Desafio
Os quartos em estilo de vila da Luxe Tech Villa Ashitoku foram concebidos para oferecer a máxima privacidade, permitindo aos hóspedes entrar diretamente pelo exterior. Inicialmente, cada porta estava equipada com uma fechadura com teclado numérico, mas os recorrentes problemas de funcionamento — botões que não respondiam e erros inesperados — tornaram-se um problema grave. O clima quente e húmido da ilha, prejudicial para os aparelhos eletrónicos, foi identificado como o problema. Isto levou à condensação e a falhas frequentes na fechadura eletrónica.
Quando um novo edifício com um átrio comum foi inaugurado no verão de 2024, a equipa decidiu que estava na altura de atualizar para um sistema de chaves mais fiável. Migraram para fechaduras e chaves tradicionais para evitar o risco de falha da fechadura eletrónica e procuraram uma solução de armário interno que pudesse funcionar em conjunto com o seu sistema de self-service. A integração com a sua plataforma de reservas, HotelSmart, foi também crucial para garantir uma experiência totalmente automatizada e tranquila para os hóspedes.
Pontos de dor
- Falha frequente da fechadura eletrónica: As fechaduras com teclado sensível ao toque dos quartos apresentam frequentemente avarias devido ao calor e à humidade, impedindo os hóspedes de aceder aos seus quartos.
- Frustração dos hóspedes: Com um sistema de check-in automático anunciado, o pessoal tinha frequentemente de intervir quando as fechaduras falhavam, o que causava atrasos no check-in e sobrecarga para o pessoal.
- Integração do sistema de reservas: Era necessária uma solução fiável que sincronizasse automaticamente com o sistema de reservas existente.
Solução
Para satisfazer as suas necessidades, a Luxe Tech Villa Ashitoku adotou o sistema de gestão de chaves SmartBox da Keycafe, utilizando a integração com o HotelSmart. Esta configuração permite que os hóspedes tratem de tudo sozinhos durante toda a estadia, desde a reserva e o check-in até ao levantamento e devolução das chaves e, finalmente, ao check-out.
Os hóspedes fazem o check-in num tablet no lobby e recebem um código de acesso gerado automaticamente para levantar a chave do quarto na SmartBox. A devolução das chaves é igualmente simples: os hóspedes digitalizam o comando anexo às suas chaves na SmartBox e depositam-nas no caixote do lixo que se abre.
A equipa de limpeza recebe permissões de acesso a todas as divisões, enquanto a equipa de gestão pode monitorizar registos, verificar históricos de acesso importantes e controlar o SmartBox remotamente, conforme necessário.
Implementação do Luxe Tech Villa Ashitoku
- Verdadeira experiência de autocheck-in: Os hóspedes podem realizar cada passo de forma independente, desde a reserva até ao check-out, graças à integração completa do sistema.
- Integração do sistema de check-in: Os códigos de acesso à chave do quarto são gerados automaticamente aquando da confirmação da reserva e têm um limite de tempo para a duração da estadia.
- Gestão flexível dos colaboradores: É dada permissão de acesso contínuo à equipa de limpeza, enquanto a equipa de gestão dispõe de recursos de controlo e monitorização remotos.
Resultado
Desde a implementação do Keycafe, os problemas relacionados com as chaves e as queixas dos hóspedes diminuíram drasticamente. Sem mais falhas nas fechaduras eletrónicas, o acesso aos quartos deixou de ser uma preocupação para os hóspedes. A capacidade de monitorizar o estado da devolução das chaves em tempo real também simplificou as operações de check-out, reduzindo significativamente a carga de trabalho da equipa.
"Quando se trata de self-service, a fiabilidade e a facilidade de utilização são essenciais. Um único defeito pode arruinar a experiência do hóspede e gerar trabalho extra para a equipa. É por isso que escolhemos um sistema em que podíamos confiar plenamente", afirma o Sr. Ikeda, da equipa de gestão.
"O Keycafe tem sido exatamente isso — incrivelmente fiável, sempre a funcionar sem problemas e até equipado com energia de reserva em caso de falha de energia. Além disso, é tão intuitivo que os hóspedes podem utilizá-lo sem hesitação. Estamos realmente felizes com a nossa escolha."
O resultado
- Tranquilidade: A gerência já não se preocupa com o acesso dos hóspedes, graças ao desempenho fiável do SmartBox e aos sistemas de cópia de segurança integrados.
- Experiência descomplicada para os hóspedes: O design intuitivo e fácil de utilizar torna o check-in automático fácil e agradável para os hóspedes, mesmo aqueles que não estão muito familiarizados com a tecnologia.
- Manutenção reduzida: Menos problemas relacionados com as chaves, melhor utilização da sala e cargas de trabalho mais leves para o pessoal.
