Desafio

Como negócio de hotelaria que valoriza a praticidade e o conforto, o Miralago Locarno Easy Rooms enfrentava um grande estrangulamento operacional: a espera pelos hóspedes que chegavam atrasados ou fora do horário padrão de check-in. Os colaboradores tinham frequentemente de ficar além do horário de trabalho, o que gerava horas extras e aumentava os custos trabalhistas.

O hotel pretendia oferecer o check-in automático aos hóspedes que chegassem após o horário de funcionamento da receção, especialmente na ausência de turno noturno. Sem uma solução implementada, enfrentavam problemas como a imprevisibilidade, o aumento das despesas com a folha de pagamentos e a dificuldade em maximizar as vendas de quartos durante o horário sem atendimento. A equipa percebeu que um sistema flexível e automatizado de entrega de chaves poderia resolver estes problemas.

Pontos problemáticos

• Horas extraordinárias e aumento dos custos de mão-de-obra: Os funcionários tiveram de esperar por hóspedes atrasados, o que levou a pagamentos desnecessários de horas extraordinárias e horários de trabalho inconsistentes.
• Flexibilidade limitada para os hóspedes: Sem um sistema de check-in automático, os hóspedes ficavam presos a horários de chegada rígidos, resultando em frustração e menor comodidade.
• Inventário de quartos subutilizados fora do horário de expediente: Os quartos não podiam ser facilmente vendidos ou ocupados quando o pessoal não estava disponível para check-ins presenciais, limitando o potencial de receitas.

Solução

A equipa de gestão do Miralago Locarno Easy Rooms ficou imediatamente impressionada com a simplicidade, a automatização e a reputação da Keycafe. O sistema SmartBox e o software de comunicação com os hóspedes da Keycafe permitiram a recolha de chaves de forma simples e sem contacto, possibilitando aos hóspedes fazer o check-in a qualquer momento sem necessidade da presença de funcionários.

O hotel utiliza agora o Keycafe para emitir automaticamente códigos de acesso às chaves aos hóspedes antes da sua chegada. Integrado com o sistema de gestão hoteleira do hotel, o Mews, os hóspedes podem levantar as suas chaves na SmartBox quando lhes for mais conveniente, mesmo fora do horário de funcionamento da receção. O sistema é também utilizado internamente para gerir de forma eficiente as chaves do pessoal, as chaves técnicas e as chaves do restaurante.

O Keycafe tornou-se um pilar fundamental do fluxo operacional do hotel, possibilitando a redução de custos e melhorando a experiência dos hóspedes.

Implementação do Easy Room em Miralago Locarno

• Check-ins automatizados fora do horário de expediente: Os hóspedes recebem um código Keycafe que lhes permite recuperar a chave do quarto em segurança na SmartBox a qualquer momento, eliminando a necessidade de o pessoal da receção ficar até mais tarde.
• Integração com o Mews PMS: Utilizando a integração Keycafe e Mews, os códigos de acesso são gerados automaticamente e enviados aos hóspedes quando uma reserva é confirmada.
• Utilização múltipla para funcionários e instalações: O sistema gere o acesso não só aos quartos de hóspedes, mas também às chaves dos funcionários e às áreas restritas, como salas de utilidades e o restaurante.

Resultado

O impacto da implementação do Keycafe foi imediato. Os funcionários já não tinham de esperar pelos hóspedes atrasados, o que levou a uma redução significativa das horas extraordinárias e a horários de trabalho mais previsíveis. Os custos operacionais diminuíram, enquanto a satisfação dos hóspedes aumentou devido à flexibilidade de fazer o check-in no seu próprio horário.

Incentivada pelo sucesso, a SH Swiss Hospitality — a equipa por detrás do Miralago Locarno Easy Rooms — instalou o Keycafe noutro hotel que opera sem receção, dependendo inteiramente da automatização. O resultado é uma experiência de hotelaria mais escalável, eficiente e moderna.

Ao melhorar tanto as operações internas como a comodidade dos hóspedes, o Keycafe tornou-se parte essencial da eficiência diária do hotel e da gestão de custos a longo prazo.

O resultado

• Redução dos custos com pessoal: Eliminou a necessidade de pessoal para o turno da noite e de horas extraordinárias, resultando em poupanças mensuráveis na folha de pagamentos.
• Aumento das vendas de quartos durante o horário sem pessoal: Possibilitou reservas e check-ins mesmo quando o hotel estava sem pessoal, maximizando a ocupação e a receita.
• Maior satisfação dos hóspedes e eficiência do pessoal: Os hóspedes apreciaram a facilidade de fazer o check-in de acordo com a sua conveniência, enquanto o pessoal beneficiou de horários regulares e de menos pressão.