Desafio

Antes de adotar o Keycafe, a Garage Maro tentava rastrear e identificar chaves utilizando um sistema antiquado baseado em etiquetas de papel presas às chaves. As etiquetas podiam rasgar, molhar ou soltar-se no bolso de alguém. Quando uma etiqueta se desprendia, a equipa tinha frequentemente de perder tempo a tentar descobrir qual a chave que pertencia a cada veículo.

Segundo David Doise, funcionário do departamento de após-venda, o maior problema era simples: as chaves estavam constantemente a desaparecer. "O nosso principal objetivo era garantir que não perdíamos tantas chaves como antes. Isto ocupa muito tempo e não é nada prático."

Isto causou atrasos em todo o concessionário, especialmente quando um veículo precisava de ser movido rapidamente ou quando um técnico precisava de uma chave para continuar o trabalho.

Pontos problemáticos

• Chaves Perdidas: As chaves desapareciam regularmente durante as operações diárias.
• Tempo perdido: A equipa perdeu tempo à procura de chaves perdidas
• Sem rastreio claro: Não havia forma fiável de saber quem tinha a chave por último
• Problemas de etiquetagem: As etiquetas de papel rasgavam-se facilmente, causando confusões

Solução

A Garage Maro instalou um sistema Keycafe para substituir as etiquetas de papel por porta-chaves NFC e a aplicação Keycafe, que facilita a identificação e o seguimento de cada chave. Quando chega um carro novo, a equipa recebe as chaves, separa-as para manter uma reserva e liga um porta-chaves Keycafe antes de colocar a chave no Keycafe SmartBox. Cada chave é etiquetada na aplicação Keycafe utilizando o VIN, a matrícula ou o número interno do veículo, para que possa ser sempre associada ao carro correto.

Uma vez armazenadas as chaves, a equipa pode localizá-las instantaneamente no sistema e ver quem as retirou por último. Isto facilita o rastreamento de veículos, evita confusões e permite uma rápida investigação quando uma chave não está onde deveria estar.

Implementação da Garage Maro

• Visão geral da frota digital: Todas as chaves estão visíveis num único painel
• Etiquetas baseadas no veículo: As chaves são etiquetadas no sistema Keycafe utilizando o VIN ou a matrícula do veículo para evitar confusões.
• Rastreio do histórico de teclas: Os funcionários podem ver instantaneamente quem utilizou uma tecla pela última vez
• Acesso para toda a equipa: Tanto os técnicos como os vendedores utilizam o sistema diariamente

Resultado

A Garage Maro notou melhorias rapidamente após a instalação do Keycafe. Desde a mudança, a equipa relata que não perdeu nenhuma chave e que os colaboradores já não perdem tempo à sua procura durante o dia. Agora, a equipa consegue localizar as chaves instantaneamente no sistema Keycafe, ver quem as retirou por último e tomar medidas rapidamente quando algo não está onde deveria estar.

O manuseamento das chaves também se tornou mais consistente em toda a concessionária. Com técnicos e vendedores a utilizarem o mesmo sistema, o processo tornou-se mais claro e previsível, reduzindo as confusões que antes ocorriam devido a etiquetas de papel e chaves perdidas.

A Garage Maro destacou ainda o apoio da Keycafe como um aspeto positivo da experiência, ajudando a garantir uma integração e implementação sem problemas.

O resultado

• Nenhuma chave perdida: A equipa não perdeu nenhuma chave desde que migrou para o Keycafe.
• Menos tempo perdido: Os funcionários já não perdem tempo a procurar chaves perdidas.
• Responsabilidade Clara: O sistema mostra quem retirou cada chave pela última vez.
• Fluxo de trabalho diário mais eficiente: O manuseamento das chaves é organizado e consistente em toda a concessionária
• Apoio quando necessário: A equipa pode obter ajuda rapidamente quando surgem dúvidas.