Sfida

Situato ai margini dello storico quartiere dello shopping di Okinawa, l'Hotel Gran Arena è molto apprezzato sia dai locali che dai turisti. Nelle vicinanze si trovano bar e ristoranti e a pochi passi c'è uno stadio polifunzionale, dove i locali assistono a eventi sportivi e concerti. Per i turisti, il facile accesso da e per l'aeroporto è un punto di forza. Ristrutturato e riaperto a dicembre 2019, l'hotel offre suite pulite e spaziose con stanze separate per il bagno e i servizi igienici, molto apprezzate dagli ospiti giapponesi.

Per il team di gestione, il controllo dei costi di manodopera era uno dei problemi principali quando hanno pianificato la riapertura dell'hotel. Volevano mantenere le spese di esercizio al minimo per mantenere le tariffe accessibili ai clienti. Parte integrante di questo piano è stato il front desk e il processo di check-in/check-out senza personale.

Soluzione

La scelta di Keycafe si è basata sulla compatibilità con il sistema di self-check-in scelto dall'Hotel Gran Arena e fornito da Airhost. Le chiavi delle camere sono conservate in uno SmartBox Keycafe nella hall dell'hotel. Quando gli ospiti arrivano, compilano un modulo di check-in con un tablet. Una volta completato, viene visualizzato il codice di accesso unico al Keycafe, che viene inserito nella SmartBox per recuperare la chiave.

L'Hotel Gran Arena impiega sei membri del personale, pronti ad assistere calorosamente gli ospiti con il processo di self-check-in se necessario durante il giorno. Di notte, in caso di problemi con il ritiro o la consegna delle chiavi, un manager può gestire la situazione con l'app Keycafe, anche quando è fuori sede. Utilizzando l'app, il manager può aprire da remoto i contenitori delle chiavi per gli ospiti, creare e modificare i permessi di accesso alle chiavi e controllare l'inventario delle chiavi nello SmartBox, se necessario.

La riapertura dell'hotel e l'introduzione del sistema di check-in automatico sono avvenute solo un mese prima del primo caso segnalato di COVID-19 in Giappone. Keycafe è stato ben accolto sia dagli ospiti che dal personale dell'hotel, essendo stato implementato giusto in tempo per la pandemia.

Risultato

Essere in grado di controllare da remoto lo SmartBox e gli accessi chiave in tempo reale è stato il più grande vantaggio dell'introduzione di Keycafe, insieme ai costi di manodopera ridotti al minimo. La pandemia ha cambiato radicalmente le norme sociali in Giappone e ora gli ospiti apprezzano la privacy, la sicurezza e la comodità del check-in automatico.

Con Keycafe, il carico di lavoro di check-in e check-out per il personale è notevolmente diminuito durante il giorno e la direzione ha drasticamente ridotto i costi del personale del turno notturno. Questi risparmi sui costi sono stati trasferiti agli ospiti, consentendo loro di godere di un'esperienza di check-in e check-out flessibile secondo i propri orari, il tutto a un prezzo inferiore rispetto ai concorrenti che impiegano una reception tradizionale.