Sfida

Hôtes en Nord, una società di concierge che gestisce proprietà Airbnb a Lille, utilizzava metodi tradizionali di consegna delle chiavi all'arrivo degli ospiti. Prima di implementare Keycafe, il team si affidava a cassette di sicurezza meccaniche o allo scambio di chiavi di persona. Sebbene funzionassero, questi metodi richiedevano molto lavoro e limitavano la flessibilità degli orari di check-in per gli ospiti.

Il personale era spesso tenuto a recarsi presso le strutture a orari prestabiliti solo per consegnare le chiavi, causando ritardi e stress sia per i membri del team che per i viaggiatori, soprattutto quando gli orari di arrivo subivano variazioni. Queste attività manuali consumavano tempo e risorse, comportavano il rischio di appuntamenti mancati e rendevano più difficile la scalabilità delle operazioni.

La crescente richiesta di check-in automatico da parte dei viaggiatori ha ulteriormente amplificato la necessità di un sistema di controllo delle chiavi più snello, automatizzato e affidabile.

Punti Dolenti

• Tempo Impiegato dal Personale e Costi di Viaggio: il team doveva consegnare personalmente le chiavi agli ospiti, sprecando tempo e aumentando le spese di manodopera.
• Stress Legato all'Esperienza degli Ospiti: i viaggiatori hanno dovuto affrontare ritardi e finestre di check-in limitate, con un impatto negativo sulla soddisfazione.
• Errori Manuali e Orari Limitati: l'errore umano nella condivisione del codice della cassetta di sicurezza e gli orari di accesso limitati hanno creato rischi operativi e problemi di assistenza clienti.

Soluzione

Hôtes en Nord ha scoperto Keycafe tramite la rete di co-host di Airbnb e l'ha rapidamente identificata come la soluzione ideale per le proprie esigenze. A differenza di altri sistemi che avevano provato in passato, Keycafe offriva un grado di automazione più elevato e un'integrazione diretta con piattaforme come Airbnb.

Utilizzando due armadietti elettronici per chiavi (SmartBox) posizionati strategicamente in diversi quartieri di Lille, Hôtes en Nord ha creato un'esperienza di check-in fluida e flessibile. Quando il personale addetto alle pulizie termina di preparare l'alloggio, deposita le chiavi nello SmartBox. Gli ospiti ricevono quindi un codice generato automaticamente e con scadenza temporale tramite SMS una volta confermata la loro prenotazione Airbnb, che consente loro di ritirare le chiavi quando preferiscono.

L'integrazione di Keycafe con Airbnb è stata fondamentale per questa trasformazione, generando codici di accesso sicuri e unici legati agli orari di prenotazione, eliminando l'intervento manuale e migliorando la sicurezza.

Implementazione di Hôtes en Nord

• Ritiro Chiavi Self-Service: gli ospiti ricevono codici automatici per ritirare le chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dagli armadietti portachiavi, offrendo flessibilità e riducendo la necessità di coordinare gli appuntamenti.
• Flusso di Lavoro del Team Addetto alle Pulizie: il personale restituisce le chiavi allo SmartBox dopo la pulizia, mantenendole disponibili per l'ospite successivo.
• Integrazione Airbnb: ha consentito una configurazione e un'automazione fluide senza la necessità di un addetto all'accoglienza dedicato.

Risultato

L'impatto di Keycafe è stato immediato, poiché il team di Hôtes en Nord ha rapidamente compreso i vantaggi dell'automazione della consegna delle chiavi. Oggi, il 96% del loro portafoglio di 50 proprietà opera con il check-in automatico, riducendo significativamente la necessità di spostamenti e coordinamento del personale. Solo due proprietà richiedono ancora occasionalmente il check-in fisico, per il quale Keycafe rimane disponibile come soluzione di riserva.

Il sistema non solo ha migliorato l'efficienza operativa, ma ha anche contribuito a migliorare le recensioni degli ospiti offrendo orari di arrivo flessibili. Soprattutto, il CEO Charles Versaille apprezza la tranquillità che Keycafé offre: "Il vantaggio principale per noi nell'utilizzare Keycafé è la tranquillità, perché ci permette di automatizzare i processi, il che significa che sprechiamo molto meno tempo in attività manuali come la creazione e l'invio di codici, ecc. Elimina gli errori, quindi non ci sono più stress operativi o problemi in loco quando utilizziamo questa soluzione".

Il Risultato

• Adozione del Check-In Automatico nel 96% dei Casi: 48 strutture su 50 ora utilizzano Keycafe per l'accesso autonomo degli ospiti, eliminando la necessità di consegne di persona.
• Risparmio di Costi e Tempo: il personale non ha più bisogno di spostarsi per lo scambio delle chiavi, così risparmia ore di lavoro ogni settimana e riduce lo stress.
• Nuove Opportunità di Business: Ispirata dal successo di Keycafe, l'azienda prevede di offrire il noleggio di SmartBox alle aziende locali che necessitano di un sistema sicuro per la consegna delle chiavi.