Sfida

In qualità di custode del John Ball Zoo, Tim Sampson ha affrontato una sfida significativa nel garantire la sicurezza sia degli animali che dei guardiani dello zoo a causa del processo manuale di gestione delle chiavi del personale per le gabbie degli animali. Il processo richiedeva molto tempo, era soggetto a errori e metteva a rischio gli animali. La direzione doveva tenere conto manualmente delle chiavi del personale che venivano collocate in una cassetta personale alla fine di ogni turno per garantire che tutti avessero effettuato il check-in in sicurezza. Con 200 dipendenti, questo era un processo lungo e inefficiente.

Inoltre, lo smarrimento delle chiavi poteva essere dispendioso e, secondo Tim, alcuni membri del personale non si sentivano a proprio agio nel tenere le chiavi in loco quando non erano al lavoro.

Tim e il suo team di gestione si sono resi conto di aver bisogno di una soluzione migliore per risolvere questi problemi. Era necessario un sistema automatizzato che consentisse ai membri del personale di consegnare e restituire facilmente le chiavi senza ulteriori controlli. Avevano inoltre bisogno di un sistema che permettesse alla direzione di ricevere una notifica quando le chiavi venivano restituite e, soprattutto, quando non venivano restituite.

Soluzione

Una ricerca nel web ha evidenziato che Keycafe si distingue per il suo flusso di lavoro automatizzato e gli avvisi, oltre che per i permessi di accesso alle chiavi personalizzabili in base al tempo. I membri del personale devono ora scansionare il proprio badge NFC identificativo per accedere al sistema Keycafe, assicurando che solo il personale autorizzato abbia accesso alle chiavi.

"Il personale controllerà le chiavi all'inizio e alla fine di ogni turno, e alcuni addetti avranno accesso a gruppi di chiavi speciali quando il programma lo richiederà", ha detto Tim. Le chiavi delle gabbie degli animali sono accessibili solo durante i turni prestabiliti e viene inviato un avviso se le chiavi non vengono restituite in tempo, migliorando la sicurezza del personale e degli animali.

Per un gruppo di chiavi di gabbie di animali particolarmente aggressivi, viene inviato un avviso 15 minuti dopo il prelievo, poiché in genere i guardiani dello zoo non hanno bisogno di accedere per più tempo. In caso di emergenza, quando un animale ha bisogno di cure urgenti al di fuori dei normali turni di lavoro, si utilizzano prenotazioni una tantum per consentire a un dipendente di accedere alla gabbia dell'animale.

Risultato

Da quando utilizza Keycafe, il team del John Ball Zoo non ha più dimenticato o perso le chiavi, con un potenziale risparmio di decine di migliaia di dollari per la ricopertura del sito. I responsabili del team apprezzano anche il fatto di essere avvisati quando tutti i membri del personale hanno restituito le chiavi e hanno concluso la loro giornata in modo sicuro, senza essere fisicamente presenti per monitorare la restituzione delle chiavi.

Per i membri del personale, molti di loro si sentono più a loro agio nel mettere al sicuro le chiavi in loco negli SmartBox, senza doverne essere responsabili quando non sono al lavoro. All'inizio e alla fine della giornata, il processo di ritiro e riconsegna delle chiavi è semplice e veloce, con un impatto minimo sui loro orari.

Keycafe ha fornito allo zoo John Ball una soluzione sicura ed efficiente per gestire le chiavi del personale e garantire la sicurezza dei membri del team alla fine di ogni turno. Il processo automatizzato di check-in e check-out ha migliorato l'efficienza operativa dello zoo, facendo risparmiare tempo e denaro. In qualità di custode, Tim Sampson e il suo team possono ora concentrarsi sulla loro missione di incoraggiare gli ospiti a interessarsi agli animali e al mondo naturale, senza preoccuparsi del processo di gestione manuale delle chiavi del personale, che richiede molto tempo.