Fin janvier 2025, des employés municipaux et la police de Roma Capitale sont entrés dans le quartier de Monti munis de coupe-boulons et ont commencé à retirer des boîtes à clés des balustrades, portails, tuyaux de drainage et façades d'immeubles. La ville a déclaré qu'elle prévoyait d'en enlever environ 200 par semaine. En quelques mois, des centaines avaient disparu.
Puis, quatre mois plus tard, un événement qui semblait être l'opposé s'est produit. Le 27 mai 2025, le Tribunal Administratif Régional du Latium a annulé la directive du ministère de l'Intérieur qui exigeait, de fait, l'identification en personne de chaque client de location à court terme.
Ces deux faits sont avérés, et les opérateurs romains ont passé le temps depuis à essayer de comprendre ce qu'ils signifiaient ensemble. La réponse est plus spécifique et plus utile que la plupart des réactions de panique ne le suggéraient :
La boîte à clés boulonnée à un mur sur une propriété publique est terminée à Rome. L'enregistrement autonome ne l'est pas.
La distinction réside dans la vérification d'identité, et une fois que vous l'avez comprise, la voie opérationnelle à suivre est claire.
Ce qui est réellement interdit
La précision est importante ici, car une grande partie de la couverture médiatique a fusionné plusieurs règles différentes en une seule.
Rome n'a pas interdit l'enregistrement autonome. Ce que la Commune a fait, c'est appliquer ses réglementations sur le décor urbain contre les dispositifs physiques eux-mêmes. La campagne de retrait vise les boîtes à clés installées sur le domaine public et la propriété publique, sur le mobilier urbain, les balustrades, les poteaux, les portails et sur les façades protégées. Des amendes d'environ 400 € par appareil ont été appliquées, et dans certains cas, elles ont été adressées à l'administrateur de l'immeuble plutôt qu'à l'hôte individuel.
Les zones couvertes par la Carta della Qualità et le centre historique classé à l'UNESCO font l'objet de l'application la plus stricte, mais les plaintes des résidents ont étendu les inspections aux quartiers périphériques à forte densité touristique.
La question de la sécurité est distincte. La circulaire du ministère de l'Intérieur de novembre 2024 soutenait que les boîtes à clés rendaient l'identification des clients impossible, car personne ne rencontrait jamais le client. Le TAR Latium a désapprouvé l'approche générale et a annulé la directive. Ce qui subsiste, c'est l'obligation sous-jacente : vous devez identifier vos clients et les signaler aux autorités via Alloggiati Web dans les 24 heures suivant leur arrivée. La position du tribunal, en effet, était que cette identification peut se faire numériquement et à distance, à condition qu'elle soit effectivement réalisée.
L'exigence n'est donc pas de "rencontrer le client à la porte". C'est de "savoir qui est le client, de manière vérifiable, avant qu'il n'entre".
Une boîte à clés mécanique avec un code à quatre chiffres partagé ne peut pas satisfaire cette exigence. Elle n'a aucune idée de qui l'a ouverte.
Pourquoi c'est une opportunité stratégique, pas un problème
L'offre de locations à court terme à Rome a connu une croissance rapide. Les estimations évaluent le nombre d'appartements de vacances, de maisons d'hôtes et de B&B dans la ville à environ 38 500, contre environ 32 700 l'année précédente, fortement concentrés dans le centre. Une grande partie de cette offre fonctionnait avec des boîtes à clés mécaniques bon marché et des codes partagés.
Ces opérateurs sont désormais confrontés à un choix, et beaucoup ne l'ont pas encore fait. Ceux qui optent pour un système d'accès vérifiable, enregistré et correctement installé obtiennent trois avantages simultanément : ils cessent de perdre des appareils à cause des équipes de retrait, ils peuvent prouver l'identification, et ils conservent la flexibilité d'arrivée 24h/24 sur laquelle repose en réalité le tourisme romain. Les clients arrivent à Termini à toute heure. La ville ne s'organise pas autour d'une fenêtre d'enregistrement à 15h.
