VAG nv automatise les remises de clés pour des opérations de location de voitures évolutives

VAG nv fournit des services automobiles dans toute la Belgique depuis plus de 50 ans, gérant tout, de la location et la vente de véhicules aux lavages de voitures et à l'entretien. La gestion d'une flotte de véhicules de location exige que le personnel remette les clés directement aux clients. À mesure que les attentes des clients évoluaient vers les interactions numériques, l'exigence d'une présence physique du personnel à chaque point de collecte créait des frictions opérationnelles.

La gestion des remises de clés les dimanches, les jours fériés et dans les lieux de prise en charge éloignés s'est avérée difficile. Le personnel devait être sur place uniquement pour remettre les clés aux clients qui avaient déjà finalisé leurs contrats de location numériques et leurs paiements en ligne. Sans solution automatisée pour les prises en charge en dehors des heures d'ouverture, l'entreprise risquait de perdre des clients ayant besoin d'options de location flexibles.

La gestion de 100 clés de véhicule sur plusieurs sites de prise en charge sans système automatisé de gestion des clés menaçait de limiter la croissance. VAG nv avait besoin d'une solution qui prendrait en charge des collectes de location entièrement sans contact sans ajouter de bureaux de réception physiques ni de frais de personnel supplémentaires à chaque hub.

Pour résoudre ces défis, VAG nv a évalué un certain nombre de coffres à clés traditionnels sur le marché. Ils ont trouvé la plupart des solutions encombrantes et lourdes comparées au matériel compact SmartBox de Keycafe et à ses fonctionnalités logicielles. Les capacités du système Keycafe ont offert la flexibilité nécessaire pour une distribution de clés sans contact sur plusieurs sites.

Les opérations quotidiennes reposent désormais sur un flux de travail numérique en libre-service. Les clients signent leurs contrats de location numériquement et paient les dépôts en ligne avant de récupérer le véhicule. Une fois confirmé, le client reçoit un code de retrait unique avec des options de code PIN et de QR envoyé via Keycafe. Ils saisissent le code PIN ou affichent le code QR au niveau de la SmartBox située à l'extérieur de l'agence de location pour récupérer la clé de leur véhicule et démarrer leur location.

VAG nv intègre actuellement Keycafe directement dans son logiciel de location via API. Cette connexion synchronisera les réservations de location avec les codes d'accès aux clés, éliminant l'administration manuelle et permettant au personnel de se concentrer sur les tâches opérationnelles essentielles.

La mise en œuvre de Keycafe a permis à VAG NV d'offrir des prises en charge de véhicules flexibles et disponibles 24h/24 pour sa flotte de location. Les clients peuvent désormais récupérer les clés les dimanches, les jours fériés et en dehors des heures ouvrables normales, sans nécessiter la présence de personnel sur place. Ce changement a résolu le principal goulot d'étranglement de leur processus de location et a apporté des améliorations opérationnelles immédiates.

L'empreinte compacte de Keycafe et sa plateforme de gestion à distance ont également créé de nouvelles opportunités d'expansion régionale. VAG nv a déployé des SmartBoxes sur 7 sites différents, établissant des points de collecte sans avoir besoin de construire des bureaux d'accueil physiques ni d'embaucher du personnel dédié sur chaque site.

L'automatisation des remises de clés a libéré le personnel de VAG nv des tâches administratives manuelles, lui permettant de se concentrer sur les ventes, la maintenance et le service client. Alors que l'entreprise finalise l'intégration de son API de logiciel de location, le flux de travail optimisé positionne VAG nv pour générer davantage de revenus locatifs sur son empreinte en expansion.