Sfida

Il DoubleTree by Hilton Hotel di Windsor Locks, CT, era alle prese con una sfida critica. Le chiavi di aree sensibili dell'hotel che cadevano nelle mani sbagliate era una preoccupazione onnipresente, con il problema della gestione delle chiavi al centro della questione. Ogni giorno, le chiavi dovevano essere distribuite e ritirate dal team di 90 persone dell'hotel per mantenere le operazioni senza intoppi. Tuttavia, senza un solido sistema per monitorare e controllare questi scambi, l'hotel è rimasto vulnerabile. Il rischio che le chiavi venissero smarrite era alto, rappresentando una minaccia sempre incombente per i locali e una bolletta potenzialmente costosa per sostituire le serrature.

La sfida era duplice: garantire un meccanismo per l'archiviazione delle chiavi quando non in uso e tracciare con precisione l'emissione e la restituzione delle chiavi. Quest'ultimo è stato fondamentale non solo per ridurre al minimo il rischio di furto, ma anche per stabilire una chiara responsabilità. Il loro sistema esistente era macchinoso e mancava delle tutele necessarie per impedire l'accesso non autorizzato o l'uso improprio. Di conseguenza, il team di gestione non è stato in grado di accertare chi fosse in possesso di una determinata chiave in un momento specifico, rendendo difficile risalire alla fonte di qualsiasi violazione della sicurezza. L'assenza di un sistema efficace ostacolava l'efficienza operativa e poneva seri rischi per la sicurezza, che richiedevano una soluzione urgente.

Soluzione

Avendo sentito parlare di Keycafe da una proprietà gemella di Hilton, il team di gestione ha deciso di provare uno SmartBox per una gestione delle chiavi sicura ed efficiente. Con questo sistema, i dipendenti gestiscono autonomamente il ritiro e la consegna delle chiavi all'inizio e alla fine del proprio turno utilizzando i codici PIN, senza necessità di supervisione amministrativa. Questo crea un senso di responsabilità tra il personale, assicurando che sia ritenuto responsabile delle chiavi in suo possesso.

La capacità di tracciamento in tempo reale di Keycafe ha ulteriormente migliorato il sistema, fornendo una registrazione completa dell'utilizzo delle chiavi. La soluzione ha permesso al team di monitorare chi possedeva quale chiave in un dato momento, aggiungendo un livello di trasparenza alle loro operazioni. Oltre a salvaguardare le chiavi, questo ha anche fornito loro un senso di controllo che prima mancava.

Inoltre, l'interfaccia user-friendly di Keycafe ha garantito una transizione agevole per il personale, consentendo loro di abituarsi rapidamente al nuovo sistema. "Sappiamo esattamente chi aveva quale chiave e chi non ha restituito le chiavi, il che ci dà il controllo completo del nostro edificio", afferma Mohamed Anwer, direttore di DoubleTree Hardford Food and Beverage.

Risultato

L'introduzione di Keycafe nelle operazioni di DoubleTree by Hilton Hotel ha determinato una radicale trasformazione. L'impatto immediato della soluzione è stato evidente e accolto con favore dall'intero team, che è rimasto stupito dal livello di controllo offerto su ogni singolo tasto. Il processo di gestione delle chiavi dell'hotel, un tempo motivo di preoccupazione, era ora un modello di efficienza.

Il personale è ora più responsabile, sapendo che il loro utilizzo delle chiavi viene monitorato e registrato. Ciò ha portato a un miglioramento generale delle loro responsabilità ea una riduzione dei casi di smarrimento delle chiavi. La soluzione era così facile da usare ed efficiente che è diventata rapidamente parte integrante della routine quotidiana per tutti i membri del personale.

Il tempo e le risorse precedentemente spesi per la gestione delle chiavi vengono ora reindirizzati verso il miglioramento delle esperienze degli ospiti e altre operazioni essenziali. "Keycafe è uno strumento indispensabile. Ora abbiamo un sistema che funziona" ha concluso Mohamed.