Desafio
Como uma das maiores empresas de administração de hotéis do país, a Concord Hospitality estava mais do que familiarizada com as deficiências dos métodos tradicionais de gerenciamento de chaves para chaves de funcionários. Suas propriedades dependiam de sistemas incômodos como planilhas, registros em papel e caixas de chaves grandes e desprotegidas. Esses processos levavam a ineficiências, incluindo a incapacidade de rastrear permissões e dificuldades em responsabilizar os funcionários por chaves perdidas.
Sem um sistema confiável, a segurança sempre foi uma preocupação na mente da gerência. Chaves mestras perdidas ou extraviadas poderiam colocar em risco a segurança dos hóspedes e a integridade da propriedade, enquanto a falta de rastreamento em tempo real dificultava a transparência operacional. A empresa precisava de uma solução escalável para gerenciar o alto volume de chaves em suas propriedades expansivas.
Pontos de dor
- Sem segurança de chave: Os métodos tradicionais não ofereciam rastreamento em tempo real, levando a potenciais violações de segurança.
- Falta de responsabilidade: Sem provas ou registros do uso das chaves, a equipe não poderia ser responsabilizada de forma confiável por chaves perdidas ou uso inexplicável.
- Administração demorada: Gerenciar chaves manualmente exigia tempo e esforço significativos, com pouca vantagem.
Solução
A Concord Hospitality integrou o sistema de gerenciamento de chaves da Keycafe na inauguração de uma nova propriedade de dois hotéis em Michigan - AC Hotel by Marriott e Hyatt House Lansing - garantindo um controle de chaves simples, mas poderoso, desde o início. Os funcionários se adaptaram rapidamente ao sistema, o que exigiu treinamento mínimo — apenas alguns minutos para atribuir PINs e demonstrar operações de tela sensível ao toque.
No início de seus turnos, os funcionários registram o ponto, então vão imediatamente para o SmartBox e inserem seu PIN para pegar suas chaves atribuídas para o dia. No final de seus turnos, as chaves são devolvidas da mesma forma. Os gerentes usam o aplicativo Keycafe para monitorar todo o uso das chaves em tempo real e alterar as permissões de acesso quando necessário. Essa transformação digital melhorou a responsabilidade, a segurança e a eficiência do fluxo de trabalho.
Implementação da Concord Hospitality
- Instalação simples: Desde a desembalagem até estarem prontas para uso, as SmartBoxes foram montadas na parede e conectadas à nuvem em menos de 2 horas.
- Treinamento sem esforço: Os funcionários aprendem a usar o sistema em menos de 5 minutos, com tela sensível ao toque intuitiva e funcionalidade de PIN.
- Rastreamento remoto: Os gerentes usam o aplicativo para desktop e celular para monitorar atividades importantes em tempo real e resolver remotamente problemas como devoluções atrasadas.
“Levo 5 minutos para treinar alguém, é muito, muito simples. Isso economiza muito trabalho”
Resultado
Desde que adotou o Keycafe, a Concord Hospitality obteve melhorias significativas em segurança e eficiência operacional em mais de 20 de suas propriedades hoteleiras. O rastreamento de chaves agora é automatizado, permitindo que os gerentes auditem o uso e resolvam discrepâncias imediatamente e proativamente. O sistema economizou horas de trabalho consideráveis ao eliminar processos manuais de registro e rastreamento.
Chaves mestras, que concedem acesso a áreas críticas, agora são armazenadas no SmartBox e contabilizadas, reduzindo a probabilidade de acesso não autorizado. Os gerentes apreciam a paz de espírito que vem com notificações em tempo real e controle remoto do sistema.
Para o engenheiro-chefe Kevin Krause, o Keycafe se tornou uma ferramenta essencial em sua rotina diária: “Saber onde as chaves estão e quando elas são retiradas, para mim esse é o melhor benefício. Se você estiver usando um sistema diferente do Keycafe, você está perdendo.”
O resultado
- Segurança aprimorada: O rastreamento de chaves reduziu os riscos de acesso não autorizado, aumentando a segurança dos hóspedes e a proteção da propriedade.
- Redução de mão de obra: Horas de mão de obra economizadas pela eliminação de processos manuais de gerenciamento de chaves, traduzidas em melhor foco operacional.
- Responsabilidade aprimorada: Os associados agora são responsabilizados pelo uso das chaves, com dados em tempo real e filmagens de vídeo dando suporte às auditorias.
