Desafio

Localizado na Península de Cotentin, na Normandia, o Hôtel les Pieux é um hotel com 28 quartos que recebe um fluxo constante de viajantes durante todo o ano. Para garantir uma experiência tranquila para os hóspedes, a gestão eficiente dos cartões-chave dos quartos é essencial para as operações diárias.

Antes da implementação do Keycafe, os cartões-chave dos quartos eram deixados no balcão da receção para que os hóspedes os recolhessem através de um sistema de checklist. Embora simples, esta abordagem criava riscos operacionais.

Os hóspedes podiam, por engano, tirar o cartão-chave do quarto errado, causando confusão, atrasos e trabalho extra para a equipa de correção. As equipas da receção necessitavam de monitorizar de perto a retirada dos cartões para evitar erros, aumentando a pressão operacional durante os períodos de maior movimento.

O hotel precisava de uma solução que reduzisse os erros, mantivesse a segurança e simplificasse a distribuição diária dos cartões-chave dos quartos — sem substituir as fechaduras das portas existentes.

Pontos problemáticos

• Erros dos hóspedes: Os hóspedes podem ter levantado o cartão-chave do quarto errado no balcão.
• Falta de Controlo: Foi necessária uma monitorização manual para garantir a recolha correta do cartão-chave.
• Atrito Operacional: Foi gasto tempo da equipa a supervisionar um processo que deveria ter sido perfeito
• Flexibilidade de cópia de segurança limitada: Fornecer cartões-chave de substituição quando os hóspedes os perdiam exigia intervenção adicional

Solução

O Hôtel les Pieux implementou o sistema SmartBox da Keycafe para centralizar e automatizar a distribuição de cartões-chave dos quartos.

Todas as manhãs, o pessoal da receção utiliza a aplicação Keycafe — através do computador ou do dispositivo móvel — para atribuir cartões-chave aos hóspedes com reservas do dia, o que envia automaticamente um e-mail ou SMS com as instruções de acesso. Os hóspedes podem então utilizar o seu código PIN exclusivo para aceder à chave no Keycafe SmartBox quando chegarem ao hotel. Da mesma forma, quando os hóspedes estão prontos para fazer o check-out, podem devolver as chaves no SmartBox em segundos. A equipa monitoriza remotamente as chegadas e partidas em tempo real, recebendo notificações sempre que uma chave é levantada ou devolvida.

O sistema integra-se perfeitamente nas operações diárias e requer uma supervisão manual mínima. Além disso, a equipa pode emitir instantaneamente um cartão-chave de reserva caso o hóspede perca o original, aumentando a flexibilidade sem acrescentar complexidade.

Ao automatizar a distribuição de cartões de acesso, mantendo total visibilidade sobre o acesso, a Keycafe transformou um processo manual e sujeito a erros num fluxo de trabalho seguro e controlado.

Implementação do Hôtel les Pieux

• Integração Operacional Diária: A receção atribui e envia códigos de acesso todas as manhãs através do telemóvel ou do computador.
• Automated Room Keycard Assignment: Guests retrieve only the keycard associated with their reservation from the SmartBox
• Capacidade do cartão-chave de reserva: Os cartões-chave de substituição podem ser emitidos rapidamente, se necessário

Resultado

Com o Keycafe, o Hôtel les Pieux eliminou os erros na distribuição dos cartões-chave dos quartos e reduziu a necessidade de supervisão manual na recepção. Os hóspedes desfrutam agora de um processo de check-in mais fiável e seguro, mesmo fora do horário de expediente, enquanto o pessoal beneficia de operações simplificadas e menos tarefas corretivas.

A instalação do SmartBox da Keycafe melhorou a eficiência diária, reforçou o controlo de acessos e garantiu que a gestão dos cartões-chave dos quartos deixou de representar riscos operacionais.

O resultado

• Eficiência operacional melhorada: Redução da necessidade de monitorização manual na receção durante os check-ins.
• Maior controlo e visibilidade: A equipa mantém a supervisão da distribuição de cartões de acesso em qualquer lugar graças às notificações em tempo real na aplicação Keycafe.
• Erros de hóspedes eliminados: Os cartões-chave dos quartos são atribuídos corretamente e acedidos em segurança, sem margem para erros.
• Experiência melhorada para os hóspedes: Um processo de chegada mais tranquilo e fiável