Desafio

Gerir dezenas de chaves em diversas propriedades multifamiliares representava desafios logísticos e de segurança para a Lodgeur. Os cofres de chaves tradicionais eram pouco fiáveis e ofereciam pouca visibilidade: os códigos não eram rodados e não havia registo de quem acedeu a uma chave ou quando. As verificações presenciais aumentavam os custos operacionais e geravam atrito, enquanto a instalação de fechaduras inteligentes em todas as unidades se revelou inviável devido ao hardware individual para cada porta e às taxas de integração contínuas.

A Lodgeur necessitava de uma solução centralizada e escalável para a gestão de chaves físicas que permitisse o acesso dos hóspedes 24 horas por dia, 7 dias por semana, e total responsabilidade, sem a necessidade de funcionários no local.

Pontos problemáticos

• Riscos de segurança: Os cofres não tinham visibilidade nem rastreabilidade.
• Ineficiência operacional: Os check-ins manuais aumentaram os custos de mão-de-obra e de coordenação.
• Limitações de escalabilidade: As soluções baseadas em hardware não escalaram economicamente.

Solução

Para solucionar estes desafios, a Lodgeur implementou o sistema SmartBox da Keycafe, juntamente com a integração da API, nos seus fluxos de trabalho internos. Isto permitiu automatizar a criação, distribuição e revogação de chaves de acesso, tudo sincronizado com os seus sistemas de reservas e verificação de hóspedes.

Criação automática de acesso: Quando uma reserva entra no sistema da Lodgeur, é gerado um código de acesso Keycafe único através de API. O código permanece bloqueado até que o hóspede conclua a verificação de identidade, após o que é automaticamente libertado — ou revogado — com base em gatilhos de fluxo de trabalho.

Orquestração do Sistema: A configuração atual utiliza um trigger de e-mail → Parsio → Zapier → workflow da API do Keycafe, que grava o código de acesso de volta na plataforma de gestão de hóspedes, Track. A Lodgeur mantém o mapeamento entre os anúncios e os IDs das chaves utilizando o Zapier Tables, com planos para migrar a orquestração para o Make + Supabase para maior escalabilidade.

End-to-End Visibility: Both guest and operations teams can see bin status and a real-time audit trail of key movements, enabling remote support and faster resolution of issues. Future integration of cloud-enabled cameras will further enhance accountability and access security.

Implementação de Lodgeur

• Controlo de acesso automatizado: Códigos únicos gerados por API ligados aos resultados da triagem de visitantes.
• Atualizações em tempo real: Visibilidade instantânea dos principais eventos de recolha e devolução.
• Integrações personalizadas: Fluxos de trabalho automatizados criados utilizando a API do Zapier e do Keycafe.
• Gestão Remota: Controlo total sem intervenção de pessoal no local.

Resultado

Com o Keycafe, a Lodgeur oferece check-in automático sem contacto 24 horas por dia, 7 dias por semana, desde 2019. Milhares de entregas de chaves seguras ocorrem anualmente sem a necessidade de funcionários no local, com visibilidade em tempo real e total transparência.

A solução aumentou a resiliência operacional, melhorou a experiência do hóspede e gerou uma poupança significativa para a empresa, tanto em desenvolvimento como em subscrições recorrentes.

O resultado

• Check-in automático 24 horas por dia, 7 dias por semana: Acesso contínuo para hóspedes sem a presença de funcionários.
• Transparência operacional: O registo de auditoria em tempo real cria confiança e responsabilidade.
• Economia de custos: Evitou custos de integração personalizada de aproximadamente 5 mil dólares e poupa mais de 10 mil dólares anualmente.
• Eficiência da automatização: Os fluxos de trabalho baseados em API minimizam a intervenção manual.
• Credibilidade melhorada: Demonstrou fiabilidade e profissionalismo perante os parceiros imobiliários.