Desafio

A Gringhub é uma empresa localizada em Vélizy-Villacoublay, nos arredores de Paris, que apoia empresas de entregas de última milha na sua transição para veículos elétricos. Oferece infraestrutura de recarga e aluguer de veículos elétricos para empresas de entregas. O seu objetivo é proporcionar um local centralizado e fiável onde os condutores possam começar e terminar o dia com um veículo totalmente carregado e apoio contínuo.

Com a expansão das operações, surgiu um grande obstáculo: a entrega das chaves. Com vários clientes a alugar veículos e diferentes motoristas a utilizá-los diariamente, a distribuição manual de chaves tornou-se inviável. A equipa da Gringhub precisava de estar presente no local o tempo todo apenas para gerir a troca de chaves; um processo moroso, ineficiente e vulnerável a erros humanos. Não havia uma forma fiável de rastrear quem tinha acedido a cada veículo, o que gerava atritos operacionais e preocupações de segurança.

Pontos problemáticos

• Entrega manual de chaves: Os funcionários eram obrigados a estar sempre no local apenas para distribuir e recolher chaves.
• Falta de visibilidade: Não havia forma fiável de rastrear qual o condutor que tinha acedido a um veículo ou quando.
• Riscos de segurança: As chaves eram por vezes extraviadas ou deixadas nos veículos, aumentando o risco de perda ou roubo.
• Atrasos operacionais: Se um condutor se esquecesse ou não devolvesse uma chave, o condutor seguinte não poderia utilizar o veículo, causando tempo de paragem.

Solução

A Gringhub recorreu à Keycafe para resolver o estrangulamento na gestão de chaves. O sistema SmartBox proporcionou uma forma segura e rastreável de gerir o acesso às chaves dos veículos, permitindo aos condutores recolhê-las e devolvê-las de forma independente no início e no final dos seus turnos. Cada entrega de chaves é automaticamente registada digitalmente, fornecendo um histórico de acesso completo e melhorando a responsabilização em todos os aspetos.

A Keycafe também permitiu à Gringhub oferecer um fluxo de trabalho de self-service 24 horas por dia, 7 dias por semana, aos seus clientes. As chaves dos veículos podem ser levantadas ou devolvidas a qualquer momento, mesmo quando a equipa da Gringhub não está presente. Para uma empresa construída com base na eficiência na rotatividade de veículos e na flexibilidade para o cliente, este nível de automatização foi uma adição importante para escalar as operações futuras.

Implementação do Gringhub

• Acesso à chave de self-service: Os motoristas dos clientes recolhem e devolvem as chaves sem a necessidade de funcionários no local, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Autorização remota: Os gestores de clientes podem autorizar chaves remotamente através da aplicação Keycafe para alterações de permissões em tempo real no local.
• Ponto Central de Entrega de Chaves: As chaves são entregues pelos motoristas após os percursos diários, altura em que os veículos são devolvidos para carregamento.
• Visibilidade total: Cada interação é registada digitalmente, permitindo o rastreio e a responsabilização em tempo real.

Resultado

A Keycafe permitiu à Gringhub executar o seu processo de entrega de veículos sem a necessidade de pessoal dedicado, uma mudança que remodelou o seu modelo operacional. As chaves estão agora sempre acessíveis, mas apenas para utilizadores autorizados, eliminando um importante ponto de fricção tanto para a Gringhub como para os seus clientes.

A automatização proporcionou à Gringhub uma visibilidade total sobre a utilização da sua frota partilhada e reduziu o risco de perda ou esquecimento de chaves. Também obtiveram uma nova vantagem na cobrança: a utilização da atividade do SmartBox para verificar quais os veículos que estavam no local permitiu-lhes faturar os clientes com precisão.

A Gringhub informou que após um cliente ter adotado o sistema, outros seguiram-no rapidamente, percebendo a poupança de tempo e coordenação. O que começou por ser uma simples solução para a gestão de chaves tornou-se parte essencial da proposta de valor da Gringhub.

“Os clientes adoram o sistema. É prático e dá-lhes mais um motivo para escolherem o nosso ponto de carregamento”, explicou Kamel Fekhart, CEO da Gringhub.

O resultado

• Redução dos custos de mão-de-obra: A eliminação da necessidade de presença de colaboradores em momentos cruciais de transição resultou numa maior rentabilidade.
• Supervisão da frota: A equipa da Gringhub monitoriza remotamente a atividade do condutor e o estado do veículo através da aplicação Keycafe.
• Precisão de faturação: A atividade do SmartBox confirma a presença do veículo e suporta a faturação precisa do cliente.
• Valor acrescentado do serviço: O Keycafe tornou-se um diferencial para os serviços de aluguer e carregamento de veículos da Gringhub, atraindo clientes que se aperceberam da poupança de tempo proporcionada pelos concorrentes.