Desafio

Durante uma viagem a Nova Iorque, Jordan Maréchaux, CEO da empresa de gestão de alugueres de curta duração Les 3 Concierges, notou turistas a recolher e devolver as chaves numa Keycafe SmartBox instalada num café. Jordan reconheceu o potencial da sua própria empresa. Les 3 Concierges enfrentaram desafios significativos com o processo existente de check-in e check-out para hóspedes do Airbnb. Os cofres com chave mecânica que usavam eram frequentemente vandalizados, causando preocupações de segurança e inconvenientes para os hóspedes. A natureza manual do processo também exigiu um esforço administrativo substancial, complicando ainda mais as operações.

Pontos de dor

• Processo complexo de devolução de chave: Os hóspedes tiveram dificuldades com o sistema manual existente e muitas vezes exigiram a intervenção da equipe.
• Armários com chave mecânica: Propensos a vandalismo e não podem ser gerenciados remotamente.
• Alta carga administrativa: Tempo e esforço significativos foram gastos explicando instruções aos hóspedes, alterando códigos e lidando com ligações fora do horário comercial.

Solução

Para resolver esses problemas, Jordan decidiu experimentar o sistema de gerenciamento de chaves SmartBox da Keycafe, na esperança de imitar o que viu em Nova York. Ao integrar o Keycafe em seus check-ins e check-outs, utilizando especificamente a integração Airbnbdo Keycafe, eles simplificaram o processo de chegada e partida dos hóspedes. Após a confirmação de uma reserva no Airbnb, um código de acesso ao Keycafe é gerado automaticamente durante o período da reserva e enviado ao hóspede. O hóspede então chega à SmartBox, insere seu código e recupera a chave de sua unidade.

Les 3 Concierges instalaram suas SmartBoxes no exterior de suas propriedades, usando os gabinetes externos da Keycafe para proteger os sistemas das intempéries. Para melhorar o apelo visual e manter a consistência da marca, eles contrataram o artista local Thibaut Rodriguez para criar gráficos atraentes para os gabinetes. Esses designs, baseados na Mona Lisa e em Van Gogh, ajudaram os hóspedes a identificar em qual caixa estavam suas chaves e adicionaram um toque artístico às instalações práticas.

Implementação do Les 3 Concierges

• Integração com o Airbnb: As instruções de acesso à chave são criadas automaticamente e comunicadas ao hóspede após a confirmação da reserva.
• Instalação externa: Usei gabinetes externos personalizados da Keycafe para proteção contra intempéries.
• Alterações de última hora: As alterações na reserva são instantâneas e podem ser feitas fora do local usando o aplicativo Keycafe, para que os hóspedes nunca precisem esperar.

Resultado

A implementação do Keycafe trouxe benefícios imediatos para Les 3 Concierges. O tempo administrativo anteriormente gasto na gestão de trocas importantes foi significativamente reduzido, permitindo que a equipe se concentrasse em outros aspectos importantes do seu negócio. Usando as SmartBoxes, os hóspedes agora sabem onde e como retirar suas chaves, e a equipe do Les 3 Concierges é notificada imediatamente quando um hóspede faz check-in ou check-out. O feedback positivo dos convidados destacou a facilidade de uso e a confiabilidade do novo sistema, e Jordan e sua equipe também ficaram impressionados com o acompanhamento da equipe de sucesso do cliente da Keycafe, que garantiu uma transição tranquila e de suporte para seu novo sistema.

O resultado

• Operações simplificadas: Usando a integração Airbnb do Keycafe, muito menos tempo é gasto em tarefas administrativas, como envio de instruções aos hóspedes e visitas pessoais aos cofres.
• Feedback positivo dos hóspedes: Os hóspedes elogiam regularmente a facilidade de uso dos processos de retirada e entrega das chaves.
• Integração com suporte A equipe apreciou o suporte e o acompanhamento contínuos da equipe de sucesso do cliente da Keycafe.