Desafio

O Grupo Ensis, com sede em Villeparisis, França, opera uma frota diversificada de veículos nas suas subsidiárias: Clamens, que recicla materiais de construção, e STPS, uma empresa de obras públicas que serve grandes concessionárias de serviços públicos como a GRDF (Gaz Réseau Distribution France) e a EDF (Électricité de France). Com mais de 90 viaturas e 480 colaboradores, as suas operações exigem coordenação diária entre motoristas, mecânicos e chefias em diversos departamentos e turnos, incluindo trabalho noturno e de turnos de emergência.

A empresa dependia de um processo manual para gerir as chaves dos veículos, utilizando um quadro físico e armários no escritório. Os condutores deixavam frequentemente as chaves em locais informais, esqueciam-se de as devolver ou passavam-nas de mão em mão, gerando incerteza quanto à disponibilidade dos veículos. Quando um camião tinha de ser recolocado, reparado ou despachado com urgência, não saber onde estava a chave (ou mesmo se estava no local) causava atrasos, atritos internos e interrupções nos serviços.

Pontos problemáticos

• Falta de rastreabilidade: As chaves eram frequentemente trocadas informalmente entre os condutores sem matrícula, dificultando o rastreamento da utilização do veículo e a garantia de responsabilidade.
• Chaves não devolvidas ou extraviadas: As chaves foram deixadas em cacifos pessoais ou não foram devolvidas, atrasando a deslocação dos veículos e interrompendo os horários da oficina.
• Acesso não controlado: O armazenamento de chaves dependia de tramas abertas ou de pontos de entrega não seguros, sem capacidade de restringir o acesso por função, veículo ou hora do dia.
• Sobrecarga administrativa: Os gestores de frotas tinham muitas vezes de resolver manualmente problemas relacionados com chaves, o que acrescentava tarefas demoradas às suas responsabilidades diárias.

Solução

Para trazer estrutura e segurança à gestão das suas chaves, o Ensis Groupe implementou os sistemas Keycafe SmartBox nas suas operações em Clamens e STPS. Os motoristas, os funcionários da oficina e os gestores de expedição utilizam agora o sistema diariamente para recolher e devolver as chaves através de um acesso seguro e registado.

A cada utilizador é atribuído um código PIN único, ligado a permissões específicas com base na sua função e responsabilidades. Por exemplo, os condutores apenas visualizam as chaves relevantes para os seus veículos designados, com acesso limitado a determinados períodos. As equipas de oficina podem obter qualquer chave necessária para a manutenção, enquanto os despachantes podem conceder ou revogar o acesso remotamente através da aplicação Keycafe.

Esta configuração garante que apenas o pessoal autorizado manuseia as chaves, com total visibilidade de cada transação. O sistema SmartBox substituiu as práticas informais por um fluxo de trabalho padronizado e auditável, melhorando a segurança, a responsabilidade e o controlo operacional.

Implementação de Clamens e STPS

• Controlo de acesso baseado em funções: Cada utilizador é adicionado ao sistema Keycafe com permissões específicas com base na sua função; como motoristas, funcionários da oficina ou gerentes, limitando o acesso apenas às chaves de que necessitam.
• Janelas de acesso agendadas: Os horários de acesso são personalizados para se alinharem com o turno ou com as responsabilidades de cada utilizador, garantindo que as chaves só estão disponíveis quando necessário e melhorando a supervisão.
• Gestão Remota: Os despachantes e a equipa de TI utilizam a aplicação Keycafe nos seus telefones e computadores para gerir o acesso e solucionar problemas em tempo real, mesmo fora do horário de trabalho.
• Utilização partilhada entre departamentos: Para além dos motoristas, o pessoal da oficina e o pessoal do turno da noite dependem do sistema para recuperar as chaves dos veículos sem terem de localizar colegas de trabalho ou supervisores.

Resultado

Após a implementação do Keycafe nas suas operações em Villeparisis, o Ensis Groupe conseguiu uma transformação completa na gestão de chaves por parte dos motoristas, gestores e pessoal da oficina. A troca informal de chaves e os métodos de armazenamento inseguros foram substituídos por um sistema estruturado e rastreável, que permite aos utilizadores aceder às chaves de que necessitam de forma independente, enquanto os administradores mantêm o controlo total sobre as permissões e os períodos de acesso. Isto revelou-se especialmente valioso para os turnos noturnos e de fim de semana, nos quais as equipas de serviço podiam recuperar as chaves sem demora e continuar as operações sem a necessidade de apoio de gestão no local.

O novo sistema também melhorou a coordenação entre equipas. Os despachantes conseguem realocar os veículos rapidamente, de acordo com a disponibilidade, e a equipa de manutenção pode recuperar as chaves para reparação, conforme necessário, tudo isto sem interromper o fluxo de trabalho. Com procedimentos claros e acesso centralizado, a gestão de chaves tornou-se mais rápida, segura e significativamente mais fiável para todos os envolvidos.

O resultado

• Adoção total do sistema: 100% das chaves são agora depositadas e recuperadas através do Keycafe, eliminando as trocas informais entre os colaboradores.
• Redução drástica da perda de chaves: Diminuição de mais de 80% das chaves perdidas ou esquecidas, melhorando significativamente a fiabilidade diária.
• Economia de tempo nas operações diárias: Uma redução estimada de 30% no tempo gasto na gestão de acessos e coordenação de chaves.
• Visibilidade e Responsabilidade melhorada: O rastreio em tempo real de movimentos importantes garante um acesso seguro e auxilia a supervisão interna.