Desafio

No negócio de acomodação, ajudar os clientes a receber suas chaves com eficiência pode realmente ajudar muito a reforçar sua experiência geral. A empresa espanhola de albergues I Dream Hostel sabia disso e queria agilizar o processo de check-in na bela cidade de Salamanca o máximo possível, com o objetivo de manter os clientes satisfeitos e gerar novos negócios com eles.

O I Dream Hostel também precisava encontrar uma maneira de economizar tempo na entrega das chaves. Esperar que os clientes cheguem para o check-in pode consumir muito tempo e, com apenas três funcionários na empresa, economizar tempo é crucial para eles.

Solução

O I Dream Hostel decidiu fazer parceria com o Keycafe para que eles pudessem automatizar o processo de check-in e permitir que seus clientes acessem as chaves quando quiserem. Isso não apenas tornou a vida muito mais fácil para os clientes, mas também liberou um tempo valioso para cada um dos três funcionários do I Dream Hostel, para que eles pudessem se concentrar em outras tarefas importantes.

Quando um hóspede faz uma reserva, a equipe cria uma chave de acesso no aplicativo Keycafe e um código PIN exclusivo é enviado ao hóspede. Quando o hóspede chega, ele insere seu código na SmartBox do lado de fora da porta do albergue, dando acesso às chaves do quarto. Quando chega a hora de o convidado sair, ele devolve a chave digitalizando o chaveiro anexado ao SmartBox e colocando-o de volta dentro. Tudo isso pode ser feito sem funcionários no local, e a gerência recebe uma notificação sempre que uma chave é retirada e colocada de volta na SmartBox.

Para o I Dream Hostel, um benefício inesperado de usar o Keycafe foi o agendamento conveniente dos faxineiros. Depois que as chaves são devolvidas à SmartBox pelos hóspedes, os faxineiros são notificados e podem pegar e devolver as chaves do quarto da mesma forma.

A alternativa que o I Dream Hostel considerou brevemente foi mudar as fechaduras de todas as portas para um sistema centralizado. Isso não era apenas muito mais caro, mas também um enorme desafio logístico que consumiria muito tempo para ser realizado. O Keycafe, por outro lado, foi capaz de ajudar na configuração, economizando tempo e dinheiro.

Resultado

Graças à automação do processo de check-in com o sistema de gerenciamento de chaves do Keycafe, os clientes do I Dream Hostel puderam desfrutar de uma estadia muito mais relaxante. Sua capacidade de pegar as chaves imediatamente e deixá-las em seu próprio tempo levou a horários de check-in e check-out mais relaxados.

Outro benefício importante de permitir que os clientes façam o check-in por conta própria é que eles finalmente puderam chegar e fazer o check-in aos domingos. Antes de usar o Keycafe, eles não podiam aceitar check-ins e check-outs aos domingos devido à falta de pessoal. Com o Keycafe SmartBox operando sete dias por semana, eles conseguiram expandir o negócio e ser mais flexíveis com suas reservas.

No nível pessoal, isso tornou a vida muito mais tranquila para os funcionários da empresa. O dono do albergue costumava passar até 16 horas por dia no albergue, mas agora pode gastar apenas 20 minutos. Ele relatou que o Keycafe “revolucionou minha forma de trabalhar. É quase um trabalho novo!”

Para uma pequena empresa como esta, qualquer tempo desnecessário gasto pode ter um impacto na vida fora do trabalho para os funcionários e isso foi erradicado substancialmente graças ao sistema de gerenciamento de chaves do Keycafe.