Desafio

Da montagem de lojas pop-up ao fornecimento de armazenamento, da construção de exposições à criação de banners personalizados, a E-Demonstrations se orgulha de sua capacidade de responder a qualquer demanda relacionada a eventos, não importa o quão de última hora. Localizada em Antuérpia, na Bélgica, a E-Demonstrations oferece praticamente tudo o que uma organização pode desejar ao realizar um evento, fornecendo tudo, desde cenários a comida e aplicativos de eventos personalizados.

Carros e caminhões desempenham um papel importante nos serviços da empresa, que incluem veículos de eventos regulares, veículos de “marca branca” que podem ser de marca personalizada, reboques e muito mais. Ao todo, a empresa possui uma frota de mais de 90 veículos. Além disso, a empresa foi recentemente contratada pela cidade de Antuérpia para construir moradias de emergência para refugiados ucranianos.

O gerente geral Yo Engelen descreve: “Ter que ligar para dez ou mais colegas para descobrir quem tem as chaves de um veículo específico, perder as chaves, não ter uma ideia clara de quem pegou quais chaves e quando…”quando as chaves se extraviaram.

Claramente, uma solução era necessária.

Solução

E-Demonstrações investiu no sistema Keycafe SmartBox. “Não consideramos nenhuma outra opção”, diz Engelen. “Gostamos da facilidade de uso [do Keycafe] e da resposta muito rápida às nossas perguntas.”

A empresa implementou um fluxo de trabalho personalizado que funciona perfeitamente para eles: “Nosso administrador cria um perfil de usuário para cada membro da equipe e também realiza o gerenciamento diário das chaves. Se um novo veículo for atribuído à nossa frota, ela também etiquetará as chaves e as adicionará ao sistema Keycafe.”

Cada membro da equipe usa o aplicativo móvel Keycafe para acessar as chaves para as quais recebeu permissão. Cada vez que eles pegam ou entregam uma chave, seu ID, bem como a hora e o local do acesso à chave, são registrados, fornecendo ao gerenciamento uma trilha de acesso à chave em caso de perda da chave. O administrador pode gerenciar as permissões da equipe a qualquer momento e de qualquer lugar usando o aplicativo Keycafe.

Resultado

A clareza sobre as permissões de acesso e a capacidade de rastrear quem usou quais chaves economizou muito tempo e frustração do E-Demonstrations. “Antes, tínhamos que entrar em contato com vários funcionários para saber quem não havia devolvido a chave”, conta Engelen. “Agora, quando uma chave não foi devolvida, podemos facilmente descobrir quem a pegou emprestada por último.”

Engelen também elogia a simplicidade do sistema e acrescenta que menos chaves perdidas significam que a empresa está economizando dinheiro, não precisando mais fazer novas chaves. Com as chaves organizadas e contabilizadas, o E-Demonstrations tem mais facilidade em responder às necessidades de seus clientes.