Desafio

Gerir chaves para empreendimentos habitacionais multifamiliares é um grande desafio logístico para a Eiffage Construction. Em projetos com até 80 casas, o sistema anterior da empresa dependia de uma grande placa de contraplacado com parafusos para pendurar as chaves. Os subempreiteiros tinham de levantar as chaves pessoalmente no escritório da obra, assiná-las manualmente e devolvê-las para nova assinatura.

Este processo consumia tempo valioso aos gestores de obra, que necessitavam de estar fisicamente presentes em cada entrega de chaves. Geria também riscos de segurança: sem o devido rastreio, as chaves podiam ser perdidas e os dispendiosos cilindros das fechaduras tinham de ser substituídos em caso de perda. Além disso, deixar as unidades destrancadas durante a construção aumentava o risco de roubo, vandalismo e danos nos equipamentos instalados.

A falta de um sistema funcional significou atrasos no trabalho dos subcontratados, frustração para a equipa e custos desnecessários para a Eiffage Construction.

Pontos de dor

• Rastreio manual de chaves: Um processo complicado de entrada/saída exigia que os gestores do local gastassem uma quantidade desproporcional de tempo a manipular as chaves em vez de se concentrarem na coordenação do projeto.
• Falta de responsabilidade e segurança: Sem um sistema automatizado de gestão de chaves, havia o risco de chaves perdidas, roubo de matérias-primas como cobre e painéis elétricos e vandalismo nas unidades habitacionais.
• Perda de produtividade: Os subcontratados tinham frequentemente de esperar pelas chaves, atrasando o progresso em fases críticas da construção.

Solução

A Eiffage Construction inquiriu diversos fornecedores de gestão de chaves e, por fim, escolheu a Keycafe pela sua relação custo-benefício, facilidade de utilização e capacidade de satisfazer todos os requisitos operacionais dentro do orçamento. Uma SmartBox foi instalada no escritório do estaleiro de construção, permitindo que os subcontratados e os funcionários tenham acesso às chaves através de crachás NFC individuais.

Quando um subcontratado chega ao local, simplesmente digitaliza o seu crachá, seleciona a chave de uma unidade específica e recupera-a sem a intervenção do gestor. Esta autonomia permite-lhe prosseguir imediatamente com as suas tarefas. As chaves são devolvidas da mesma forma após a sua utilização, evitando perdas e garantindo a responsabilização. O software de controlo de chaves Keycafe regista automaticamente quem recolhe e devolve cada chave, garantindo um rasto de auditoria completo e transparente.

Implementação da Eiffage Construction

• Acesso automatizado à chave: Os subcontratados utilizam o seu crachá de utilizador para aceder ao armário de chaves eletrónicas Keycafe localizado no escritório no local, dando-lhes autonomia para recuperar as chaves das suas unidades atribuídas.
• Armazenamento seguro de chaves: O sistema Keycafe proporciona um local seguro para todas as chaves, reduzindo o risco de perda e impedindo o acesso não autorizado às unidades habitacionais e aos materiais do local de trabalho.
• Rastreio e responsabilidade: O sistema rastreia quais os subcontratados que recolhem e devolvem cada uma das 93 chaves, fornecendo uma visão clara da atividade da equipa e garantindo a responsabilidade de todas as partes.

Resultado

Desde que adotaram o Keycafe, os gestores de obra da Eiffage Construction recuperaram semanalmente horas de trabalho produtivo. Os subcontratados trabalham agora de forma independente, sem terem de esperar que um supervisor receba as chaves, reduzindo o tempo de inatividade e melhorando a eficiência global do fluxo de trabalho.

A segurança do local também melhorou significativamente. O sistema reduziu o número de chaves perdidas e de incidentes de roubo, poupando a empresa de substituições e reparações dispendiosas. Os danos no trabalho concluído diminuíram porque os subcontratados estão cientes de que serão responsabilizados pelas condições durante os seus períodos de acesso.

A capacidade de reutilizar as mesmas SmartBoxes em vários projetos de grande escala tornou o sistema económico, com despesas amortizadas em três estaleiros de construção nos últimos dois anos.

O resultado

• Economias de tempo significativas: Os gestores do local passam muito menos tempo a gerir as chaves, permitindo-lhes concentrar-se na coordenação principal do projeto, e os subcontratados já não precisam de esperar.
• Segurança reforçada: O roubo, o vandalismo e os danos acidentais diminuíram graças às unidades bloqueadas, ao rastreio de acessos e à responsabilização dos subcontratados.
• Eficiência de custos a longo prazo: Um SmartBox foi utilizado em três grandes projetos, distribuindo importantes benefícios de gestão por vários estaleiros de construção.