Gérer une flotte de véhicules sur un campus en expansion n'est pas chose aisée. Entre les navettes pour les équipes sportives, les déplacements du personnel et le maintien du matériel à sa place, les écoles ont besoin d'un système qui donne aux bonnes personnes l'accès aux bons véhicules au moment où elles en ont besoin.
Pendant des années, la New Hampton School, un internat indépendant situé à New Hampton, dans le New Hampshire, comptant environ 160 employés, s'est appuyée sur un processus manuel de gestion des clés.
Mais à mesure que la flotte passait d'une poignée de bus à près de 30 véhicules, l'ancienne routine consistant à déposer les clés dans une fente de courrier et à les récupérer dans un seau en plastique ne suffisait plus. Des clés disparaissaient, le personnel passait du temps à les chercher, et les problèmes de responsabilité ne cessaient de croître.
Chuck George, directeur de la sécurité du campus, a décidé qu'il était temps de changer. Avec Keycafe, il a transformé un échange de clés manuel et désordonné en un système automatisé sur lequel toute l'équipe pouvait compter.
Dépasser la gestion manuelle des clés
Un système de clés manuel peut bien fonctionner lorsqu'une flotte est petite. Mais à mesure que la flotte s'agrandit, il devient plus difficile de suivre les clés et de savoir qui y a accès.
À la New Hampton School, toute l'utilisation des clés passait autrefois par le directeur sportif et les responsables du matériel, les clés étant remises à la main et redéposées par la fente de courrier d'une porte.
"Parfois, elles étaient rendues juste après. Parfois, elles disparaissaient pendant quelques jours, et il n'y avait aucune organisation quant à qui avait quelles clés", a expliqué Chuck. "Souvent, les gens avaient besoin d'un véhicule et les clés manquaient. Il fallait donc les chercher. Cela fonctionnait à l'époque où c'était vraiment petit, mais à mesure que nous avons grandi, ce n'était plus durable."
Le vrai problème était la responsabilisation, ou son absence. Personne n'avait une idée claire de qui avait une clé, pourquoi ils l'avaient, ou quand elle serait rendue.
Automatisation de l'accès aux véhicules avec Fleetio et Keycafe
Lorsque la New Hampton School a cherché un système de gestion de flotte pour gérer l'entretien et les affectations de véhicules, elle a choisi Fleetio. L'intégration directe entre Fleetio et Keycafe a ensuite facilité la connexion des réservations de véhicules à l'accès aux clés.
Désormais, l'ensemble du processus de réservation et d'accès aux clés fonctionne de manière autonome :
Réservation : Le département sportif ou les membres du personnel soumettent un formulaire de demande de véhicule.
Automatisation : Les affectations de véhicules sont saisies dans Fleetio, ce qui déclenche immédiatement une réservation Keycafe.
Accès : Le corps professoral et le personnel reçoivent un e-mail automatisé avec un code d'accès unique.
Récupération : Les utilisateurs se rendent à la SmartBox Keycafe, juste où les véhicules sont garés, entrent leur code, récupèrent la clé et partent.
Grâce à cette intégration, il n'était plus nécessaire de procéder à une double saisie de données ou à un suivi manuel des réservations.
Favoriser la responsabilisation et le ROI financier
Pour quelqu'un qui supervise une flotte de près de 30 véhicules, la responsabilité est toujours une préoccupation. Savoir où se trouve chaque véhicule et qui le conduit est essentiel.
"La responsabilisation est une chose primordiale pour moi. Je ne dirai pas que je suis un maniaque du contrôle, mais il est agréable de savoir où se trouvent les choses", a expliqué Chuck.
Les avantages financiers étaient également clairs. Le remplacement d'une clé de véhicule moderne peut coûter entre 400 et 500 $, ce qui signifie que le fait d'éviter les clés perdues peut faire économiser de l'argent à l'école. Une meilleure visibilité sur qui utilise chaque véhicule et quand, aide également le système à s'amortir.
Les rappels automatisés de Keycafe incitent le personnel à restituer les clés s'il oublie, de sorte que l'équipe de Chuck n'a pas à passer du temps à courir après les gens.
Adoption simplifiée par le personnel du campus
L'introduction de nouvelles technologies dans une école peut être un défi. Chuck n'était pas sûr de la réaction du corps professoral et du personnel, mais la transition vers Keycafe s'est déroulée plus facilement qu'il ne l'avait prévu.
"Je travaille dans un endroit où les gens sont très sceptiques face aux nouveautés", a déclaré Chuck. "Mais c'est en fait très simple. Je reçois littéralement des compliments de notre corps professoral et de notre personnel chaque semaine. Je ne saurais vous dire combien de fois les gens me disent : "C'est la meilleure chose que nous ayons jamais faite.""
Comme le système est en libre-service, le personnel peut prendre et rendre les clés de véhicule par lui-même, sans avoir à chercher un administrateur chaque fois qu'il a besoin d'un accès.
Prochaines étapes pour l'accès sur le campus
Après avoir constaté les avantages de la gestion automatisée de la flotte, la New Hampton School explore déjà d'autres façons dont Keycafe peut soutenir l'accès sur le campus.
L'école teste actuellement Keycafe pour un nouveau pavillon extérieur du campus, avec l'intention de connecter les réservations via Outlook. Ils envisagent également d'étendre Keycafe au service des installations pour gérer l'accès aux clés pour les fournisseurs et entrepreneurs externes.
En remplaçant un processus manuel d'échange de clés par une gestion de clés numérique et sécurisée, la New Hampton School dispose désormais d'un moyen plus responsable et évolutif de gérer l'accès sur l'ensemble du campus.
👉 Découvrez comment Keycafe peut aider votre école à simplifier la gestion des véhicules et des clés.
Le matériel est doté d'un châssis en polycarbonate moulé avec précision, renforcé par des parois en acier. L'appareil est résistant aux intempéries (IP52) et fonctionne à des températures allant de -20°C à +60°C. Lorsqu'il est installé à l'extérieur, il doit être protégé de la pluie ou de la neige directes à l'aide d'un boîtier extérieur.