Sfida

Shelter Garage, con sede a Madrid, è specializzata nella cura e nella custodia di auto d'epoca e sportive. Nata originariamente come garage per il deposito di veicoli, l'attività si è espansa fino a offrire servizi come manutenzione, restauro, rivestimento, lucidatura, compravendita e preparazioni speciali. Con quattro sedi e una domanda in crescita, il loro processo di consegna delle chiavi stava diventando un ostacolo.

Prima di implementare Keycafe, il team di Shelter si affidava a metodi manuali e improvvisati per gestire le chiavi dei veicoli. Le chiavi venivano nascoste o scambiate di persona, con conseguente perdita di tempo e rischio di smarrimento o di problemi di comunicazione. L'azienda aveva bisogno di una soluzione che le consentisse di scalare, migliorare la sicurezza ed eliminare le inefficienze legate allo scambio fisico delle chiavi.

Punti Dolenti

• Mancanza di Visibilità: non c'è modo di tenere traccia di quando o da chi sono state utilizzate le chiavi.
• Consumo di Tempo: il coordinamento manuale ha ritardato l'accesso ai veicoli per clienti e personale.
• Preoccupazioni Relative alla Sicurezza: nascondere o scambiare informalmente le chiavi comportava rischi e incertezza.
• Ritardi nel Servizio Clienti: il personale doveva aspettare i clienti o viceversa, creando attriti e perdite di tempo.

Soluzione

Per risolvere queste sfide, Shelter Garage ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe in tutte le sue strutture. La piattaforma digitale di gestione delle chiavi ha offerto un controllo centralizzato, consentendo al team di assegnare, monitorare e gestire le consegne delle chiavi sia per il personale che per i clienti.

Il processo di registrazione è stato semplice: i clienti creano un account Keycafe, ricevono una guida dettagliata al sistema e possono accedere alle chiavi del proprio veicolo in qualsiasi momento. Internamente, il personale di Shelter Garage utilizza Keycafe come hub logistico per le chiavi. Ogni dipendente sa dove ritirare o restituire le chiavi senza dover coinvolgere un altro membro del team. La procedura chiara riduce le interruzioni e semplifica lo svolgimento efficiente delle operazioni quotidiane.

Implementazione di Shelter Garage

• Adozione Facile da parte dei Clienti: i nuovi clienti vengono guidati una volta nella configurazione e sono subito a loro agio nell'utilizzare il sistema in autonomia.
• Accesso Self-Service: i clienti possono depositare e ritirare le chiavi senza bisogno di coordinarsi di persona.
• Hub Chiavi Centralizzato: i dipendenti utilizzano il sistema SmartBox per accedere in modo sicuro alle chiavi del veicolo per i servizi.
• Autorizzazioni Controllate: ai clienti viene concesso l'accesso solo ai loro veicoli, mentre il personale ha un accesso più flessibile in base al proprio ruolo.

Risultato

Keycafe è diventato rapidamente uno strumento essenziale per le operazioni quotidiane di Shelter Garage. Automatizzando e digitalizzando la consegna delle chiavi, il team ha eliminato le inefficienze del loro sistema manuale e ha ottenuto il pieno controllo su ogni interazione che coinvolge le chiavi dei clienti o dei dipendenti. Secondo Guillermo Encina, COO di Shelter Garage, l'azienda ha ottenuto una riduzione dell'85% dei costi operativi associati alla gestione delle chiavi.

Il nuovo sistema ha dato a Shelter Garage la sicurezza per ampliare i propri servizi senza aumentare il carico di lavoro amministrativo. Sia i clienti che il personale hanno adottato la tecnologia con facilità, e il sistema stesso è diventato un punto di forza. Iván Fiestas ha osservato che i clienti hanno apprezzato la praticità del sistema, e che è diventato "un motivo evidente per cui scelgono la nostra officina".

Il team ha continuato ad espandersi con Keycafe come partner, implementando gli ultimi modelli SmartBox e adattando la tecnologia in tutte le sedi.

Il Risultato

• Controllo Operativo: visibilità completa su chi ha avuto accesso alle chiavi e quando, contribuendo a risolvere rapidamente i problemi e ad evitare smarrimenti.
• Scalabilità: il team può ora servire più clienti senza ulteriore coordinamento o attività manuali che consumano molto tempo.
• Esperienza Cliente Migliorata: i clienti apprezzano l'indipendenza e la comodità dell'accesso self-service.
• Autonomia del Personale: i dipendenti non dipendono più gli uni dagli altri per individuare o accedere alle chiavi, aumentando l'efficienza del flusso di lavoro.
• Differenziazione del Marchio: Keycafe fa ora parte della proposta di valore quando si acquisiscono nuovi clienti.