Uitdaging
Hôtel les Pieux, gelegen op het schiereiland Cotentin in Normandië, is een hotel met 28 kamers dat het hele jaar door een constante stroom reizigers verwelkomt. Om een soepele gastervaring te garanderen, is efficiënt beheer van de kamersleutelkaarten essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, lagen de kamersleutelkaarten op de receptiebalie, zodat gasten ze konden ophalen met behulp van een checklist. Hoewel eenvoudig, bracht deze aanpak operationele risico's met zich mee.
Gasten konden per ongeluk de verkeerde kamersleutelkaart meenemen, wat leidde tot verwarring, vertragingen en extra werk voor het personeel om fouten te corrigeren. Receptieteams moesten de kaartjes die werden opgehaald nauwlettend in de gaten houden om fouten te voorkomen, wat de operationele druk tijdens drukke perioden verhoogde.
Het hotel had behoefte aan een oplossing die fouten zou verminderen, de veiligheid zou waarborgen en de dagelijkse uitgifte van kamersleutelkaarten zou vereenvoudigen – zonder de bestaande deurbeslag te hoeven vervangen.
Pijnpunten
- Fouten van gasten: Gasten hebben mogelijk de verkeerde kamersleutelkaart van de balie gepakt.
- Gebrek aan controle: Handmatige controle was nodig om ervoor te zorgen dat de sleutelkaarten correct werden opgehaald.
- Operationele frictie: Personeelstijd werd besteed aan het begeleiden van een proces dat naadloos had moeten verlopen
- Beperkte flexibiliteit bij back-up: Het verstrekken van vervangende sleutelkaarten wanneer gasten deze verloren, vereiste extra tussenkomst.
Oplossing
Hôtel les Pieux heeft het SmartBox-systeem van Keycafe geïmplementeerd om de uitgifte van kamersleutelkaarten te centraliseren en te automatiseren.
Elke ochtend gebruikt het receptieteam de Keycafe-app – via computer of mobiel apparaat – om kamersleutelkaarten toe te wijzen aan de reserveringen van die dag. Dit activeert automatisch een e-mail of sms naar de gast met instructies voor toegang. Gasten kunnen vervolgens hun unieke pincode gebruiken om hun sleutel te openen in de Keycafe SmartBox bij aankomst in het hotel. Op dezelfde manier kunnen gasten bij het uitchecken hun sleutels binnen enkele seconden terugleggen in de SmartBox. Medewerkers kunnen aankomsten en vertrekken op afstand in realtime volgen, omdat ze meldingen ontvangen telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of ingeleverd.
Het systeem integreert naadloos in de dagelijkse werkzaamheden en vereist minimale handmatige tussenkomst. Bovendien kunnen medewerkers direct een reservekamerkaart uitgeven als een gast zijn of haar originele kaart kwijtraakt, wat de flexibiliteit vergroot zonder de complexiteit te verhogen.
Door de distributie van toegangskaarten te automatiseren en tegelijkertijd volledig inzicht in de toegang te behouden, heeft Keycafe een handmatig en foutgevoelig proces omgezet in een veilige, gecontroleerde workflow.
Implementatie van Hôtel les Pieux
- Dagelijkse operationele integratie: De receptie wijst elke ochtend toegangscodes toe en verstuurt deze via mobiel of desktop
- Automatische toewijzing van kamersleutelkaarten: Gasten halen alleen de sleutelkaart op die bij hun reservering hoort uit de SmartBox
- Mogelijkheid tot back-up van de sleutelkaart: Vervangende sleutelkaarten kunnen snel worden uitgegeven indien nodig
“Dankzij Keycafe hebben we het aantal fouten aanzienlijk verminderd. Gasten ontvangen de juiste sleutelkaart die bij hun reservering hoort, en we kunnen indien nodig ook een reservekaart verstrekken.”
Resultaat
Met Keycafe heeft Hôtel les Pieux fouten bij de uitgifte van kamersleutelkaarten geëlimineerd en de behoefte aan handmatig toezicht bij de receptie verminderd. Gasten ervaren nu een betrouwbaarder en veiliger incheckproces, zelfs buiten kantooruren, terwijl het personeel profiteert van gestroomlijnde processen en minder corrigerende taken.
De installatie van Keycafe's SmartBox verbeterde de dagelijkse efficiëntie, versterkte de toegangscontrole en zorgde ervoor dat het beheer van kamersleutelkaarten geen operationele risico's meer met zich meebracht.
Het resultaat
- Verbeterde operationele efficiëntie: Minder behoefte aan handmatige controle bij de receptie tijdens het inchecken.
- Meer controle en inzicht: Medewerkers behouden overal het overzicht over de uitgifte van toegangskaarten dankzij realtime meldingen in de Keycafe-app.
- Fouten van gasten geëlimineerd: Kamerkaarten zijn correct toegewezen en veilig toegankelijk, zonder ruimte voor fouten.
- Verbeterde gastervaring: Een soepeler en betrouwbaarder aankomstproces
