Desafio

Antes de adotar o Keycafe, a Fuji Auto armazenava as chaves em estojos organizados por marca e ordem alfabética. O processo não era automatizado e dependia muito da atenção dos colaboradores. As chaves eram frequentemente colocadas no estojo errado, trocadas por engano ou simplesmente extraviadas. Quando uma chave desaparecia, não havia forma de saber quem a tinha levado ou onde poderia estar.

“O principal problema era encontrar a chave, mas também o tempo perdido à procura dela”, explicou a analista de operações Letizia Merlo. “Nunca soubemos quem tinha a chave ou onde estava.”

Como as chaves circulavam frequentemente entre departamentos e, por vezes, para fora do concessionário, estes problemas causavam atrasos e frustração diários.

Pontos problemáticos

• Tempo Perdido: A equipa passou um tempo considerável à procura de chaves perdidas.
• Sem visibilidade: Não há um registo claro de quem tinha a chave ou onde estava.
• Erros manuais: Teclas colocadas na caixa errada ou trocadas acidentalmente
• Atrasos operacionais: As vendas, assistência e movimentação de veículos abrandaram devido à falta de chaves.

Solução

A Fuji Auto adotou o Keycafe para centralizar o armazenamento e o rastreio de chaves em todo o concessionário. Quando um veículo novo chega ao concessionário, a sua chave é registada na aplicação Keycafe e ligada a um controlo remoto antes de ser digitalizada e colocada no SmartBox. Os colaboradores acedem às chaves utilizando códigos pessoais, permitindo que cada recolha e entrega seja registada automaticamente.

As chaves circulam frequentemente entre departamentos, incluindo administração, vendas, oficina e bate-chapa. Com o Keycafe, cada movimento é rastreado num único sistema. Quando um veículo é vendido, o técnico responsável pelo último serviço devolve o comando à administração, onde é removido e reutilizado para o veículo seguinte.

Todas as chaves são armazenadas num local seguro, o que facilita a sua localização e gestão rápida.

Implementação da Fuji Auto

• Rastreio centralizado de chaves: Todas as chaves são registadas e visíveis num único sistema
• Acesso controlado: Os funcionários utilizam códigos pessoais para levantar e devolver as chaves
• Suporte do fluxo de trabalho diário: As chaves transitam facilmente entre departamentos
• Reutilização de porta-chaves: Os porta-chaves são reatribuídos quando os veículos são vendidos, mantendo o sistema simples.

Resultado

A Fuji Auto observou melhorias imediatas após a implementação do Keycafe. O tempo gasto na procura de chaves diminuiu significativamente. Com a aplicação Keycafe, os colaboradores conseguem agora localizar qualquer chave em segundos e ver quem a utilizou por último. Esta visibilidade aumentou a responsabilidade entre as equipas e reduziu a confusão em períodos de pico.

“No início, alguns funcionários estavam céticos”, acrescenta Letizia. “Mas, ao fim de algumas semanas, estavam muito mais satisfeitos com este sistema do que com o anterior.” O manuseamento das chaves tornou-se previsível, mais rápido e mais fácil de gerir.

Ao abandonar os casos-chave, a Fuji Auto gere agora um grande volume de veículos com clareza e controlo, utilizando um sistema que acompanha o ritmo do trabalho diário do concessionário, em vez de o atrasar.

O resultado

• Economia de tempo: Pesquisas por chave reduzidas até uma hora para segundos
• Responsabilidade melhorada: Registos claros mostram quem possui cada chave
• Menos chaves perdidas: O armazenamento centralizado reduziu o extravio de chaves
• Operações mais fluidas: As equipas de vendas e de assistência trabalham mais rapidamente e com menos interrupções