Desafio

O Departamento de Polícia de Champlin, responsável por manter a segurança pública do subúrbio de Minneapolis, com 25.000 moradores, enfrentou repetidas dores de cabeça com seu sistema de gerenciamento de chaves existente. O departamento tem uma frota de mais de 20 carros de polícia e precisava rastrear o acesso às chaves e chaveiros. Sua configuração consistia em algumas caixas pequenas montadas em uma parede, o que rapidamente se mostrou inadequado. Os compartimentos eram muito pequenos para acomodar todas as suas chaves, particularmente os chaveiros maiores, e não tinham nenhum gerenciamento on-line sofisticado ou recursos de rastreamento.

Sem um sistema eficaz, o departamento perdia chaves regularmente, o que resultava em substituições caras — alguns chaveiros custavam até US$ 500 cada. A falta de um sistema de rastreamento em tempo real significava que os policiais não conseguiam determinar facilmente quem usou uma chave pela última vez, levando à confusão, perda de tempo e ao jogo da culpa. Além disso, o sistema anterior começou a falhar estruturalmente, levando o departamento a buscar uma solução mais durável e confiável.

Pontos de dor

• Substituições caras de chaves: A perda frequente de chaves de viaturas resultava em substituições caras, aumentando os custos operacionais e as preocupações com a segurança.
• Sistema inadequado: A solução existente não era grande o suficiente para armazenar todas as chaves adequadamente e não tinha recursos essenciais de gerenciamento on-line.
• Falta de responsabilização: Sem rastreamento em tempo real, era difícil determinar quem usou uma chave pela última vez, o que levava à ineficiência e a potenciais riscos de segurança.

Solução

Após avaliar diversas alternativas, a liderança do departamento escolheu o Keycafe devido ao seu avançado sistema de gerenciamento baseado em nuvem, facilidade de uso e design atraente. O tenente Matt Smith disse: “Observamos diversas soluções semelhantes. O Keycafe se destacou por suas robustas opções de gerenciamento on-line/em nuvem, o design e o tamanho das caixas de chaves e os muitos recursos que o acompanhavam de uma perspectiva de software. O sistema Keycafe era bem mais atraente do que a maioria das outras opções semelhantes também. Sabíamos que montaríamos a solução em nossa sala de chamada e queríamos que ela tivesse uma aparência elegante e profissional, não como uma enorme caixa de metal industrial pendurada na parede.”

Com o Keycafe, o departamento gerencia toda a sua frota de chaves para veículos e escritórios com um sistema centralizado, baseado em nuvem, acessível de qualquer dispositivo conectado à internet. Eles conseguem rastrear o uso das chaves em tempo real, atribuir chaves específicas a oficiais específicos e configurar notificações para quando as chaves não forem devolvidas no prazo. A durabilidade do hardware do Keycafe também garantiu que o sistema seria um investimento de longo prazo para o departamento.

Implementação do Departamento de Polícia de Champlin

• Fluxo de trabalho simples: Os agentes fazem login com um chaveiro ou PIN, selecionam a chave desejada em uma interface de tela sensível ao toque e o sistema registra automaticamente a transação.
• Controle de acesso granular: A equipe de supervisão tem acesso separado a chaves específicas, como aquelas para escritórios trancados, permitindo maior flexibilidade e segurança.
• Recursos de gerenciamento remoto: Os administradores podem gerenciar chaves e acesso remotamente, fornecendo resoluções rápidas em caso de PINs esquecidos ou outros problemas de acesso.

Resultado

Desde a instalação do Keycafe, o Departamento de Polícia de Champlin não perdeu uma única chave, eliminando os altos custos associados às substituições. A capacidade de rastrear chaves remotamente em tempo real melhorou a responsabilização entre os policiais e economizou inúmeras horas para o Tenente Smith, que antes tinha que perseguir chaves perdidas sem pistas.

O departamento também percebeu benefícios inesperados, como a capacidade de atribuir chaves a vários usuários sem precisar duplicar chaves físicas, reduzindo ainda mais os custos e aumentando a eficiência operacional. Além disso, a interface amigável do sistema Keycafe e o software de backend robusto economizaram tempo para os gerentes de frotas ao simplificar as tarefas administrativas de gerenciamento de chaves.

“Não há dúvidas de que tomamos a decisão certa quando escolhemos a Keycafe para gerenciar nossas chaves”, diz Smith.

O resultado

• Zero Chaves Perdidas: O departamento não perdeu nenhuma chave desde que implementou o Keycafe, economizando milhares de dólares em custos de substituição e tempo.
• Responsabilidade aprimorada: O rastreamento e as notificações em tempo real garantem que os agentes devolvam as chaves prontamente, mantendo um alto nível de responsabilidade.
• Eficiência operacional: Os recursos de gerenciamento remoto e a facilidade de uso economizaram um tempo administrativo significativo, permitindo que a equipe se concentrasse em manter a comunidade segura.