Desafio

A Engel & Völkers é uma empresa imobiliária global com presença em mais de 30 países, que oferece serviços imobiliários de alto padrão. No seu escritório em Madrid, o objetivo era otimizar os processos internos de gestão das chaves dos imóveis utilizadas pela sua equipa de consultores imobiliários. O objetivo era claro: automatizar a entrega das chaves e aumentar a eficiência das operações diárias sem depender exclusivamente de processos manuais.

Anteriormente, toda a gestão de chaves era feita manualmente pelo pessoal da receção, que rastreava e distribuía as chaves através de um sistema analógico. Isto criava estrangulamentos e sobrecarregava a equipa com tarefas administrativas. Como os agentes registavam a entrada e saída de chaves regularmente ao longo do dia, a Engel & Völkers procurava um sistema que melhorasse a responsabilidade, reduzisse os erros humanos e otimizasse a coordenação interna.

Juan San Martin Rico, técnico de TI no escritório de Madrid, explicou o problema: "Queríamos uma forma de automatizar este processo para agilizar as coisas, sem que isso causasse incómodo à nossa equipa de assistência ou a qualquer outra pessoa."

Pontos problemáticos

• Carga de trabalho manual da equipa: Os funcionários da receção eram os únicos responsáveis pela gestão e acompanhamento das transferências de chaves.
• Tempos de resposta lentos: A espera pela entrega ou receção das chaves por parte da equipa causou atrasos para os consultores.
• Visibilidade limitada: Dificuldade em monitorizar as transferências de chaves e em garantir o retorno e a recuperação consistentes.
• Risco de erro: O manuseamento manual aumentou a hipótese de chaves perdidas ou extraviadas.

Solução

Para melhorar a eficiência e a responsabilidade, a Engel & Völkers Madrid implementou o sistema de gestão de chaves Keycafe SmartBox no seu escritório. O objetivo era dar aos agentes um acesso direto e seguro às chaves, mantendo, ao mesmo tempo, um total controlo administrativo.

Com o Keycafe, os agentes podem agora levantar e devolver chaves utilizando códigos de acesso pessoais ou crachás de utilizador, sem terem de envolver a equipa da receção. Cada ação é registada em tempo real, permitindo à equipa de gestão monitorizar a utilização e otimizar os fluxos de trabalho. A funcionalidade de captura de vídeo do SmartBox acrescenta uma camada extra de responsabilidade, fornecendo uma confirmação visual de cada interação com a chave.

Implementação da Engel & Völkers

• Acesso independente: Os agentes utilizam códigos de acesso únicos ou crachás de identificação para recuperar e devolver as chaves sem a assistência do pessoal.
• Captura de vídeo: Cada transação é gravada pelo SmartBox para uma maior supervisão.
• Registos digitais: O acesso à chave é registado em tempo real para um melhor rastreio e relatórios.
• Manuseamento de chaves exclusivo do agente: Apenas os membros autorizados da equipa manuseiam as chaves, garantindo o total controlo interno e rastreabilidade.

Resultado

A Keycafe ajudou a Engel & Völkers Madrid a obter o controlo sobre uma parte essencial das suas operações: o acesso às propriedades. Ao eliminar os estrangulamentos do manuseamento manual de chaves, a empresa aumentou a eficiência da equipa e reduziu o risco de erros.

“Os maiores benefícios que experimentámos ao utilizar o Keycafe foram a velocidade, a gestão e o controlo”, explicou Juan San Martin Rico.

A capacidade de monitorizar a atividade e reduzir a dependência da equipa para cada transação importante libertou recursos valiosos, enquanto o registo de auditoria digital melhorou a responsabilidade interna. Os agentes têm agora acesso autónomo às chaves e podem realizar visitas aos imóveis sem atrasos logísticos.

O resultado

• Economia de tempo: A recolha e devolução mais rápidas das chaves reduzem as interrupções diárias.
• Menos erros: A automatização eliminou o rastreio manual, minimizando os erros.
• Coordenação da equipa: Registos de utilização claros melhoram o planeamento e a visibilidade.
• Responsabilidade: Os vídeos e registos digitais criam confiança e transparência.