Desafio

À medida que a Assia UNA expandia os seus serviços de assistência domiciliária, a gestão do acesso à sua frota de veículos tornou-se cada vez mais complexa. Com até 100 veículos distribuídos por quatro filiais de serviço distintas, a coordenação e a supervisão eram essenciais para as operações diárias.

Anteriormente, não existia um sistema estruturado de gestão de chaves. As chaves dos veículos eram de livre acesso, sem rastreamento ou responsabilização. Embora controlável em menor escala, esta abordagem rapidamente se tornou insustentável à medida que a organização cresceu para mais de 500 colaboradores.

Todas as manhãs, os cuidadores e enfermeiros tinham de ir buscar as chaves dos veículos antes de saírem para as suas rondas. Alguns veículos ficavam retidos durante vários dias consecutivos, dependendo da escala de trabalho. Sem visibilidade em tempo real, os gestores não tinham forma de saber claramente quem estava com que veículo em determinado momento.

Esta falta de controlo gerou ineficiências operacionais e preocupações de segurança, especialmente com trabalhadores temporários, substitutos e funcionários de curta duração que necessitavam de acesso. A gestão de chaves em quatro locais independentes aumentou ainda mais o desafio logístico.

A Assia UNA necessitava de um sistema seguro, estruturado e fácil de utilizar, capaz de trazer visibilidade e consistência à gestão de veículos em todas as suas instalações.

Pontos problemáticos

• Sem gestão estruturada de chaves: As chaves eram livremente acessíveis
• Falta de visibilidade: Sem seguimento em tempo real da utilização do veículo
• Riscos de segurança: Especialmente com funcionários temporários ou de curta duração
• Complexidade de múltiplos locais: Quatro filiais de serviço separadas

Solução

Após um estudo de mercado abrangente sobre fornecedores de sistemas de gestão de chaves, a Assia UNA selecionou o Keycafe pelo seu equilíbrio entre simplicidade, funcionalidade e relação custo-benefício. As SmartBoxes foram implementadas em todas as quatro filiais de serviço, padronizando a gestão de chaves em toda a organização. Cada chave de veículo é armazenada em segurança numa SmartBox e organizada por filial e departamento, garantindo que os colaboradores apenas acedem aos veículos atribuídos à sua equipa.

As permissões de acesso são geridas diretamente pela plataforma. Os administradores atribuem direitos de utilizador com base na função e no departamento, com a possibilidade de conceder, modificar ou revogar o acesso com apenas alguns cliques: uma funcionalidade essencial para trabalhadores temporários e funcionários substitutos. Cada enfermeiro ou cuidador recebe um código de acesso pessoal; ao chegar, introduz o código no SmartBox, visualiza os veículos que está autorizado a utilizar e o cacifo correspondente abre automaticamente em segundos, sem necessidade de supervisão da gestão.

Se um veículo permanecer atribuído durante vários dias, o sistema continua a monitorizar a alocação em tempo real. Os gestores podem ver instantaneamente quem está com que veículo, quando foi utilizado e se já foi devolvido. Esta configuração estruturada combina a autonomia da equipa com a supervisão centralizada, oferecendo uma solução escalável, segura e fácil de utilizar, que suporta as operações diárias e, ao mesmo tempo, se adapta ao crescimento futuro.

Implementação da ONU na Ásia

• SmartBoxes distribuídas por 4 locais: Foram instaladas SmartBoxes em todas as quatro filiais de serviço para padronizar e centralizar a gestão de chaves.
• Acesso seguro para mais de 500 colaboradores: As chaves dos veículos estão organizadas por filial e departamento, garantindo que os colaboradores apenas acedem aos veículos atribuídos à sua equipa.
• Acesso controlado para funcionários temporários e substitutos: As permissões são atribuídas por função e departamento e podem ser concedidas ou revogadas instantaneamente de acordo com as mudanças de pessoal.
• Levantamento e devolução de chaves diárias simplificadas: Os enfermeiros e os prestadores de cuidados utilizam códigos de acesso pessoais para recuperar as chaves autorizadas em segundos, sem supervisão.
• Rastreio de atribuição de veículos em tempo real: Os gestores podem ver instantaneamente quem tem que veículo, incluindo atribuições de vários dias, em todos os locais.

Resultado

A implementação do Keycafe trouxe estrutura e controlo imediatos às operações de veículos da Assia UNA. O que antes era um sistema de acesso aberto está agora totalmente organizado, seguro e rastreável em todas as quatro localizações. Os colaboradores apenas têm acesso aos veículos específicos que estão autorizados a utilizar, eliminando os riscos de acesso irrestrito por chave.

A organização beneficia agora da visibilidade da frota em tempo real, permitindo aos gestores ver instantaneamente quem está com que veículo, incluindo atribuições de vários dias. Esta transparência melhorou a coordenação e reduziu a incerteza operacional diária.

A distribuição de chaves de manhã é mais rápida e eficiente, poupando tempo administrativo e permitindo que a equipa se concentre na prestação de cuidados. Com mais de 500 colaboradores, incluindo temporários e substitutos, o acesso controlado e rastreável reforçou significativamente a segurança e a responsabilidade.

De um modo geral, a solução oferece um sistema escalável e fiável que apoia o crescimento da Assia UNA, ao mesmo tempo que reforça a eficiência operacional e o profissionalismo.

O resultado

• Gestão de chaves estruturada e segura: Substituímos as chaves de acesso aberto por um sistema controlado, baseado em permissões, em todos os locais.
• Visibilidade total da alocação de veículos: Os gestores podem ver instantaneamente quem tem cada veículo em qualquer momento, incluindo atribuições de vários dias.
• Economia de tempo nas operações diárias: A distribuição de chaves mais rápida reduz a carga de trabalho administrativa e agiliza as partidas matinais.
• Risco reduzido com colaboradores temporários: Os direitos de acesso são atribuídos por função e podem ser ajustados instantaneamente, garantindo uma utilização segura do veículo.
• Maior Eficiência Operacional em 4 Localizações: Os processos normalizados melhoram a coordenação e o controlo em todas as filiais de serviço.