a te e al tuo team e personalizzare il nostro software in base alle tue specifiche esigenze di flusso di lavoro.

7 metodi di autenticazione

Ogni volta che crei un nuovo utente, puoi scegliere come desideri che si autentichi. I metodi possono essere modificati e aggiornati man mano che cambiano i flussi di lavoro e le esigenze degli utenti, quindi non sei mai vincolato a un metodo specifico.

Per il personale e gli utenti abituali e fidati

Codice di Accesso

I codici di accesso vengono abilitati dall'amministratore di un'azienda quando vengono creati nuovi utenti. Possono essere personalizzati o generati casualmente e possono essere modificati o revocati in qualsiasi momento dall'amministratore. In questo modo l'utente ha accesso a qualsiasi chiave per la quale gli è stata concessa l'autorizzazione nella rete di SmartBox dell'azienda.

Codice QR

Agli utenti con l'app Keycafe viene automaticamente assegnato un codice QR utente, che può essere scansionato dalla fotocamera dell'MS5 SmartBox. Si tratta di un metodo di autenticazione rapido e semplice per gli utenti che portano già con sé uno smartphone, eliminando la necessità di memorizzare un codice.

Numero di Telefono

Gli utenti possono autenticarsi utilizzando il numero di telefono con cui hanno registrato il proprio account. Per una maggiore sicurezza, l'amministratore dell'azienda può attivare l'autenticazione a due fattori, che richiederà agli utenti di inserire un PIN personale o un codice inviato via SMS dopo il numero di telefono. Naturalmente questo richiede un po' di tempo in più, ma non è molto diverso dall'accesso a un conto bancario online. Inoltre, i numeri di telefono sono facili da ricordare, il che rende questo metodo conveniente per la maggior parte degli utenti.

App Mobile

Il metodo dell'applicazione mobile elimina la necessità di memorizzare codici di accesso e PIN. Gli utenti devono semplicemente accedere all'applicazione mobile Keycafe e selezionare la chiave che desiderano ritirare per sbloccare il contenitore SmartBox in cui è conservata.

Per gli utenti che hanno accesso a un gran numero di chiavi, l'applicazione mobile Keycafe è il modo più efficace per visualizzare lo stato e la cronologia di tutte le chiavi di cui hanno l'autorizzazione. L'applicazione consente agli utenti di cercare e prelevare rapidamente una chiave senza interagire direttamente con lo SmartBox.

Badge Utente

Un badge utente elimina la necessità di memorizzare codici o di portare con sé un telefono. Gli utenti devono semplicemente toccare il fob o il badge sullo scanner SmartBox per autenticarsi. Lo schermo dello SmartBox rivela le chiavi a cui è stato dato accesso e l'utente può quindi selezionare le chiavi che desidera ritirare.

Il badge Keycafe può essere un dispositivo fisico o un adesivo da apporre su un documento di identità del personale, su un biglietto da visita o su qualsiasi altro oggetto che gli utenti portano regolarmente con sé. I badge utente sono ideali per il personale che accede regolarmente a un numero limitato di chiavi.

Codice Chiave

Codici chiave sono codici associati a una chiave piuttosto che a un utente. Possono essere utilizzati da chiunque conosca il codice, indipendentemente dall'autorizzazione, per prelevare una chiave. Questo è utile per i flussi di lavoro in cui si desidera uno scambio di chiavi rapido e semplice.

Sono perfetti anche per i ritiri una tantum quando il telecomando non è collegato alla chiave, come nel caso del ritiro di un veicolo da parte di un cliente dopo l'orario di lavoro presso una concessionaria.

Per ospiti o visitatori occasionali

Codice prenotazione

Per gli hotel, gli affitti a breve termine, le società di noleggio auto e altri utilizzi una tantum, niente è meglio della comodità della nostra prenotazione unica. Codici di prenotazione vengono inviati agli utenti via e-mail o SMS o sono accessibili nell'app Keycafe. Gli utenti possono utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante l'arco di tempo stabilito dal creatore della prenotazione. I codici sono utilizzabili una sola volta e scadono alla fine del periodo di prenotazione.

Ogni e-mail e SMS contiene un codice QR che può essere scansionato anziché digitare il codice vero e proprio.

Personalizzare il flusso di lavoro con avvisi su misura, scadenze e integrazioni con i partner

A seconda della situazione, potresti voler personalizzare i tuoi flussi di lavoro per ottenere una maggiore efficienza. Keycafe offre alcuni modi per farlo.

Gli avvisi programmabili possono essere impostati e personalizzati dagli amministratori per particolari chiavi o gruppi di chiavi. Invieranno automaticamente una notifica via SMS o e-mail all'amministratore della chiave, all'utente o a chiunque altro all'interno dell'organizzazione dopo un determinato periodo di tempo (minuti, ore o giorni) dal ritiro della chiave o dopo un determinato periodo di tempo dalla fine di una prenotazione o di un turno. Un utilizzo comune è quello di ricordare ai dipendenti, alla fine di un turno, di restituire le chiavi, evitando così di perdere le chiavi per il turno successivo.

Le fasce orarie consentono agli amministratori di limitare l'accesso alle chiavi di un utente a un periodo di tempo prestabilito, come il normale orario di lavoro o un turno di notte. Le fasce orarie possono essere applicate ogni volta che a un utente viene concesso l'accesso a una chiave o a un gruppo di chiavi.

Infine, Keycafe è progettato per integrarsi perfettamente con un elenco crescente di app partner, tra cui Airbnb, Fleetio, Guesty e RentHub. Se utilizzate una di queste app per gestire proprietà o veicoli, potete automatizzare la creazione di prenotazioni, la generazione di codici di accesso e la comunicazione con gli ospiti/il personale.

Vuoi sapere come Keycafe può ottimizzare la tua attività con un flusso di lavoro personalizzato? Contatta il nostro team di vendita oggi stesso per richiedere una demo del prodotto.