Sfida

Essendo una delle più grandi società di gestione alberghiera del paese, Concord Hospitality conosceva bene le carenze dei metodi tradizionali di gestione delle chiavi in riferimento alle chiavi del personale. Le loro proprietà si basavano su sistemi ingombranti come fogli di calcolo, registri cartacei e grandi cassette delle chiavi non sicure. Questi processi portavano a inefficienze, tra cui l'incapacità di tracciare i permessi e le difficoltà nel ritenere il personale responsabile per le chiavi perse.

Senza un sistema affidabile, la sicurezza è sempre stata una preoccupazione nella mente del management. Le chiavi master fuori posto o smarrite potevano mettere a repentaglio la sicurezza degli ospiti e l'integrità della struttura, mentre la mancanza di tracciamento in tempo reale ostacolava la trasparenza operativa. L'azienda aveva bisogno di una soluzione scalabile per gestire l'elevato volume di chiavi nelle sue vaste proprietà.

Punti Dolenti

• Nessuna Sicurezza delle Chiavi: i metodi tradizionali non offrivano alcun tracciamento in tempo reale, portando a potenziali violazioni della sicurezza.
• Mancanza di Responsabilità: In assenza di prove o registrazioni dell'utilizzo delle chiavi, il personale non potrebbe essere ritenuto responsabile in modo affidabile per la perdita delle chiavi o per un uso inappropriato.
• Amministrazione Dispendiosa in Termini di Tempo: La gestione manuale delle chiavi richiedeva molto tempo e impegno, con pochi vantaggi.

Soluzione

Concord Hospitality ha integrato il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe nell'apertura di una struttura alberghiera doppia nel Michigan, l'AC Hotel by Marriott e l'Hyatt House Lansing, garantendo fin dall'inizio un controllo delle chiavi semplice ma efficace. I dipendenti si sono rapidamente adattati al sistema, che ha richiesto una formazione minima: solo pochi minuti per assegnare i PIN e illustrare il funzionamento del touchscreen.

All'inizio del loro turno, i dipendenti timbrano il cartellino, poi si dirigono immediatamente allo SmartBox e inseriscono il loro PIN per ritirare le chiavi assegnate per la giornata. Alla fine del loro turno, le chiavi vengono restituite nello stesso modo. I manager utilizzano l'app Keycafe per monitorare in tempo reale tutti gli utilizzi delle chiavi e modificare i permessi di accesso quando necessario. Questa trasformazione digitale ha migliorato la responsabilità, la sicurezza e l'efficienza del flusso di lavoro.

Implementazione di Concord Hospitality

• Installazione Semplice: Dall'apertura della confezione alla messa in funzione, le SmartBox sono state montate a parete e connesse al cloud in meno di 2 ore.
• Formazione Senza Sforzo: I dipendenti imparano a utilizzare il sistema in meno di 5 minuti, con touchscreen intuitivo e funzionalità PIN.
• Monitoraggio Remoto: I manager utilizzano l'applicazione desktop e mobile per monitorare le attività delle chiavi in tempo reale e risolvere da remoto problemi come le restituzioni in ritardo.

Risultato

Da quando ha adottato Keycafe, Concord Hospitality ha ottenuto notevoli miglioramenti in termini di sicurezza ed efficienza operativa in oltre 20 delle sue strutture alberghiere. Il tracciamento delle chiavi è ora automatizzato, ciò consente ai manager di controllarne l'utilizzo e di risolvere le discrepanze in modo immediato e proattivo. Il sistema ha fatto risparmiare notevoli ore di lavoro eliminando i processi manuali di registrazione e tracciamento.

Le chiavi master, che garantiscono l'accesso alle aree critiche, sono ora conservate nello SmartBox e registrate, riducendo la probabilità di accessi non autorizzati. I manager apprezzano la tranquillità che deriva dalle notifiche in tempo reale e dal controllo remoto del sistema.

Per l'Ingegnere Capo Kevin Krause, Keycafe è diventato uno strumento essenziale nella sua routine quotidiana: "Sapere dove sono le chiavi e quando vengono ritirate, per me è il miglior vantaggio. Se utilizzi un sistema diverso da Keycafe, ti stai perdendo qualcosa".

Il Risultato

• Sicurezza Migliorata: Il monitoraggio delle chiavi ha ridotto i rischi di accesso non autorizzato, migliorando la sicurezza degli ospiti e la protezione della proprietà.
• Riduzione della Manodopera: Ore di manodopera risparmiate eliminando i processi manuali di gestione delle chiavi che si sono tradotte in una migliore concentrazione sulle attività operative.
• Maggiore Responsabilità: I collaboratori sono ora ritenuti responsabili dell'utilizzo delle chiavi, con dati in tempo reale e riprese video a supporto delle verifiche.