Sfida

Hôtes en Nord, una società di concierge che gestisce le proprietà Airbnb a Lille, utilizzava i metodi tradizionali di consegna delle chiavi all'arrivo degli ospiti. Prima di implementare Keycafe, il team si affidava a cassette di sicurezza meccaniche o allo scambio di chiavi di persona. Sebbene funzionassero, questi metodi richiedevano molto lavoro e limitavano la flessibilità degli orari di check-in per gli ospiti.

Spesso, il personale era costretto a recarsi presso le strutture a orari prestabiliti solo per consegnare le chiavi, causando ritardi e stress sia per i membri del team che per i viaggiatori, soprattutto quando gli orari di arrivo variavano. Queste attività manuali consumavano tempo e risorse, aumentavano il rischio di mancati appuntamenti e rendevano più difficili le operazioni di scalabilità.

La crescente richiesta di check-in automatico da parte dei viaggiatori ha ulteriormente amplificato la necessità di un sistema di controllo delle chiavi più snello, automatizzato e affidabile.

Punti Dolenti

• Tempo del personale e costi di viaggio: Il team ha dovuto consegnare personalmente le chiavi agli ospiti, sprecando tempo e aumentando le spese di manodopera.
• Stress legato all'esperienza degli ospiti: I viaggiatori hanno dovuto affrontare ritardi e tempi di check-in limitati, con un impatto negativo sulla soddisfazione.
• Errori manuali e orari limitati: L'errore umano nella condivisione del codice della cassetta di sicurezza e gli orari di accesso limitati hanno creato rischi operativi e problemi di assistenza clienti.

Soluzione

Hôtes en Nord ha scoperto Keycafe tramite la rete di co-host di Airbnb e l'ha rapidamente identificata come la soluzione ideale per le proprie esigenze. A differenza di altri sistemi provati in passato, Keycafe offriva un livello di automazione più elevato e un'integrazione diretta con piattaforme come Airbnb.

Utilizzando due armadietti elettronici con chiavi (SmartBox) posizionati strategicamente in diversi quartieri di Lille, Hôtes en Nord ha creato un'esperienza di check-in fluida e flessibile. Quando il personale addetto alle pulizie termina di preparare l'alloggio, deposita le chiavi nello SmartBox. Gli ospiti ricevono quindi un codice generato automaticamente e con scadenza temporale tramite SMS una volta confermata la prenotazione Airbnb, consentendo loro di ritirare le chiavi quando preferiscono.

L'integrazione di Keycafe con Airbnb è stata fondamentale per questa trasformazione, generando codici di accesso sicuri e univoci legati agli orari di prenotazione, eliminando l'intervento manuale e migliorando la sicurezza.

Attuazione di Hôtes en Nord

• Ritiro chiavi self-service: Gli ospiti ricevono codici automatici per ritirare le chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dagli armadietti portachiave, offrendo flessibilità e riducendo il coordinamento degli appuntamenti.
• Flusso di lavoro del team di pulizia: Il personale restituisce le chiavi allo SmartBox dopo la pulizia, mantenendole disponibili per l'ospite successivo.
• Integrazione Airbnb: Ha consentito una configurazione e un'automazione fluide senza la necessità di un addetto all'accoglienza dedicato.

Risultato

L'impatto di Keycafe è stato immediato, poiché il team di Hôtes en Nord ha rapidamente compreso i vantaggi dell'automazione della consegna delle chiavi. Oggi, il 96% del loro portafoglio di 50 proprietà utilizza il self-check-in, riducendo significativamente la necessità di spostamenti e coordinamento del personale. Solo due proprietà richiedono ancora occasionalmente il check-in fisico, per il quale Keycafe rimane disponibile come soluzione di backup.

Il sistema non solo ha migliorato l'efficienza operativa, ma ha anche contribuito a migliorare le recensioni degli ospiti offrendo orari di arrivo flessibili. Soprattutto, il CEO Charles Versaille apprezza la tranquillità che Keycafé offre: "Il vantaggio principale per noi nell'utilizzare Keycafé è la tranquillità, perché ci permette di automatizzare i processi, il che significa che sprechiamo molto meno tempo in attività manuali come la creazione e l'invio di codici, ecc. Elimina gli errori, quindi non ci sono più stress operativi o problemi in loco quando utilizziamo questa soluzione".

Il Risultato

• Adozione del self-check-in al 96%: 48 strutture su 50 ora utilizzano Keycafe per l'accesso autonomo degli ospiti, eliminando la necessità di consegne di persona.
• Risparmio di costi e tempo: Il personale non deve più spostarsi per lo scambio delle chiavi, risparmiando ore di lavoro alla settimana e riducendo lo stress.
• Nuove opportunità di business: Ispirata dal successo di Keycafe, l'azienda prevede di offrire il noleggio di SmartBox alle aziende locali che necessitano di consegne di chiavi sicure.