Desafio

A Shelter Garage, localizada em Madrid, é especializada no cuidado e conservação de automóveis clássicos e desportivos. Originalmente criada como uma garagem para armazenamento de veículos, a empresa expandiu os seus serviços, incluindo o detalhe, restauro, wrapping, polimento, compra e venda de veículos e preparações especiais. Com quatro agências e uma procura crescente, o processo de entrega das chaves estava a tornar-se um estrangulamento.

Antes de implementar o Keycafe, a equipa da Shelter dependia de métodos manuais e improvisados para gerir as chaves dos veículos. As chaves eram escondidas ou trocadas pessoalmente, o que era demorado e aumentava o risco de extravio ou falhas de comunicação. A empresa necessitava de uma solução que permitisse a escalabilidade, melhorasse a segurança e eliminasse as ineficiências associadas à troca física de chaves.

Pontos problemáticos

• Falta de visibilidade: Não há forma de rastrear quando ou por quem as chaves foram acedidas.
• Consumo de tempo: A coordenação manual atrasou o acesso do veículo aos clientes e aos colaboradores.
• Preocupações de segurança: Ocultar ou trocar as chaves informalmente levava a riscos e incertezas.
• Atrasos no atendimento ao cliente: Os colaboradores tiveram de esperar pelos clientes ou vice-versa, criando atrito e perda de tempo.

Solução

Para resolver estes desafios, a Shelter Garage implementou o sistema SmartBox da Keycafe em todas as suas instalações. A plataforma digital de gestão de chaves ofereceu um controlo centralizado, permitindo à equipa atribuir, acompanhar e gerir a entrega de chaves tanto para os colaboradores como para os clientes.

O processo de integração foi simples: os clientes criam uma conta no Keycafe, recebem um tutorial sobre o sistema e podem aceder às chaves dos seus veículos a qualquer momento. A nível interno, a equipa da Shelter Garage utiliza o Keycafe como um centro logístico essencial. Cada colaborador sabe onde levantar ou devolver as chaves sem ter de envolver outro membro da equipa. O processo claro reduz as interrupções e facilita a execução eficiente das operações diárias.

Implementação da Shelter Garage

• Fácil adoção pelo cliente: Os novos clientes são guiados pela configuração uma única vez e sentem-se imediatamente confortáveis a utilizar o sistema por conta própria.
• Acesso de self-service: Os clientes podem deixar e levantar chaves sem necessidade de coordenação presencial.
• Central de Chaves: Os colaboradores utilizam o sistema SmartBox para aceder em segurança às chaves dos veículos para serviços.
• Permissões Controladas: Os clientes apenas têm acesso aos seus veículos, enquanto os colaboradores têm um acesso mais flexível com base na sua função.

Resultado

O Keycafe tornou-se rapidamente uma ferramenta essencial para as operações diárias da Shelter Garage. Ao automatizar e digitalizar a entrega de chaves, a equipa eliminou as ineficiências do sistema manual e obteve controlo total sobre cada interação que envolvesse chaves de clientes ou colaboradores. De acordo com Guillermo Encina, COO da Shelter Garage, conseguiram uma redução de 85% nos custos operacionais associados à gestão de chaves.

O novo sistema deu à Shelter Garage a confiança necessária para expandir os seus serviços sem aumentar a carga de trabalho administrativa. Tanto os clientes como a equipa adotaram a tecnologia com facilidade, e o próprio sistema tornou-se um diferencial. Iván Fiestas observou que os clientes apreciaram a praticidade do sistema e que este se tornou “um motivo claro para escolherem a nossa oficina”.

A equipa continuou a expandir-se com a Keycafe como parceiro, implementando os modelos mais recentes do SmartBox e adaptando a tecnologia em diferentes locais.

O resultado

• Controlo Operacional: Visibilidade total de quem acedeu às chaves e quando, ajudando a resolver rapidamente os problemas e a evitar extravios.
• Escalabilidade: A equipa pode agora atender mais clientes sem coordenação adicional ou tarefas manuais demoradas.
• Experiência do cliente melhorada: Os clientes desfrutam da independência e conveniência do acesso de self-service.
• Autonomia da equipa: Os colaboradores já não dependem uns dos outros para localizar ou aceder às chaves, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.
• Diferenciação da marca: O Keycafe faz agora parte da proposta de valor ao integrar novos clientes.