Desafio

Antes do Keycafe, a Price is Right Rental dependia das caixas de segurança tradicionais e da troca presencial de chaves para o acesso dos clientes aos veículos. A gestão dos códigos exigia uma folha de cálculo e programação manual semanal. Em três filiais, o diretor de operações, Joel Price, passava horas todos os meses a atualizar manualmente várias caixas de segurança, uma vez que não existia a opção de gestão remota.

Os clientes iam frequentemente aos antigos cofres para devolver uma chave, apenas para descobrir que os códigos já não funcionavam, o que causava atrasos e frustração. A equipa também lidava com falhas ocasionais nos cofres, que interrompiam as operações. Isto não só afetava a satisfação do cliente, como também exigia mais horas de trabalho da equipa e criava passos extra durante os períodos de maior movimento.

O processo manual também dificultava o controlo das chaves disponíveis, o que aumentava a incerteza durante os períodos de pico de aluguer e atrasava a rotatividade dos veículos.

Pontos problemáticos

• Tempo perdido: Programação manual de códigos para várias caixas de segurança todos os meses.
• Processo complicado: Sem acesso remoto, rastreio constante de a que semana pertencia cada código.
• Confusão dos hóspedes: Os clientes recorrentes iam frequentemente a cofres de segurança desatualizados com códigos incorretos.
• Interrupções operacionais: As caixas de bloqueio falharam ocasionalmente, criando problemas de última hora.

Solução

A Price is Right Rental escolheu a Keycafe pelas suas funcionalidades de gestão remota e pelo design prático e intuitivo dos terminais. O sistema oferece uma forma simples de levantar e devolver as chaves dos veículos alugados sem ter de esperar por um funcionário. Cada reserva gera um código único que é enviado aos clientes, que depois introduzem o código no SmartBox para aceder ou devolver a chave do veículo.

A estrutura exterior oferece resistência às intempéries, permitindo que os clientes acedam à unidade Keycafe a qualquer momento. Isto possibilita o aluguer fora do horário comercial e mantém o fluxo de trabalho mesmo quando a equipa está fora do escritório ou a trabalhar noutros locais. Os colaboradores recebem notificações quando uma chave é devolvida, com confirmação por vídeo disponível, se necessário. "É ótimo saber que podemos servir qualquer pessoa com o Keycafe", disse o diretor de operações, Joel Price, refletindo a confiança da equipa no novo processo.

Implementação do Price is Right Rental

• Seguimento centralizado: Cada nova chave de veículo é adicionada ao painel do Keycafe para que a atividade da chave fique num só local.
• Acesso exterior: A unidade encontra-se num recinto protegido contra intempéries, proporcionando aos hóspedes um acesso seguro a qualquer momento.
• Alertas de retorno: Os funcionários recebem notificações quando as chaves são entregues, ajudando-os a estar atentos aos veículos que chegam.
• Gravações de vídeo: A gravação de vídeo integrada mostra quem devolveu cada chave, esclarecendo dúvidas.

Resultado

A Keycafe eliminou o trabalho manual associado à gestão dos códigos dos cofres de chaves, libertando tempo para a equipa se concentrar na preparação dos veículos e no serviço aos clientes. Os colaboradores já não têm de lidar com a programação mensal, falhas nos cofres de chaves ou confusão com os horários semanais de códigos.

A mudança também melhorou a experiência do cliente com o processo de aluguer, permitindo a recolha e devolução do veículo sem atrasos, e aumentou a confiança nas operações da empresa. Joel considera o Keycafe uma grande vantagem competitiva, referindo: "Em comparação com todas as outras empresas de aluguer de automóveis, seja individualmente ou em conjunto com outras empresas, destacamo-nos apenas pelo nosso Keycafe."

O resultado

• Ganhos operacionais: O fluxo de trabalho melhorou nos primeiros dois meses, com uma redução de 80% no tempo gasto na entrega de chaves aos hóspedes.
• Sistema fiável: Nenhum problema reportado com as Keycafe SmartBoxes, em comparação com dois problemas de caixa de segurança por mês anteriormente.
• Melhor experiência do cliente: Os clientes consideram o processo rápido e moderno, reagindo muitas vezes com surpresa com a sua simplicidade.
• Aspeto mais forte: A configuração do Keycafe apresenta um processo mais refinado e organizado do que os métodos anteriores.
• Planos Futuros: A empresa planeia expandir o Keycafe para todos os locais à medida que cresce.