Il y a aussi un réel risque opérationnel à ne rien faire. Une équipe de retrait ne vérifie pas si un client est actuellement en cours de séjour. Perdre la boîte pendant une réservation occupée signifie un client bloqué à l'extérieur, un appel d'urgence, et souvent un remboursement.
Où une SmartBox peut réellement être installée à Rome
C'est là que Rome diffère de toutes les autres villes de cette série. La contrainte n'est pas la distance ou la hauteur du bâtiment. C'est ce qu'il est permis d'attacher à un bâtiment romain, et qui possède le mur.
Pas sur la façade. Les murs extérieurs du centre historique sont fréquemment soumis à la protection du patrimoine via la Soprintendenza ou la Carta della Qualità. Les percer n'est pas une zone grise.
Pas sur le domaine public ou le mobilier urbain. C'est précisément ce qui est retiré.
À l'intérieur du portone. Le hall d'entrée derrière la porte principale est une propriété de copropriété privée. Une unité murale à l'intérieur de l'entrée, après la porte de la rue, se trouve entièrement en dehors de l'interdiction du domaine public. C'est la solution la plus courante pour les propriétés du centre et elle nécessite l'approbation de la copropriété.
Dans la cour. De nombreux bâtiments romains possèdent un cortile interne avec un espace mural abrité et une alimentation électrique existante. La résistance aux intempéries est classée IP52, ce qui convient à un emplacement dans une cour couverte.
Dans un espace loué au rez-de-chaussée. Les opérateurs gérant un ensemble d'appartements à Trastevere, Monti, ou autour de Termini prennent parfois un petit espace commercial et l'installent là, ce qui élimine complètement la question de la copropriété.
Chez un commerce partenaire. Le modèle que Keycafe a initialement développé à Rome avec des commerces près de Termini fonctionne toujours pour les opérateurs qui ne veulent pas de leur propre matériel, bien que cela signifie dépendre des heures d'ouverture et de l'emplacement de quelqu'un d'autre.
La discussion avec le condominio
L'installation à l'intérieur d'une entrée partagée signifie s'adresser à la copropriété, et les assemblées de copropriétaires romaines n'ont pas été très favorables aux locations à court terme ces derniers temps. Plusieurs administrateurs d'immeubles ont été sanctionnés pour des boîtes à clés sur leurs murs, ce qui a durci les positions.
L'argument qui fonctionne est que vous proposez de résoudre le problème qui les fâche. Vous retirez les appareils de la façade de la rue, déplacez la gestion des clés à l'intérieur et hors de vue, mettez fin à la situation où des personnes non identifiées arrivent au bâtiment avec un code trouvé dans un e-mail, et créez un enregistrement de qui est entré et quand. Les administrateurs exposés à des amendes pour les appareils à l'extérieur ont un intérêt direct à ce qu'une alternative conforme existe.
Apportez une proposition écrite avec la position exacte, les dimensions, la méthode de montage, les exigences en matière d'alimentation et de réseau, ainsi qu'un engagement concernant la maintenance et la remise en état. Vérifiez le règlement de votre immeuble pour les restrictions existantes sur les modifications des parties communes.
Vérification d'identité et chaîne de documentation
Le paysage de la conformité à Rome est une chaîne, et le contrôle d'accès se trouve au milieu.
Le CIN. Toute location à court terme en Italie nécessite un Codice Identificativo Nazionale, délivré via la base de données BDSR du ministère du Tourisme, affiché dans chaque annonce et sur la propriété. La non-conformité entraîne des amendes pouvant atteindre des milliers d'euros et la suppression des plateformes de réservation.
Identification des clients. Vous devez établir qui séjourne, et suite à la décision du TAR Latium, cela peut être fait numériquement et à distance.
Alloggiati Web. Les détails des clients sont transmis à la police dans les 24 heures suivant l'enregistrement.
Taxe de séjour. Le contributo di soggiorno de Rome est collecté par personne et par nuit et reversé à la Commune.
