Sfida

In qualità di curatore del John Ball Zoo, Tim Sampson ha affrontato una sfida significativa nel garantire la sicurezza sia degli animali che dei guardiani dello zoo a causa del processo manuale di gestione delle chiavi del personale per le gabbie degli animali. Il processo richiedeva molto tempo, era soggetto a errori e metteva a rischio gli animali. La direzione doveva tenere conto manualmente delle chiavi del personale che venivano collocate in una cassetta personale alla fine di ogni turno per garantire che tutti avessero effettuato il check-in in sicurezza. Con 200 dipendenti, questo era un processo lungo e inefficiente.

Inoltre, le chiavi perse potrebbero essere costose e alcuni membri del personale non si sentivano a proprio agio nel custodire le chiavi in loco quando non erano al lavoro, secondo Tim.

Tim e il suo team di gestione si sono resi conto di aver bisogno di una soluzione migliore per risolvere queste sfide. Era necessario un sistema automatizzato che consentisse ai membri del personale di effettuare facilmente il check-out e restituire le chiavi senza ulteriori controlli. Avevano anche bisogno di un modo per avvisare la direzione quando le chiavi venivano restituite e, cosa più importante, quando le chiavi non venivano restituite.

Soluzione

Una ricerca sul Web ha rivelato Keycafe, che si è distinto per il flusso di lavoro e gli avvisi automatizzati, nonché per le autorizzazioni chiave personalizzabili basate sul tempo. I membri del personale sono ora tenuti a scansionare il loro badge NFC univoco e identificativo per accedere al sistema Keycafe, assicurandosi che solo il personale autorizzato abbia accesso alle chiavi.

"Il personale controllerà le chiavi fuori e dentro all'inizio e alla fine di ogni turno, con un certo personale addestrato che accede a gruppi chiave specializzati quando il programma lo impone", ha detto Tim. Le chiavi delle gabbie degli animali sono accessibili solo durante i turni orari prestabiliti e viene inviato un avviso se le chiavi non vengono restituite in tempo, migliorando la sicurezza sia del personale che degli animali.

Per un gruppo di chiavi di gabbie per animali particolarmente pericolose, viene inviato un avviso 15 minuti dopo il ritiro poiché i guardiani dello zoo in genere non hanno bisogno di accedere più a lungo. In occasioni di emergenza, quando un animale necessita di cure urgenti al di fuori dei normali turni, vengono utilizzate prenotazioni una tantum per consentire a un dipendente di accedere alla gabbia dell'animale.

Risultato

Da quando ha utilizzato Keycafe, il team di John Ball Zoo non ha mai fatto dimenticare o perdere le chiavi a nessuno, risparmiando potenzialmente decine di migliaia di dollari per reinserire la chiave del sito. I team leader apprezzano anche essere avvisati quando tutti i membri del personale hanno restituito le chiavi e hanno terminato la giornata in sicurezza, senza essere fisicamente presenti per monitorare la restituzione delle chiavi.

Per i membri del personale, molti di loro ora si sentono più a loro agio nel proteggere le chiavi in loco negli SmartBox e non esserne responsabili quando non sono al lavoro. All'inizio e alla fine della giornata, il processo di ritiro e riconsegna delle chiavi è semplice e rapido, con un impatto minimo o nullo sul loro programma.

Keycafe ha fornito a John Ball Zoo una soluzione sicura ed efficiente per gestire le chiavi del personale e garantire la sicurezza dei membri del team alla fine di ogni turno. Il processo di check-in e check-out automatizzato ha migliorato l'efficienza operativa dello zoo, risparmiando tempo e denaro. In qualità di curatore, Tim Sampson e il suo team possono ora concentrarsi sulla loro missione di ispirare gli ospiti a prendersi cura degli animali e del mondo naturale, senza preoccuparsi del lungo processo di gestione manuale delle chiavi del personale.