Desafio

A Morgan Sindall Construction, uma empresa de construção sediada no Reino Unido com uma vasta rede de escritórios locais, enfrentou um desafio significativo na gestão de chaves para um dos seus novos projetos de construção residencial em Londres. Tradicionalmente, eles encarregavam um funcionário dedicado no local para supervisionar o gerenciamento de chaves em grandes projetos como esse, que envolviam a entrada e saída manual de chaves. Este processo não era apenas dispendioso, mas também demorado e carecia de um registo consistente de acesso às chaves, especialmente quando ocorriam danos em unidades de apartamentos ou equipamentos.

Pontos de dor

• Processo de entrada/saída de chave manual caro e demorado
• Dificuldade em restringir o acesso a áreas sensíveis do site
• Nenhum registro confiável e consistente de acessos importantes
• Muitas vezes nenhuma parte responsável pelos danos

Solução

Ao descobrir o Keycafe, a Morgan Sindall Construction viu uma oportunidade de modernizar e automatizar seu processo de gerenciamento de chaves. O Keycafe foi a escolha certa em comparação com outras opções do mercado. O gerente local do projeto, Rob Harrison, explicou: “Tínhamos duas outras soluções citadas que eram consideravelmente mais caras e menos fáceis de usar”.

O sistema da Keycafe permite restringir o acesso a diferentes apartamentos e outras áreas, mantendo um registo de quem acedeu a qual local e quando. Os subcontratados têm acesso a grupos específicos de chaves, enquanto os membros da equipe Morgan Sindall têm acesso a todas as chaves. Este sistema eliminou a necessidade de uma pessoa física assinar e retirar as chaves, proporcionando flexibilidade para os subcontratados obterem as chaves conforme sua conveniência.

Resultado

A implementação do Keycafe trouxe benefícios imediatos e tangíveis. Os gerentes locais experimentaram uma redução drástica no tempo gasto na entrega de chaves aos subcontratados pela manhã. O sistema também melhorou a responsabilização, levando a menos ocorrências de danos nos apartamentos. Um benefício inesperado foi a preferência dos subcontratados pelo sistema automatizado, pois lhes permitiu acessar as chaves sem esperar a chegada de um funcionário designado. No geral, a equipe da Morgan Sindall considerou o Keycafe uma grande melhoria em suas operações diárias.

O resultado

• Economia de custos: redução estimada nos custos de pessoal de £3.000 por mês
• Economia de tempo: os gerentes das instalações não precisam mais estar presentes nas entregas de chaves
• Flexibilidade para subcontratados que agora podem autogerenciar coletas e entregas de chaves
• Maior responsabilidade: todos os acessos importantes são registrados, para que qualquer dano possa ser rastreado até a parte responsável