Desafio

A restauração de Paul Davis fornece serviços para limpar e reparar estruturas residenciais, comerciais e institucionais que foram danificadas por água, fogo, mofo, tempestade ou outros desastres. Não surpreendentemente, é um momento emocionante para os proprietários de propriedades que sofreram sérios danos, e os funcionários da Paul Davis se orgulham de ajudar os proprietários a se recuperarem de sérias perturbações em suas vidas. Ser capaz de fornecer esforços de recuperação oportunos e bem organizados faz parte do trabalho.

A empresa conta com sua frota de veículos para transportar equipamentos especializados e especialistas em limpeza para os locais de trabalho. Infelizmente, as chaves dos veículos estavam se perdendo. Isso não apenas afetou a capacidade da empresa de responder com eficiência às chamadas devido a veículos inutilizáveis, mas também custou dinheiro à empresa toda vez que uma chave precisava ser substituída.

“Precisávamos de uma maneira de rastrear quem foi a última pessoa com a chave atribuída e quando ela foi utilizada pela última vez”, diz Calvin Hamilton, vice-presidente de operações da empresa.

Solução

Depois de conhecer o Keycafe, Hamilton percebeu que a tecnologia poderia ser exatamente o que a empresa precisava e decidiu experimentá-la. A empresa instalou um SmartBox e usou os recursos personalizáveis do Keycafe para criar um sistema adaptado precisamente às suas necessidades.

Cada membro da equipe recebe um PIN exclusivo que fornece acesso apenas a veículos específicos determinados por seu gerente. Todas as manhãs, os motoristas inserem seu PIN no SmartBox e selecionam a chave do veículo de que precisam para o dia e, à noite, quando o turno termina, o chaveiro anexado a cada chave é digitalizado e verificado de volta no SmartBox. As chaves sobressalentes também são armazenadas na SmartBox em caso de falta de chaves.

Para facilitar a administração, o Paul Davis Restoration utiliza o recurso Grupos do Keycafe, que permite a organização de chaves em grupos como turnos ou departamentos para permissões rápidas.

Resultado

Segundo Hamilton, os resultados da implantação do sistema Keycafe foram imediatos. Agora, sem como contestar a responsabilidade, as chaves podem ser rastreadas e encontradas sem problemas. Usando os registros de acesso para cada chave e funcionário, a gerência pode ver exatamente quando uma chave foi usada e por qual funcionário.

Desde a introdução do Keycafe, o custo de substituição de chaves caiu para quase zero. Os veículos da empresa não ficam mais parados e a frustração com chaves perdidas é coisa do passado.