Desafio

A BGA Location é uma empresa de aluguer de veículos que opera na região de Bordéus, gerindo uma frota de aproximadamente 300 a 400 automóveis e utilitários distribuídos por diversas agências. O seu principal negócio é oferecer serviços de aluguer flexíveis e fiáveis para clientes particulares e profissionais. Com várias filiais e um grande número de veículos para gerir, a empresa rapidamente enfrentou desafios logísticos e operacionais que prejudicaram a eficiência e a experiência do cliente.

Antes de implementar o Keycafe, a empresa dependia inteiramente da gestão manual de chaves, o que criava uma forte dependência da equipa presencial. A recolha e devolução dos veículos estavam estritamente ligadas ao horário comercial, limitando a flexibilidade para os clientes e criando estrangulamentos no agendamento. Cada aluguer exigia a presença de um funcionário para entregar e recolher as chaves, o que aumentava a carga de trabalho e tornava as operações mais lentas. Além disso, a falta de visibilidade em tempo real sobre as devoluções dos veículos dificultava o rastreamento preciso da frota. Estes desafios impactavam a eficiência operacional, a autonomia e, em última análise, a experiência do cliente, evidenciando a necessidade de uma solução mais automatizada e flexível.

Pontos problemáticos

• Elevada Dependência de Pessoal: Os funcionários precisavam de estar presentes para gerir as principais transferências de responsabilidade
• Horário de acesso restrito: O acesso dos clientes estava limitado pelo horário de funcionamento da agência.
• Sem rastreio de chaves: Sem visibilidade de quem recolheu ou devolveu as chaves
• Falhas de segurança: Sem comprovativo de devolução da chave ou entrega do veículo
• Operações ineficientes: Processos manuais atrasaram rendas e devoluções

Solução

A BGA Location implementou o sistema de gestão de chaves SmartBox da Keycafe para automatizar completamente o processo de gestão de chaves de veículos.

Assim que o contrato de arrendamento é celebrado, a equipa encaminha o cliente para:

• Resumo do aluguer
• Um código de acesso único gerado pelo Keycafe

Os clientes podem então levantar o seu veículo de forma independente, introduzindo o código no SmartBox, que abre o cacifo onde se encontra a chave. Cada chave do veículo é guardada com um porta-chaves Keycafe que a identifica, permitindo um rastreio seguro durante todo o período de aluguer.

Ao devolver o veículo, o cliente simplesmente passa o cartão Keycafe no SmartBox. O cacifo abre automaticamente e a chave é depositada sem qualquer intervenção da equipa.

Implementação da localização BGA

• Recolha e entrega automatizadas: Os clientes recolhem e devolvem as chaves de forma independente
• 24/7 Access: No dependency on opening hours or on-site staff
• Rastreio Inteligente de Chaves: Cada chave está ligada a um porta-chaves Keycafe que identifica a chave no levantamento e na devolução.
• Notificações instantâneas:
  • Nome do cliente
  • Placa de matrícula do veículo
  • Tempo de retorno
  • Vídeo comprovativo do depósito da chave
• Controlo centralizado: Visibilidade total entre agências e frota

Resultado

O Keycafe transformou significativamente o modelo operacional da BGA Location.

A empresa reduziu drasticamente a sua dependência de pessoal no local, permitindo que as locações e devoluções ocorressem de forma autónoma. Todo o processo de aluguer é agora automatizado, desde a validação do contrato até à devolução do veículo.

Esta mudança trouxe os seguintes resultados:

• Economia de tempo clara
• Maior liberdade operacional
• Um retorno mensurável do investimento
• Uma experiência do cliente mais fluída e profissional.

A Keycafe também proporcionou uma visibilidade total da frota, permitindo à equipa saber onde estavam os veículos, quem os estava a utilizar e quando foram devolvidos: uma grande melhoria em relação ao sistema manual anterior.

O resultado

• Restrições de pessoal reduzidas: Menor necessidade de presença no local
• Controlo total da frota: Visibilidade em tempo real da utilização do veículo
• Segurança melhorada: Depósitos de chaves verificados com comprovativo em vídeo
• Experiência do Cliente melhorada: Alugueres mais rápidos, simples e totalmente automatizados