Desafio

A Hôtes en Nord, empresa de serviços de concierge que gere propriedades Airbnb em Lille, utilizava métodos tradicionais de entrega de chaves para a chegada dos hóspedes. Antes de implementar o Keycafe, a equipa dependia de cofres mecânicos ou da troca presencial de chaves. Embora estes métodos fossem eficazes, exigiam muita mão-de-obra e limitavam a flexibilidade dos horários de check-in para os hóspedes.

Muitas vezes, os colaboradores tinham de se deslocar às propriedades em horários agendados apenas para entregar as chaves, o que causava atrasos e stress tanto para os membros da equipa como para os viajantes, especialmente quando os horários de chegada eram alterados. Estas tarefas manuais consumiam tempo e recursos, criavam o risco de compromissos perdidos e dificultavam a expansão das operações.

A crescente procura de check-in automático por parte dos viajantes veio alargar ainda mais a necessidade de um sistema de controlo de chaves mais ágil, automatizado e fiável.

Pontos problemáticos

• Tempo do pessoal e custos de deslocação: O pessoal teve de entregar pessoalmente as chaves aos hóspedes, desperdiçando tempo e aumentando as despesas com a mão-de-obra.
• Stress da experiência do hóspede: Os viajantes enfrentaram atrasos e janelas de check-in limitadas, o que impactou negativamente a satisfação.
• Erros manuais e horário limitado: Erros humanos na partilha de códigos de cofres e horários de acesso restritos criaram riscos operacionais e problemas de serviço ao cliente.

Solução

A Hôtes en Nord descobriu o Keycafe através da rede de co-anfitriões do Airbnb e rapidamente o identificou como a solução ideal para as suas necessidades. Ao contrário de outros sistemas que tinham experimentado no passado, o Keycafe oferecia um maior grau de automatização e integração direta com plataformas como o Airbnb.

Utilizando dois armários eletrónicos para chaves (SmartBoxes) estrategicamente posicionados em diferentes bairros de Lille, a Hôtes en Nord criou uma experiência de check-in prática e flexível. Quando as equipas de limpeza terminam a preparação de um imóvel, depositam as chaves no SmartBox. Os hóspedes recebem depois um código gerado automaticamente e com prazo de validade por mensagem de texto assim que a reserva no Airbnb é confirmada, permitindo-lhes levantar as chaves quando lhes for mais conveniente.

A integração do Keycafe com o Airbnb tem sido fundamental para esta transformação, gerando códigos de acesso seguros e exclusivos ligados aos horários de reserva, eliminando a intervenção manual e melhorando a segurança.

Implementação da Hôtes en Nord

• Levantamento de chaves por self-service: Os hóspedes recebem códigos automatizados para levantar as chaves 24 horas por dia, 7 dias por semana, em armários de chaves, oferecendo flexibilidade e reduzindo a necessidade de agendamento.
• Fluxo de trabalho da equipa de limpeza: Os funcionários devolvem as chaves à SmartBox após a limpeza, mantendo a disponibilidade de chaves para o próximo hóspede.
• Integração com o Airbnb: Permitiu uma configuração e automatização fáceis sem a necessidade de um rececionista dedicado.

Resultado

O impacto do Keycafe foi imediato, uma vez que a equipa da Hôtes en Nord rapidamente se apercebeu dos benefícios da automatização da entrega de chaves. Hoje, 96% do seu portefólio de 50 imóveis opera com check-in automático, reduzindo significativamente a necessidade de deslocação e coordenação da equipa. Apenas duas propriedades ainda exigem check-ins presenciais ocasionais, para os quais o Keycafe continua disponível como alternativa.

O sistema não só melhorou a eficiência operacional, como também contribuiu para melhores avaliações dos hóspedes, oferecendo horários de chegada flexíveis. Acima de tudo, o CEO Charles Versaille valoriza a tranquilidade que o Keycafé proporciona: “A maior vantagem para nós ao utilizar o Keycafé é a tranquilidade, pois permite-nos automatizar processos, o que significa que perdemos muito menos tempo com tarefas manuais, como criar e enviar códigos, etc. Elimina erros, pelo que deixa de haver stress operacional ou problemas no local ao utilizar esta solução.”

O resultado

• Adoção de check-in automático de 96%: 48 em 50 propriedades utilizam agora o Keycafe para acesso autónomo de hóspedes, eliminando a necessidade de entregas presenciais.
• Economia de custos e de tempo: Os colaboradores já não precisam de se deslocar para trocas importantes, poupando horas de trabalho por semana e reduzindo o stress.
• Novas Oportunidades de Negócio: Inspirada pelo sucesso da Keycafe, a empresa planeia oferecer o aluguer do SmartBox a empresas locais que necessitem de entrega segura de chaves.