Desafio

A SERVPRO Campbell é uma empreiteira líder em restauração que auxilia residências e empresas a se recuperarem de danos causados por água, fogo, mofo e outros. Com uma frota de 25 veículos e cerca de 30 funcionários, garantir que as chaves estejam sempre seguras e fáceis de encontrar é fundamental. Antes do Keycafe, as chaves eram guardadas em uma caixa aberta, onde qualquer pessoa podia pegá-las. Isso resultava em chaves perdidas, atrasos no início dos trabalhos e custos extras com substituições.

A gerente do escritório, Connie Doran, compartilhou: “Não tínhamos como rastrear quem pegou as chaves ou quem as viu pela última vez — foi um desastre.”

Pontos de dor

• Chaves perdidas e extraviadas: Perdas frequentes causavam confusão e atrasos.
• Tempo perdido: Os funcionários gastavam muito tempo todos os dias procurando chaves.
• Custos desnecessários: Substituir chaves e trocar chaves de veículos regularmente se tornou caro.

Solução

A SERVPRO encontrou o Keycafe enquanto procurava uma solução de gerenciamento de chaves segura e fácil de usar. A capacidade de armazenar chaves com segurança, fornecer códigos de acesso individuais aos funcionários e rastrear o uso de qualquer lugar se destacou imediatamente.

Agora, os funcionários começam o dia usando códigos pessoais para retirar chaves de veículos, cartões de combustível e chaves das instalações do Keycafe SmartBox e devolvê-los ao final do turno. Connie explicou: "As equipes chegam e sabem exatamente onde as chaves estão para começar o dia." Os gerentes recebem notificações a cada interação com as chaves e podem usar o aplicativo Keycafe para verificar quem acessou qual chave e quando. O recurso de agendamento único também tem sido valioso, permitindo que os contratados acessem as chaves sem a necessidade de um gerente no local. "Também posso fazer isso remotamente pelo meu celular", acrescentou Connie.

Implementação da SERVPRO

• Rotina diária: Os funcionários usam códigos PIN para pegar e devolver as chaves.
• Grupos de permissão: Os níveis de acesso são atribuídos com base nas funções dos funcionários.
• Acesso de emergência: O sistema suporta acesso 24 horas para trabalhos urgentes.
• Acesso remoto para contratantes: O acesso temporário é facilmente concedido para fornecedores.
• Configuração rápida: O design do sistema tornou o treinamento simples e rápido.

Resultado

Desde que migrou para o Keycafe, a SERVPRO viu melhorias significativas. Chaves perdidas não são mais um problema, e as equipes podem começar seus turnos pontualmente, sem atrasos desnecessários. No raro caso de uma chave se perder, a gerência pode consultar o histórico de uso da chave e localizar rapidamente o funcionário responsável. Connie observou: "O maior benefício financeiro com o Keycafe é que ele reduziu o custo das equipes com a busca por chaves."

Os gerentes agora têm visibilidade completa do uso das chaves, permitindo que acompanhem as operações e tomem decisões mais rápidas, mesmo em campo, graças aos recursos remotos do aplicativo Keycafe. Em última análise, o sistema Keycafe facilitou o gerenciamento de chaves de veículos e instalações para a SERVPRO, resultando em uma redução significativa nos custos relacionados à substituição de chaves e serviços de chaveiro.

O resultado

• Melhor responsabilização: Chaves perdidas não são mais um problema regular, pois os funcionários sabem que o uso das chaves é rastreado.
• Eficiência de tempo: Os funcionários podem sair rapidamente todos os dias sem esperar a devolução da chave.
• Redução de custos: Menores despesas com substituição e troca de chaves.
• Flexibilidade operacional: Os gerentes podem gerenciar o acesso remotamente para fornecedores e funcionários.