Desafio

Para a empresa de instalação solar Dynamic SLR, manter sua frota de veículos de serviço funcionando para 200 funcionários em 3 escritórios no Texas é uma grande prioridade. Eles dependiam de um sistema de painel perfurado para gerenciamento de chaves de veículos, que carecia de responsabilidade e segurança. Os funcionários compartilhavam as chaves entre vários motoristas e frequentemente esqueciam de devolvê-las ou as perdiam, resultando em interrupções frequentes de serviço, chamadas de solução de problemas de manhã cedo e custos desnecessários para substituir chaveiros de veículos perdidos.

A falta de um sistema confiável tornou difícil rastrear quem tinha uma chave, quando ela foi pega e se ela foi devolvida. Isso não só levou à frustração entre os funcionários, mas também atrasou os cronogramas do projeto e representou riscos de segurança para sua frota de veículos.

Pontos de dor

• Chaves perdidas sem responsabilização: Os funcionários frequentemente se esqueciam de devolver as chaves ou as perdiam no final do turno, o que gerava atrasos e ineficiências.
• Gerenciamento demorado: O rastreamento manual de chaves exigia supervisão constante, desperdiçando tempo e recursos valiosos - e as chaves ainda desapareciam.
• Riscos de segurança dispendiosos: Chaves perdidas exigiram substituições, resultando em despesas desnecessárias e potenciais vulnerabilidades de segurança.

Solução

A Dynamic SLR encontrou o sistema de gerenciamento de chaves de veículos da Keycafe após uma sugestão da gerência sênior para melhorar seus processos de manuseio de chaves. A capacidade do sistema de armazenar chaves e fornecer acesso controlado por meio de códigos PIN exclusivos foi um grande ponto de venda para a empresa, bem como a capacidade de rastrear chaves e gerenciar permissões remotamente para 3 locais regionais em todo o estado.

Os funcionários agora começam o dia recuperando as chaves do veículo atribuídas a eles no SmartBox instalado no depósito e as devolvem da mesma forma no final do turno. Os gerentes recebem notificações para cada interação no SmartBox, e um log de acesso em tempo real pode ser visualizado no aplicativo Keycafe para verificar quem pegou uma chave específica. Graças à interface intuitiva do sistema, os novos funcionários conseguem entender como ele funciona em 2 minutos.

Implementação de SLRs dinâmicos

• Acesso baseado em função: Os funcionários usam códigos PIN exclusivos para recuperar e devolver chaves, tendo acesso somente às chaves para as quais receberam permissão explícita.
• Rastreamento em tempo real: O SmartBox e o aplicativo rastreiam todos os acessos principais, garantindo visibilidade histórica e em tempo real de quem tem qual chave.
• Gerenciamento centralizado: Os gerentes usam os aplicativos móveis e de desktop do Keycafe para monitorar chaves em vários locais, enquanto a equipe do depósito e os motoristas simplesmente usam códigos PIN para acessar as chaves.

Resultado

Desde a transição de seu gerenciamento de chaves para o Keycafe, a Dynamic SLR viu melhorias notáveis tanto na responsabilização do motorista quanto na transparência do uso das chaves para os gerentes. "Um indicador claro foi quando houve uma queda perceptível em chaves perdidas ou não devolvidas", disse o coordenador de ativos Zach Lewis. Os funcionários agora estão confiantes de que as chaves de que precisam para um projeto estão disponíveis no SmartBox, aumentando sua produtividade e garantindo que os clientes não fiquem esperando por uma entrega ou instalação.

A Keycafe deu à Dynamic SLR mais controle sobre o tempo de atividade de sua frota e reduziu seus custos indiretos. O sistema não apenas abordou seus desafios iniciais, mas também forneceu benefícios inesperados, como maior confiança da equipe e uma experiência de usuário surpreendentemente simples.

O resultado

• Responsabilidade aprimorada: Redução de incidentes de chaves perdidas ou extraviadas, garantindo que os funcionários sempre tenham acesso às chaves necessárias.
• Clareza no inventário de chaves: Os gerentes agora podem determinar exatamente onde uma chave está em segundos, se ela está no SmartBox ou foi retirada para um projeto.
• Economia de custos: Redução de despesas com substituições de chaves e aumento do ROI ao minimizar atrasos no projeto.