Keycafe

Keycafe’s 6 Different Authorization Methods — Choose The Workflow That’s Best for You

Got keys? We’ve got solutions.

Whatever business you’re in, chances are that you have keys—maybe to cars, offices, hotel rooms, short-term rentals, or something else—that you need to keep track of. Whether you have one key or thousands, Keycafe helps ensure that only people you trust, be they staff, contractors, tenants, or customers, have access to them.

In a nutshell, the Keycafe system works like this: Businesses store keys in one of our modular SmartBoxes, which can expand to hold up to hundreds of keys. All keys are tagged with a unique and identifiable Keycafe NFC fob. Users can pick up the keys they need (and only the keys they need) by authenticating themselves using one of several methods.

Every time a key is picked up or dropped off at a SmartBox, the time and location of the transaction are logged. Since you and your team members always know who has which key, you’ll save time, worry, and the frustration of having to track down missing keys.

Because every business is different, Keycafe’s software is designed to be flexible. You can choose whichever of our six different authentication methods best suits you and your team and customize our software to your unique workflow needs.

6 Authentication Methods

Every time you create a new user, you can choose how you want them to authenticate themselves. Methods can be changed and updated as workflows and user needs change, so you’re never locked into one specific method.

Per il personale e gli utenti abituali e fidati

Codice di Accesso

I codici di accesso vengono abilitati dall'amministratore di un'azienda quando vengono creati nuovi utenti. Possono essere personalizzati o generati casualmente e possono essere modificati o revocati in qualsiasi momento dall'amministratore. In questo modo l'utente ha accesso a qualsiasi chiave per la quale gli è stata concessa l'autorizzazione nella rete di SmartBox dell'azienda.

Numero di Telefono

Gli utenti possono autenticarsi utilizzando il numero di telefono con cui hanno registrato il proprio account. Per una maggiore sicurezza, l'amministratore dell'azienda può attivare l'autenticazione a due fattori, che richiederà agli utenti di inserire un PIN personale o un codice inviato via SMS dopo il numero di telefono. Naturalmente questo richiede un po' di tempo in più, ma non è molto diverso dall'accesso a un conto bancario online. Inoltre, i numeri di telefono sono facili da ricordare, il che rende questo metodo conveniente per la maggior parte degli utenti.

App Mobile

Il metodo dell'applicazione mobile elimina la necessità di memorizzare codici di accesso e PIN. Gli utenti devono semplicemente accedere all'applicazione mobile Keycafe e selezionare la chiave che desiderano ritirare per sbloccare il contenitore SmartBox in cui è conservata.

Per gli utenti che hanno accesso a un gran numero di chiavi, l'applicazione mobile Keycafe è il modo più efficace per visualizzare lo stato e la cronologia di tutte le chiavi di cui hanno l'autorizzazione. L'applicazione consente agli utenti di cercare e prelevare rapidamente una chiave senza interagire direttamente con lo SmartBox.

Badge Utente

Un badge utente elimina la necessità di memorizzare codici o di portare con sé un telefono. Gli utenti devono semplicemente toccare il fob o il badge sullo scanner SmartBox per autenticarsi. Lo schermo dello SmartBox rivela le chiavi a cui è stato dato accesso e l'utente può quindi selezionare le chiavi che desidera ritirare.

Il badge Keycafe può essere un dispositivo fisico o un adesivo da apporre su un documento di identità del personale, su un biglietto da visita o su qualsiasi altro oggetto che gli utenti portano regolarmente con sé. I badge utente sono ideali per il personale che accede regolarmente a un numero limitato di chiavi.

Codice Chiave

Codici chiave sono codici associati a una chiave piuttosto che a un utente. Possono essere utilizzati da chiunque conosca il codice, indipendentemente dall'autorizzazione, per prelevare una chiave. Questo è utile per i flussi di lavoro in cui si desidera uno scambio di chiavi rapido e semplice.

Sono perfetti anche per i ritiri una tantum quando il telecomando non è collegato alla chiave, come nel caso del ritiro di un veicolo da parte di un cliente dopo l'orario di lavoro presso una concessionaria.

Per ospiti o visitatori occasionali

Codice prenotazione

Per gli hotel, gli affitti a breve termine, le società di noleggio auto e altri utilizzi una tantum, niente è meglio della comodità della nostra prenotazione unica. Codici di prenotazione vengono inviati agli utenti via e-mail o SMS o sono accessibili nell'app Keycafe. Gli utenti possono utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante l'arco di tempo stabilito dal creatore della prenotazione. I codici sono utilizzabili una sola volta e scadono alla fine del periodo di prenotazione.

Personalizzare il flusso di lavoro con avvisi su misura, scadenze e integrazioni con i partner

A seconda della situazione, potresti voler personalizzare i tuoi flussi di lavoro per ottenere una maggiore efficienza. Keycafe offre alcuni modi per farlo.

Gli avvisi programmabili possono essere impostati e personalizzati dagli amministratori per particolari chiavi o gruppi di chiavi. Invieranno automaticamente una notifica via SMS o e-mail all'amministratore della chiave, all'utente o a chiunque altro all'interno dell'organizzazione dopo un determinato periodo di tempo (minuti, ore o giorni) dal ritiro della chiave o dopo un determinato periodo di tempo dalla fine di una prenotazione o di un turno. Un utilizzo comune è quello di ricordare ai dipendenti, alla fine di un turno, di restituire le chiavi, evitando così di perdere le chiavi per il turno successivo.

Le fasce orarie consentono agli amministratori di limitare l'accesso alle chiavi di un utente a un periodo di tempo prestabilito, come il normale orario di lavoro o un turno di notte. Le fasce orarie possono essere applicate ogni volta che a un utente viene concesso l'accesso a una chiave o a un gruppo di chiavi.

Infine, Keycafe è progettato per integrarsi perfettamente con un elenco crescente di app partner, tra cui Airbnb, Fleetio, Guesty e RentHub. Se utilizzate una di queste app per gestire proprietà o veicoli, potete automatizzare la creazione di prenotazioni, la generazione di codici di accesso e la comunicazione con gli ospiti/il personale.

Vuoi sapere come Keycafe può ottimizzare la tua attività con un flusso di lavoro personalizzato? Contatta il nostro team di vendita oggi stesso per richiedere una demo del prodotto.

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