Sfida

Situato ai margini dello storico quartiere dello shopping di Okinawa, l'Hotel Gran Arena è molto apprezzato sia dalla gente del posto che dai turisti. Ci sono bar e trattorie nelle vicinanze e uno stadio polivalente è raggiungibile a piedi, dove la gente del posto partecipa a eventi sportivi e concerti. Per i turisti, un facile accesso da e per l'aeroporto è un punto vendita conveniente. Riarredato e riaperto a dicembre 2019, l'hotel offre suite pulite e spaziose con stanze separate per bagni e servizi igienici, molto apprezzate dagli ospiti giapponesi.

Per il team di gestione, il controllo dei costi del lavoro è stato uno dei maggiori problemi quando hanno pianificato la riapertura dell'hotel. Volevano mantenere i costi operativi al minimo per mantenere tariffe convenienti per i clienti. Una parte integrante di questo piano era una reception senza personale e il processo di check-in/check-out.

Soluzione

Keycafe è stato selezionato in base alla compatibilità con la scelta del sistema di check-in automatico dell'Hotel Gran Arena fornito da Airhost. Le chiavi delle camere vengono conservate in un Keycafe SmartBox nella hall dell'hotel. Quando gli ospiti arrivano, compilano un modulo di check-in su un tablet. Al termine, viene visualizzato il loro codice di accesso Keycafe univoco e inseriscono il codice nello SmartBox per recuperare la chiave.

L'Hotel Gran Arena impiega sei membri del personale, che sono pronti ad assistere calorosamente gli ospiti con il processo di check-in automatico, se necessario, durante il giorno. Di notte, in caso di problemi con il ritiro o la consegna delle chiavi, un manager può gestire la situazione con l'app Keycafe, anche fuori sede. Utilizzando l'app, un manager può aprire in remoto i contenitori delle chiavi per gli ospiti, creare e modificare i diritti di accesso delle chiavi e controllare l'inventario delle chiavi nello SmartBox quando necessario.

La riapertura dell'hotel e l'introduzione del sistema di check-in automatico sono avvenute solo un mese prima del primo caso segnalato di COVID-19 in Giappone. Keycafe è stato ben accolto sia dagli ospiti che dal personale dell'hotel, essendo stato implementato giusto in tempo per la pandemia.

Risultato

Essere in grado di controllare da remoto lo SmartBox e gli accessi chiave in tempo reale è stato il più grande vantaggio dell'introduzione di Keycafe, insieme ai costi di manodopera ridotti al minimo. La pandemia ha cambiato radicalmente le norme sociali in Giappone e ora gli ospiti apprezzano la privacy, la sicurezza e la comodità del check-in automatico.

Con Keycafe, il carico di lavoro di check-in e check-out per il personale è notevolmente diminuito durante il giorno e la direzione ha drasticamente ridotto i costi del personale del turno notturno. Questi risparmi sui costi sono stati trasferiti agli ospiti, consentendo loro di godere di un'esperienza di check-in e check-out flessibile secondo i propri orari, il tutto a un prezzo inferiore rispetto ai concorrenti che impiegano una reception tradizionale.