Desafio

Localizado em Nara, capital do Japão no século VIII, o Ehon Hotel (“Picture Book Hotel” em japonês) traz à vida a magia de histórias imaginativas e belas ilustrações de livros ilustrados de todo o mundo. Crianças e adultos têm acesso a livros pop-up, livros de banho e livros sobre gênero e questões ambientais, muitos deles da Itália. Como raramente são discutidos em livros ilustrados locais, o Ehon Hotel espera conectar seus hóspedes ao mundo fora do Japão.

Muitos hóspedes chegam com crianças e tendem a se atrasar para horários de check-in predefinidos. Além disso, o hotel aceita apenas um conjunto de hóspedes por dia, por isso era ineficiente agendar pessoal no local apenas para o procedimento de check-in/check-out. Para que a equipe local se concentrasse nas tarefas de limpeza, o hotel queria que as operações relacionadas ao check-in fossem realizadas por uma equipe remota de back office. Anexar um smartlock na porta foi considerado, mas a opção não era viável com o tipo de porta.

Uma opção de check-in flexível era claramente necessária, então o hotel começou a procurar diferentes sistemas no mercado. Para o Ehon Hotel, estabilidade e facilidade de uso para os hóspedes foram prioridades na escolha de um sistema.

Solução

A loja on-line amigável do Keycafe, a entrega rápida e o processo de instalação fácil foram fatores decisivos em sua decisão final. No entanto, a principal razão pela qual o Ehon Hotel escolheu o Keycafe foi a possibilidade de os acessos serem emitidos e editados remotamente em tempo real, permitindo que os funcionários estejam fora do local e ainda atendam os hóspedes quando necessário.

O Ehon Hotel aproveita a integração do Keycafe com o Airbnb. Assim que uma reserva é feita, um código de acesso exclusivo é criado automaticamente e enviado ao hóspede próximo à data de check-in. Assim que o hóspede chegar ao hotel, poderá retirar a chave do quarto utilizando o código do Keycafe SmartBox.

Sempre que ocorre um cancelamento ou alteração de reserva, o software Keycafe atualiza o acesso de acordo. “Não precisamos mais nos preocupar se enviamos ou não as chaves de acesso aos hóspedes, o que é um grande alívio“, diz a Sra. Hijiya, gerente do Ehon Hotel.

Resultado

Quando o hotel foi inaugurado em dezembro de 2021, a equipe de gestão estava preocupada se seus clientes se sentiriam confortáveis com um sistema de check-in automático. Eles estudaram outros hotéis com sistemas semelhantes e testaram repetidamente sua própria operação.

“Para ser sincero, ficamos preocupados por um tempo se os hóspedes conseguiriam fazer o check-in sem problemas. Acontece que tudo funcionou muito bem. Em retrospecto, a pandemia impulsionou a digitalização dos serviços e os processos de auto check-in se tornaram comuns e aceitos. Até agora, não tivemos grandes problemas e o Keycafe se tornou o principal componente de nossa operação”, comentou a Sra. Hijiya.

“Não somos fortes com TI, por isso foi um pouco intimidador configurar o Keycafe. Felizmente, descobrimos que todas as funções necessárias estavam lá, e o Keycafe é muito intuitivo.”