Le rôle de Keycafe se situe au point d'accès. Les fonctionnalités de vérification d'identité, y compris la vérification de pièce d'identité avec photo, lient la personne qui récupère la clé à une identité vérifiée plutôt qu'à un code qui aurait pu être transmis à n'importe qui. L'unité MS5 est équipée d'une caméra et enregistre l'interaction. Chaque récupération et retour est inscrit dans un journal exportable, associé à la personne qui l'a effectué, avec l'heure de l'événement.
Pour être clair sur les limites : cela ne remplace pas l'enregistrement CIN, la soumission Alloggiati Web, ou le versement de la taxe, et aucun système d'accès ne remplit ces obligations pour vous. Ce qu'il fait, c'est combler le manque spécifique soulevé par le ministère de l'Intérieur, à savoir que personne ne pouvait dire qui avait réellement récupéré la clé. Il produit également une documentation que vous pouvez remettre si quelqu'un le demande.
Gérer un portefeuille romain malgré les contraintes
Le modèle pratique que la plupart des opérateurs du centre adoptent ressemble à ceci :
Un point d'accès par bâtiment là où la copropriété l'autorise, ou un point partagé desservant un groupe d'immeubles accessibles à pied là où ce n'est pas le cas. Le centre de Rome est dense et propice à la marche, de sorte qu'une seule unité bien placée près de Termini, à Monti, ou à travers Trastevere peut réalistement desservir un ensemble d'appartements sans demander aux clients de traverser la ville.
La capacité augmente avec le groupe plutôt que de nécessiter une nouvelle installation chaque fois que vous prenez un appartement. Une unité de base commence avec 9 casiers à clés, et des modules d'extension peuvent être ajoutés en série, de sorte qu'un opérateur avec six appartements à Trastevere aujourd'hui et quatorze dans deux ans ajoute des casiers plutôt que des boîtes.
Les codes d'accès sont générés automatiquement via des intégrations avec Airbnb, Guesty, Hostaway et Res:harmonics, ou via l'API pour les plateformes PMS italiennes, et les instructions aux clients peuvent être livrées en plusieurs langues, ce qui, dans une ville avec la diversité de visiteurs de Rome, n'est pas un détail mineur.
Les équipes de nettoyage, le personnel de maintenance et le portier de l'immeuble obtiennent chacun leurs propres autorisations et leurs propres plages horaires. Sur un marché où les équipes de nettoyage desservent souvent plusieurs opérateurs dans les mêmes quelques rues, des identifiants individuels plutôt qu'un code partagé font la différence entre une piste d'audit et une simple supposition.
Travailler avec la ville plutôt que contre elle
Rome a passé l'année 2025 à retirer plusieurs centaines de petites boîtes métalliques de ses murs, et le message n'était pas subtil. La ville s'oppose aux dispositifs non réglementés sur les surfaces publiques et aux clients qui entrent dans les bâtiments sans que personne ne sache qui ils sont.
Aucune de ces objections n'est un argument contre l'échange automatisé de clés. Ce sont des arguments contre une mise en œuvre spécifique et bon marché de celui-ci. Déplacez le matériel à l'intérieur, liez chaque accès à une personne vérifiée, et conservez un enregistrement, et vous avez quelque chose qui répond aux préoccupations de la ville tout en conservant la flexibilité d'arrivée pour laquelle vos clients ont réservé.
Configurez un déploiement SmartBox ou parlez à notre équipe concernant l'emplacement d'une installation dans un bâtiment romain.
Les détails réglementaires de cet article reflètent les informations accessibles au public au moment de la rédaction et sont fournis à titre indicatif uniquement. Les règles nationales italiennes et les ordonnances de Roma Capitale concernant les locations à court terme, l'identification des clients et les dispositifs de stockage de clés ont changé à plusieurs reprises et restent sujettes à recours. Confirmez les exigences actuelles auprès de Roma Capitale, du ministère du Tourisme et d'un conseiller juridique italien qualifié avant de prendre des décisions opérationnelles.
