Sfida
Il DoubleTree by Hilton Hotel di Windsor Locks, CT, era alle prese con una sfida critica. La perdita delle chiavi delle aree sensibili dell'hotel era una preoccupazione ricorrente, con il problema della gestione delle chiavi al centro della questione. Ogni giorno, le chiavi dovevano essere distribuite e ritirate dal team di 90 persone dell'hotel per garantire il regolare svolgimento delle operazioni. Tuttavia, senza un sistema efficace per monitorare e controllare questi scambi, l'hotel era vulnerabile. Il rischio che le chiavi venissero smarrite era elevato, con una minaccia sempre incombente per i locali e un conto potenzialmente oneroso per la sostituzione delle serrature.
La sfida era duplice: garantire un meccanismo di conservazione delle chiavi quando non venivano utilizzate e tracciare con precisione il rilascio e la restituzione delle chiavi. Quest'ultimo aspetto era fondamentale non solo per ridurre al minimo il rischio di furto, ma anche per stabilire una chiara responsabilità. Il sistema esistente era macchinoso e mancava delle garanzie necessarie per impedire l'accesso non autorizzato o l'uso improprio. Di conseguenza, il team di gestione non era in grado di accertare chi fosse in possesso di una determinata chiave in un momento specifico, rendendo difficile risalire alla fonte di qualsiasi violazione della sicurezza. L'assenza di un sistema adeguato ostacolava l'efficienza operativa e poneva seri rischi per la sicurezza, rendendo necessaria una soluzione urgente.
Soluzione
Avendo sentito parlare di Keycafe da una proprietà gemella dell'Hilton, il team di gestione ha deciso di provare uno SmartBox per una gestione sicura ed efficiente delle chiavi. Grazie a questo sistema, i dipendenti si autogestiscono il ritiro e la riconsegna delle chiavi all'inizio e alla fine del turno, utilizzando codici PIN, senza la necessità di una supervisione amministrativa. In questo modo si crea un senso di responsabilità tra il personale, che viene ritenuto responsabile delle chiavi in suo possesso.
La funzionalità di tracciamento in tempo reale di Keycafe ha migliorato ulteriormente il sistema, fornendo un registro completo dell'utilizzo delle chiavi. La soluzione ha permesso al team di monitorare chi aveva una determinata chiave in un dato momento, aggiungendo un livello di trasparenza alle operazioni. Oltre a salvaguardare le chiavi, questa soluzione ha fornito un livello di controllo che prima non c'era.
Inoltre, l'interfaccia user-friendly di Keycafe ha garantito una transizione agevole per il personale, consentendo loro di abituarsi rapidamente al nuovo sistema. "Sappiamo esattamente chi aveva una determinata chiave e chi non l'ha restituita, il che ci permette di avere il controllo completo del nostro edificio", afferma Mohamed Anwer, direttore del settore ristorazione del DoubleTree Hardford.
Risultato
L'introduzione di Keycafe nelle attività del DoubleTree by Hilton Hotel ha portato a una trasformazione radicale. L'impatto immediato della soluzione è stato evidente e accolto con favore da tutto il team, che è rimasto stupito dal livello di controllo offerto su ogni singola chiave. Il processo di gestione delle chiavi dell'hotel, un tempo fonte di preoccupazione, è ora un modello di efficienza.
Il personale è ora più responsabile, sapendo che l'uso delle chiavi è tracciato e registrato. Questo ha portato a un miglioramento generale delle loro responsabilità e a una riduzione dei casi di smarrimento delle chiavi. La soluzione è stata così intuitiva ed efficiente che è diventata rapidamente parte integrante della routine quotidiana di tutti i membri del personale.
Il tempo e le risorse precedentemente spesi per la gestione delle chiavi vengono ora reindirizzati verso il miglioramento delle esperienze degli ospiti e altre operazioni essenziali. "Keycafe è uno strumento indispensabile. Ora abbiamo un sistema che funziona" ha concluso Mohamed.
