Se você é um gerente de propriedade encarregado de lidar com as propriedades de seus clientes, cuidar de suas chaves de maneira organizada provavelmente é uma prioridade. Um sistema moderno de gerenciamento de chaves não apenas simplifica a administração, mas também aumenta a eficiência geral do seu negócio.

Aqui, vamos falar sobre por que qualquer empresa de administração de propriedades multifamiliares precisa investir em um sistema de chaves sólido. Continue lendo para aprender os fundamentos do gerenciamento de chaves moderno e por que é importante fazer a troca o mais rápido possível.

Acompanhe o inventário de chaves

Tradicionalmente, os gerentes de propriedade usavam caixas, armários ou cofres para gerenciar fisicamente as chaves. Funcionários e inquilinos podem colocar as chaves nesses compartimentos. No entanto, isso não é seguro, pois indivíduos não autorizados podem facilmente arrombar fechaduras e roubar caixas de fechaduras.

Os sistemas de gerenciamento de chaves conectados à nuvem são uma alternativa moderna. Eles permitem que você rastreie as chaves das propriedades de seus clientes a partir de um painel online. Cada chave é marcada com um chaveiro exclusivo que é escaneado quando a chave é retirada e deixada.

De qualquer dispositivo, você pode obter uma visão clara do status de cada chave. Você pode ver quem retirou uma chave pela última vez e qual é a cadeia de custódia de cada chave. Você também pode organizar as chaves em grupos e gerenciar vários locais para garantir o controle de todas as chaves de seus clientes.

Maior controle

O rastreamento de suas chaves oferece tranquilidade a você e a seus clientes. Também garante que você não perca as chaves e que elas não caiam em mãos erradas. É um ótimo primeiro passo para gerenciar as chaves com eficiência devido ao conhecimento que oferece.

No entanto, este conhecimento seria inútil sem o controle que um sistema de gerenciamento de chave de propriedade oferece. Você pode controlar quem tem permissão para chaves de seu desktop ou painel móvel. Isso significa que você pode atribuir chaves a inquilinos específicos, hóspedes de curto prazo ou equipe de manutenção para fornecer a eles acesso exclusivo a quartos e áreas restritas.

Recursos de acesso único

Você também pode conceder acesso com restrição de tempo a determinados indivíduos. Alguns empreiteiros, como pessoal de limpeza e profissionais de manutenção, só precisam de acesso ao prédio em determinados horários. Você pode definir permissões para que as chaves só possam ser acessadas durante o intervalo de tempo predeterminado. Não há necessidade de se preocupar com chaves sendo usadas fora do horário de trabalho.

Um serviço totalmente conectado à nuvem permite que você controle seu inventário principal em tempo real. Você não precisa se preocupar em ser pego de surpresa por uma solicitação repentina e urgente de acesso e ter que voltar correndo ao local. O controle completo está a um simples clique de um botão.

Isso também significa que é fácil fornecer acesso único a um espaço para determinadas pessoas. Por exemplo, se alguém vier consertar um problema em uma propriedade ou substituir eletrodomésticos, eles podem exigir uma chave para facilitar o acesso à área. Você pode criar o acesso com pouco ou nenhum aviso, e o empreiteiro pode retirar a chave sozinho, sem a necessidade de funcionários no local.

Quando eles concluírem seu trabalho, eles próprios podem retirar a chave, novamente sem a necessidade de uma equipe supervisionando a entrega. Esta é uma forma simples e eficaz de saber quem tem acesso à sua propriedade em todos os momentos.

Exibições de propriedades mais simples

Um bom sistema de gerenciamento de chaves também permite exibições de propriedades autoguiadas e sem contato. Isso se tornou extremamente popular em um mundo pós-COVID. Considerando que os passeios sem contato limitam a propagação de germes e permitem que os possíveis inquilinos visitem a propriedade em sua própria programação, esse pode ser um excelente recurso a ser oferecido.

Com o Keycafe, locatários pré-selecionados podem pegar as chaves. Você, como gerente da propriedade, pode aprovar as chaves para uso dos inquilinos e/ou corretores de imóveis que visitam o apartamento. Eles podem ver a propriedade em seu próprio ritmo antes de devolver as chaves por conta própria.

Os possíveis inquilinos podem ver a propriedade pessoalmente, em vez de online. Isso aumenta suas taxas de satisfação e a probabilidade de encontrar bons inquilinos. As pessoas ficarão mais confiantes em suas decisões de assinar um contrato de arrendamento.

Como você receberá um alerta quando a chave for devolvida (ou quando a chave não for devolvida no prazo), você pode garantir que as exibições de propriedades estejam ocorrendo dentro do cronograma de qualquer lugar do mundo.

Maior responsabilidade

Organizar chaves para gerentes de propriedade é importante por vários motivos, mas também pode ser uma questão legal. Ao trabalhar com um sistema de gerenciamento de chaves, você elimina a necessidade de caixas de bloqueio individuais. Em muitos casos, essas caixas não são apenas feias - elas também são ilegais em muitos municípios.

Os sistemas de gerenciamento de chaves aumentam a responsabilidade legal de sua empresa de gerenciamento de propriedades. As chaves são armazenadas, gerenciadas e distribuídas dentro dos limites legais.

Eles também responsabilizam os funcionários e convidados pelas chaves que têm permissão para usar.

Funcionários e visitantes não podem sair com as chaves sem recurso. Se o fizerem, você verá que foi o último usuário a acessar uma chave. Cada retirada e entrega de chave é obrigatoriamente registrada com a hora e local em que ocorreu, juntamente com a identidade do usuário que pegou a chave.

As informações do usuário também estão claramente acessíveis no painel do Keycafe. Isso significa que quem retirar as chaves sempre será responsável por entregá-las. Você não precisa se preocupar com roubo ou pessoas acidentalmente levando-os.

Invista em um sistema de gerenciamento de chaves hoje

Um sistema de gerenciamento de chaves é essencial para todos os gerentes de propriedade. Agora que você conhece os fundamentos desses sistemas, é hora de começar a procurar as melhores soluções para o seu negócio de gerenciamento de propriedades.

O Keycafe está comprometido em gerenciar frotas de chaves para seu prédio, inquilinos e funcionários. Entre em contato com nossos especialistas com quaisquer dúvidas que você tenha e obtenha uma cotação para seu novo sistema de gerenciamento de chaves hoje.