Desafio

A Interlane Logistics é uma empresa de transporte de veículos sediada em Vaughan, Ontário, que movimenta 2.000 a 3.000 automóveis por mês no Canadá e nos Estados Unidos. Com uma frota de 90 camiões e uma reputação de serviço pontual e porta a porta, manter as operações a funcionar sem problemas é fundamental.

Antes da Keycafe, gerir as chaves dos veículos era um dos seus maiores desafios diários. "Usávamos um método manual para recolher as chaves e controlá-las", disse Daniel Medanik, Diretor de Receitas. "Era muito ineficiente e causava muitos problemas logísticos".

As chaves eram guardadas em pastas e passadas manualmente, o que dificultava a coordenação, sobretudo fora do horário de expediente. A equipa de operações via-se frequentemente a dirigir-se entre pátios ou escritórios apenas para realizar a entrega das chaves. Era demorado, stressante e difícil de escalar. À medida que a empresa crescia, tornou-se claro que precisavam de um sistema mais fiável e flexível para suportar as operações 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem sobrecarregar a equipa.

Pontos de dor

• Processo manual: As chaves foram rastreadas com pastas e as entregas foram feitas pessoalmente.
• Desafios fora do horário de expediente: Os motoristas chegavam frequentemente quando o pessoal não estava disponível para entregar as chaves.
• Carga operacional elevada: A equipa teve de conduzir entre locais para transferências importantes.
• Visibilidade limitada: Era difícil saber onde estavam as chaves em qualquer momento.

Solução

A Interlane Logistics escolheu o Keycafe por ser uma solução prática e flexível que podia satisfazer as exigências da sua operação dinâmica, 24 horas por dia, 7 dias por semana. O que mais chamou a atenção da equipa de liderança foi a capacidade do Keycafe de automatizar a transferência de chaves sem comprometer a segurança ou exigir pessoal adicional.

“Depois de ler o que o Keycafe pode fazer e de ver vídeos sobre as experiências de outras pessoas, definitivamente não hesitei em integrar o sistema na nossa empresa”, disse Ethan Gershman, CEO da Interlane.

A mudança para um sistema de gestão de chaves digitais não foi apenas uma questão de conveniência, mas também de desbloquear a poupança de tempo, melhorar a velocidade de expedição e reforçar a reputação da Interlane como um serviço fiável e focado no cliente.

Implementação

• Entregas no SmartBox: Os clientes deixam as chaves num armário seguro com PIN.
• Alertas instantâneos: Os colaboradores são notificados imediatamente quando as chaves são depositadas.
• Autoacesso do condutor: Os condutores recuperam as chaves utilizando um código ou desbloqueio remoto.
• Integração rápida: Os funcionários e os motoristas adotaram o sistema rapidamente.

Resultado

Para a Interlane, o valor do Keycafe vai além das melhorias operacionais — é uma solução prática que ajuda a Interlane a oferecer um serviço mais consistente e a manter as operações a funcionar de forma eficiente. "O Keycafe ajudou-nos a reduzir erros e a melhorar a logística", partilhou Daniel. "Permite que os motoristas comecem mais cedo e terminem mais rápido sem terem de esperar pelos funcionários."

A capacidade de gerir as chaves remotamente ajudou a minimizar as despesas gerais, a reduzir erros e a garantir que os veículos eram levantados e entregues a tempo. Isso também se reflete positivamente na marca. "No momento em que os nossos clientes interagem com o sistema Keycafe, sentem-se seguros. Isto reflete o nosso foco em fornecer soluções eficientes e modernas", disse Ethan.

Os clientes e motoristas apreciam o profissionalismo e a simplicidade do sistema Keycafe, tornando as interações mais fluidas e fiáveis. A nível interno, a equipa de operações fica livre da coordenação reativa, permitindo-lhe concentrar-se em prestar um serviço de alta qualidade em toda a América do Norte.

O resultado

• Envio mais rápido: As transferências remotas eliminaram atrasos e reuniões noturnas.
• Custos reduzidos: Menos necessidades de pessoal e deslocações desnecessárias.
• Redução de erros: O rastreio claro reduziu os erros e melhorou a responsabilização.
• Experiência do cliente melhorada: Os clientes gostaram da entrega simples e segura.