Desafio

Como negócio de hotelaria que valoriza a praticidade e o conforto, o Miralago Locarno Easy Rooms enfrentava um grande estrangulamento operacional: a espera pelos hóspedes que chegavam atrasados ou fora do horário padrão de check-in. Os colaboradores tinham frequentemente de ficar além do horário de trabalho, o que gerava horas extras e aumentava os custos trabalhistas.

O hotel pretendia oferecer o check-in automático aos hóspedes que chegassem após o horário de funcionamento da receção, especialmente na ausência de turno noturno. Sem uma solução implementada, enfrentavam problemas como a imprevisibilidade, o aumento das despesas com a folha de pagamentos e a dificuldade em maximizar as vendas de quartos durante o horário sem atendimento. A equipa percebeu que um sistema flexível e automatizado de entrega de chaves poderia resolver estes problemas.

Pontos problemáticos

• Horas extraordinárias e aumento dos custos de mão-de-obra: Os funcionários tiveram de esperar por hóspedes atrasados, o que levou a pagamentos desnecessários de horas extraordinárias e horários de trabalho inconsistentes.
• Flexibilidade limitada para os hóspedes: Sem um sistema de check-in automático, os hóspedes ficavam presos a horários de chegada rígidos, resultando em frustração e menor comodidade.
• Inventário de quartos subutilizados fora do horário de expediente: Os quartos não podiam ser facilmente vendidos ou ocupados quando o pessoal não estava disponível para check-ins presenciais, limitando o potencial de receitas.

Solução

A equipa de gestão do Miralago Locarno Easy Rooms ficou imediatamente impressionada com a simplicidade, a automatização e a reputação da Keycafe. O sistema SmartBox e o software de comunicação com os hóspedes da Keycafe permitiram a recolha de chaves de forma simples e sem contacto, possibilitando aos hóspedes fazer o check-in a qualquer momento sem necessidade da presença de funcionários.

The hotel now uses Keycafe to automatically issue key access codes to guests before arrival. Integrated with the hotel’s property management system, Mews, guests retrieve their keys from the SmartBox at their convenience, even outside of reception hours. The system is also used internally to manage staff, technical, and restaurant keys efficiently.

O Keycafe tornou-se um pilar fundamental do fluxo operacional do hotel, possibilitando a redução de custos e melhorando a experiência dos hóspedes.

Implementação do Easy Room em Miralago Locarno

• Check-ins automatizados fora do horário de expediente: Os hóspedes recebem um código Keycafe que lhes permite recuperar a chave do quarto em segurança na SmartBox a qualquer momento, eliminando a necessidade de o pessoal da receção ficar até mais tarde.
• Integração com o Mews PMS: Utilizando a integração Keycafe e Mews, os códigos de acesso são gerados automaticamente e enviados aos hóspedes quando uma reserva é confirmada.
• Utilização múltipla para funcionários e instalações: O sistema gere o acesso não só aos quartos de hóspedes, mas também às chaves dos funcionários e às áreas restritas, como salas de utilidades e o restaurante.

Resultado

O impacto da implementação do Keycafe foi imediato. Os funcionários já não tinham de esperar pelos hóspedes atrasados, o que levou a uma redução significativa das horas extraordinárias e a horários de trabalho mais previsíveis. Os custos operacionais diminuíram, enquanto a satisfação dos hóspedes aumentou devido à flexibilidade de fazer o check-in no seu próprio horário.

Incentivada pelo sucesso, a SH Swiss Hospitality — a equipa por detrás do Miralago Locarno Easy Rooms — instalou o Keycafe noutro hotel que opera sem receção, dependendo inteiramente da automatização. O resultado é uma experiência de hotelaria mais escalável, eficiente e moderna.

Ao melhorar tanto as operações internas como a comodidade dos hóspedes, o Keycafe tornou-se parte essencial da eficiência diária do hotel e da gestão de custos a longo prazo.

O resultado

• Redução dos custos com pessoal: Eliminou a necessidade de pessoal para o turno da noite e de horas extraordinárias, resultando em poupanças mensuráveis na folha de pagamentos.
• Aumento das vendas de quartos durante o horário sem pessoal: Possibilitou reservas e check-ins mesmo quando o hotel estava sem pessoal, maximizando a ocupação e a receita.
• Maior satisfação dos hóspedes e eficiência do pessoal: Os hóspedes apreciaram a facilidade de fazer o check-in de acordo com a sua conveniência, enquanto o pessoal beneficiou de horários regulares e de menos pressão.