Desafio

No concessionário de veículos de luxo Nicole Competizione, em Yokohama, as chaves dos veículos à venda e em manutenção eram guardadas há muito tempo numa caixa de chaves com fechadura. No entanto, esta caixa utilizava um sistema tradicional de ganchos, incompatível com os modernos comandos à distância de chaves, que não possuem orifícios para argolas, tornando as operações diárias cada vez mais inconvenientes.

Além disso, os registos de quem acedeu a que chaves eram geridos manualmente, representando um risco de segurança. A equipa de gestão reconheceu a necessidade de migrar para uma solução de gestão de chaves mais avançada e segura para garantir a eficiência operacional e padrões de segurança mais elevados.

Pontos de dor

• Armazenamento de chaves incompatível: A caixa de chaves tipo gancho existente não suportava os porta-chaves modernos, sendo impossível armazená-los em segurança.
• Recuperação de chave demorada: A equipa tinha de gastar tempo a localizar o gancho correto para cada chave do veículo, resultando em ineficiências e perda de tempo.
• Preocupações de segurança: Todas as chaves estavam visíveis e os registos de acesso eram geridos manualmente, levantando problemas significativos de segurança e responsabilidade.

Solução

Em preparação para a inauguração do seu novo showroom e centro de assistência de veículos usados - o maior do género no Japão - a equipa de gestão começou a procurar um novo sistema de gestão de chaves.

“Os nossos principais critérios de seleção eram claros: o sistema tinha de suportar registos de acesso detalhados e ser uma solução tipo locker que pudesse acomodar chaves inteligentes de veículos de luxo italianos. A maioria das soluções tipo locker são muito caras e, na realidade, o Keycafe era a única opção viável. O Keycafe cumpriu todos os nossos requisitos a um preço razoável, e a cobertura exterior opcional reforçou ainda mais as nossas medidas de segurança”, explica Akinori Sasaki, que liderou a implementação.

Para os colaboradores responsáveis pela movimentação de veículos, as permissões de acesso são definidas por local e grupo de chaves, sendo que cada colaborador recebe um crachá de utilizador. Com a simples leitura do crachá no SmartBox — sem necessidade de introduzir códigos —, os colaboradores selecionam e recuperam instantaneamente as chaves autorizadas da lista. Isto agiliza o processo de recuperação de chaves, reduz erros e poupa tempo significativamente.

Quando ocorrem alterações de pessoal, os administradores podem revogar instantaneamente os direitos de acesso no painel do Keycafe, garantindo um elevado nível de segurança em todos os momentos.

Implementação de Nicole Competizione

• Gestão de chaves agrupadas: Como a equipa tem frequentemente de mover vários veículos ao mesmo tempo, os colaboradores registados recebem acesso a grupos de chaves, permitindo permissões eficientes.
• Autenticação do crachá de utilizador: Os colaboradores simplesmente digitalizam o seu crachá de utilizador para recuperar as chaves autorizadas, eliminando a necessidade de introdução manual de código.
• Controlo de Acesso Flexível: A gestão pode controlar remotamente o acesso às chaves através do painel do Keycafe. Além disso, os colaboradores no local podem receber permissões de gestão ao nível da localização, permitindo-lhes operar e gerir o SmartBox diretamente, conforme necessário.

Resultado

Antes de instalar as SmartBoxes da Keycafe, os colaboradores dedicavam tempo e esforço significativos à procura da chave certa de entre um grande número de chaves de veículos armazenadas. Com a Keycafe, agora podem simplesmente tocar no nome da chave desejada no ecrã táctil da SmartBox e recuperar imediatamente a chave correta, sem qualquer confusão. Os administradores são notificados imediatamente sobre quem levantou uma chave através do painel de gestão. No geral, a eficiência operacional melhorou drasticamente.

Como concessionário que lida com veículos de luxo, é fundamental que nenhuma chave seja perdida. Com a implementação do Keycafe, a Nicole Competizione conseguiu reforçar ainda mais a sua segurança e garantir total tranquilidade.

O resultado

• Eficiência operacional melhorada: Ao identificar claramente onde estão as chaves em qualquer momento e eliminar o tempo perdido à procura de chaves, foram alcançadas operações diárias mais tranquilas.
• Responsabilidade da equipa: Os registos em tempo real mostram exatamente quem retirou que chave do veículo e quando foi devolvida, esclarecendo a responsabilidade do utilizador.
• Segurança reforçada: Cada chave é armazenada num compartimento individual, e apenas os funcionários autorizados com permissões de utilizador designadas podem aceder às mesmas, garantindo que estão em vigor medidas de segurança robustas.