Desafio

A Kashiwabara Corporation opera um centro de formação interno em Yamaguchi, onde os estagiários realizam trabalhos de reparação em maquetes à escala real de edifícios. O centro de formação opera sem funcionários no local, colocando a responsabilidade do acesso às portas — tanto o trancamento como o destrancamento — inteiramente sobre os seus utilizadores.

Antes de utilizar o Keycafe, cada sala estava equipada com um sistema de acesso baseado em QR Code, mas era propenso a problemas técnicos frequentes. Os códigos falhavam frequentemente a leitura correta, as portas não destrancavam e os mecanismos de fecho eletrónico não eram fiáveis. Como todos os pontos de acesso nas instalações dependiam deste sistema instável, os utilizadores por vezes saíam sem trancar as portas corretamente, criando riscos significativos para a segurança. Era evidente a necessidade de uma solução mais fiável e intuitiva.

Pontos de dor

• Sistema de acesso não fiável: Falhas frequentes no sistema baseado em código QR impediam os utilizadores de desbloquear ou trancar portas de forma fiável.
• Frustração do utilizador: Como instalação auto-gerida, cada problema de acesso gerava frustração nos utilizadores, sem solução imediata.
• Aumento da carga administrativa: A intervenção demorada dos administradores remotos reduziu a eficiência operacional global.
• Riscos de segurança: A incapacidade de trancar as portas corretamente devido a erros do sistema resultou em instalações desprotegidas após a sua utilização.

Solução

Para resolver os problemas recorrentes com o acesso às portas, a equipa de gestão de Kashiwabara começou a avaliar soluções alternativas sob dois critérios principais: permitir a entrega de chaves sem supervisão e permitir a gestão remota das instalações. Embora tenham sido inicialmente consideradas fechaduras inteligentes, estas acabaram por ser descartadas devido à necessidade de substituir todas as portas existentes, o que não era viável em termos de custo e prazo.

O Keycafe foi selecionado como a solução ideal devido à sua simplicidade e rapidez de implementação. Desde o pedido até à instalação e prontidão operacional, todo o processo foi concluído num curto prazo — tornando-se uma escolha eficiente e prática para as necessidades específicas da instalação.

Implementação da Kashiwabara Corporation

• Códigos de acesso do utilizador: Os colaboradores recebem um código de acesso com antecedência para recuperar as chaves, permitindo a entrega das chaves fora do horário de expediente.
• Gestão em tempo real: Quando a equipa tem dúvidas, os administradores podem verificar remotamente os registos de acesso em tempo real, com a opção de rever o histórico através da aplicação móvel para maior tranquilidade.
• Controlo remoto do SmartBox: A capacidade de operar o SmartBox remotamente proporciona uma vantagem fundamental na gestão de uma instalação não tripulada.

Resultado

O maior benefício da implementação do Keycafe foi eliminar o problema das portas que não podiam ser trancadas ou destrancadas dentro das instalações. Nos raros casos em que as portas eram deixadas destrancadas, é agora fácil verificar o histórico de utilização das chaves e o estado no painel de gestão.

Após a implementação, Rin Odawara partilhou o seu feedback: "Estamos confiantes de que escolher o Keycafe foi a decisão certa. Os utilizadores podem operar o sistema intuitivamente, e os administradores consideram eficiente gerir remotamente com notificações em tempo real e verificações de registos, tanto pela aplicação para desktop como pela aplicação móvel."

O resultado

• Acabaram-se as portas destrancadas: Os utilizadores podem tirar chaves físicas do SmartBox para destrancar e trancar portas, resolvendo o principal problema das portas que não abrem ou fecham corretamente.
• Tempo poupado: Tanto os utilizadores como a gestão ficam livres de stress desnecessário e de demoradas soluções de problemas.
• Segurança melhorada: Com o painel de gestão do Keycafe, a equipa pode acompanhar quem utilizou cada chave e quando, garantindo uma segurança de alto nível para o centro de treino.