Desafio

Localizado na costa de Gaspé, o Motel Impérial opera num mercado turístico altamente sazonal. Embora a propriedade precisasse de oferecer uma experiência de check-in tranquila e fiável durante todo o ano, a sua localização dependia inteiramente de chaves físicas, em vez de fechaduras digitais.

Como explica a co-proprietária Nadia Minassian, gerir estas chaves físicas em segurança, mantendo a flexibilidade para os hóspedes, tornou-se um desafio especialmente grande fora da época alta do turismo. Manter a receção com pessoal completo durante todo o ano nem sempre era viável, e fechá-la significava limitar as reservas.

Ao mesmo tempo, os proprietários queriam uma solução que lhes permitisse gerir as chaves físicas hoje, mantendo ao mesmo tempo a possibilidade de acesso digital no futuro, sem terem de substituir o seu sistema de gestão de chaves mais tarde.

Pontos problemáticos

• Flexibilidade limitada: O encerramento da receção restringiu a capacidade de aluguer de quartos durante a época baixa.
• Sem sistema de rastreio de chaves: As chaves físicas requerem um rastreio seguro para acesso tanto de funcionários como de convidados.
• Custo operacional: Os processos manuais aumentaram a dependência da disponibilidade de pessoal.
• Escalabilidade futura: Um sistema de gestão de chaves desatualizado tornaria difícil e dispendioso mudar posteriormente para fechaduras e cartões digitais.

Solução

Motel Impérial implemented Keycafe’s SmartBox system and leveraged the Mews integration to centralize key management and automate the check-in process.

Através da integração, as reservas confirmadas no Mews desencadeiam automaticamente a criação de um código de acesso no Keycafe. O código de acesso exclusivo da reserva é então enviado ao hóspede, juntamente com os detalhes da reserva. Isto permite que os hóspedes recebam instruções claras e recuperem as suas chaves em segurança, sem necessidade de assistência na receção, garantindo que o acesso é limitado às datas corretas da estadia.

O Keycafe permite que a equipa gerencie as chaves físicas com segurança, oferecendo aos hóspedes uma opção de check-in automatizado. Para a equipa, o sistema proporciona visibilidade em tempo real da utilização das chaves e uma responsabilidade clara. Para os hóspedes, oferece uma experiência simples e intuitiva, independentemente da receção estar aberta ou fechada.

Implementação do Motel Imperial

• Check-in automatizado para hóspedes: Os hóspedes utilizam um código para recuperar as chaves em segurança, sem necessidade de assistência na receção.
• Rastreio de chaves da equipa: O acesso dos colaboradores às chaves é registado e monitorizado em tempo real.
• Integração com Mews: Ligação perfeita entre reservas e acesso com chave.

Resultado

Com o Keycafe, o Motel Impérial ganhou a flexibilidade de operar para além dos meses de época alta turística, mantendo a segurança e o controlo. Os check-ins automatizados reduziram a necessidade de funcionários constantes na receção, e tanto os hóspedes como os funcionários adaptaram-se rapidamente ao sistema. "Os nossos clientes ficam sempre muito satisfeitos quando utilizam o Keycafe", disse Nadia.

A solução simplificou as operações diárias, melhorou a experiência do cliente e permitiu que a propriedade expandisse as suas operações de forma mais sustentável ao longo do ano.

O resultado

• Época Turística Prolongada: Possibilidade de continuar a alugar quartos durante períodos de fraca procura.
• Sistema fiável: Visibilidade total da utilização das chaves por parte dos funcionários e hóspedes.
• Eficiência Operacional: Necessidades de pessoal reduzidas sem sacrificar o serviço.
• Satisfação dos hóspedes: Experiência de check-in simples e intuitiva, consistentemente bem recebida.