Uitdaging

Hôtel les Pieux, gelegen in het gelijknamige stadje in het hart van het schiereiland Cotentin in Frankrijk, verwelkomt regelmatig nieuwe gasten die de regio als een local willen verkennen. Het is de ideale plek om nieuwe energie op te doen voordat je op avontuur gaat in een van de mooiste streken van Frankrijk, tussen land en zee.

Het sleutelbeheer voor de kamers bracht verschillende uitdagingen met zich mee voor het hotelpersoneel. Het vierkoppige team van Hôtel les Pieux had steeds meer moeite om de groeiende vraag naar inchecken na sluitingstijd bij te houden. Dit leidde tot aanzienlijke extra kosten en ongemak voor het personeel.

Het team besloot te kijken of er een betere oplossing beschikbaar was voor boetiekhotels voor het inchecken van gasten.

Oplossing

Na het overwegen van verschillende oplossingen (zoals het vervangen van alle bestaande deursloten door elektronische sloten, wat onbetaalbaar bleek), ontdekte Hôtel les Pieux het bestaan van Keycafe. Het team was meteen in de ban van het sleutelbeheersysteem van Keycafe en merkte op dat het systeem het hotel in staat stelde dezelfde ervaring te bieden als elektronische sloten, maar zonder hardware te hoeven vervangen. Ze konden binnen een paar uur aan de slag.

Gasten ontvangen eenvoudigweg hun code op hun mobiele telefoon zodra de reservering is gemaakt, waarmee ze bij aankomst in het hotel bij de Keycafe SmartBox hun sleutel kunnen ophalen. Op dezelfde manier kunnen gasten, wanneer ze klaar zijn om uit te checken, hun sleutels in enkele seconden inleveren bij de SmartBox. Het personeel kan de aankomst en het vertrek in real time op afstand volgen, want ze ontvangen meldingen telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of afgegeven.

Naast sleuteltoegang voor gasten breidde het personeel het gebruik van het Keycafe systeem uit om het beheer van noodsleutels te vereenvoudigen door ze op te slaan in de SmartBox.

Resultaat

Binnen 2 weken was het personeel helemaal verknocht aan het Keycafe sleutelbeheersysteem. Gasten kunnen nu op elk moment van de dag of nacht zelf hun kamersleutel ophalen, zonder tussenkomst van het personeel. Met ongeveer twintig klanten per dag verloopt het in- en uitchecken nu veel soepeler en kan het personeel zich richten op andere prioriteiten.

De problemen met het beheer van de receptie 's nachts zijn voorbij, want de Keycafe SmartBox is nu beschikbaar en klaar om op elk moment gasten te ontvangen.