Desafio

A Hardy Realty estava procurando um sistema de gerenciamento de chaves que fornecesse uma maneira conveniente para os clientes verificarem as chaves ao visualizar propriedades vagas. Em seu fluxo de trabalho anterior, os IDs dos clientes eram verificados e fotocopiados manualmente, e os clientes precisavam ser chamados para serem lembrados de devolver as chaves. Os detalhes foram escritos à mão e os arquivos em papel foram mantidos por apenas 30 dias. Além de ineficiente, esse sistema não era viável durante as restrições da pandemia de COVID-19. Uma solução moderna era desesperadamente necessária.

Solução

O Keycafe foi escolhido como a solução devido à capacidade de verificar IDs no sistema e ao recurso de notificação que envia alertas aos clientes, lembrando-os de devolver as chaves. A Hardy Realty conseguiu operar durante a pandemia, oferecendo acesso de chave autogerenciado para possíveis inquilinos que visualizavam propriedades vagas. Um código de acesso de chave exclusivo é enviado ao cliente, e eles são obrigados a fazer upload de uma foto de sua identidade antes de pegar as chaves no SmartBox. Após visualizar o imóvel, o cliente devolve a chave para a SmartBox, que fica pronta para o próximo cliente retirar. A gerência é notificada sempre que uma chave é retirada e entregue, juntamente com o ID do cliente.

Resultado

O departamento de atendimento ao cliente da Hardy Realty reconheceu imediatamente os resultados do trabalho com a Keycafe, já que as exibições de propriedades poderiam continuar durante a pandemia sem contato físico ou interações com clientes no escritório principal. “É rápido, fácil e conveniente”, comentou o Assistente de Atendimento ao Cliente. Na verdade, ainda mais inquilinos em potencial podem ver as propriedades agora que as exibições são possíveis fora do horário comercial normal. A equipe que normalmente facilitaria a entrega de chaves ou acompanharia os clientes às propriedades agora está livre para se concentrar em outras tarefas. A empresa constatou um aumento não só na eficiência operacional, mas também na capacidade de número de exibições de imóveis.