Avec les prix des véhicules neufs et d'occasion qui ne cessent d'augmenter, de plus en plus de personnes choisissent de conserver leur voiture. Pour votre atelier de réparation automobile, cela signifie plus d'affaires. Mais, bien sûr, plus d'affaires signifie plus de clients et la nécessité de contrôler les clés des clients.
Du moment où les clés de voiture du client sont déposées à la réception jusqu'à ce qu'elles aillent à l'atelier et reviennent, il existe de multiples occasions pour que les clés tombent du presse-papiers, se perdent dans la voiture ou soient accidentellement glissées dans une poche.
Même si une clé est brièvement égarée, cela peut entraîner une perte de temps de réparation précieux et des retards pendant que vous et vos employés la cherchez. Si le pire se produit et qu'elle est perdue, vous pouvez faire face à un cauchemar de service client qui apparaît rapidement sur Yelp, Facebook ou d'autres réseaux sociaux.
Heureusement, avec le système de gestion de clés Keycafe, cela ne doit pas vous arriver. Pendant que les véhicules de vos clients reçoivent les meilleurs soins, vous aurez le contrôle des clés en sachant précisément où se trouvent les clés des clients, évitant ainsi les retards, les problèmes de service client, le vol et les mauvaises critiques.
De plus, avec des coûts d' NFC fob pouvant atteindre 1300 $ sur certains véhicules, Keycafe peut aider votre atelier de réparation automobile à éviter d'absorber les frais de remplacement des clés des clients et à renforcer votre réputation d'atelier offrant un service client de premier ordre.
Défis de la gestion des clés pour les ateliers de réparation automobile
Ce commentaire d'un mécanicien vous semblera peut-être familier :
"Je travaillais auparavant dans un atelier où nous accrochions la clé avec l'ordre de travail sur un presse-papiers pour chaque voiture. Bien sûr, nous avons eu de multiples cas de clés manquantes parce que le personnel oubliait de remettre les clés sur le presse-papiers une fois le travail terminé. Et souvent, après avoir conduit la voiture sur le parking, les mécaniciens rentraient accidentellement chez eux avec les clés dans leur poche, ou laissaient tomber la clé dans une autre voiture. Et lorsque le client venait chercher son véhicule, nous devions nous démener pour trouver la clé."
Vous avez peut-être vécu ce type de situations cette semaine. La réparation de véhicules s'accompagne du stress constant d'équilibrer les réparations et la planification avec les besoins des clients. Et pendant la précipitation à terminer les réparations à temps, garder la trace des clés peut être un défi. L'une des meilleures options pour répondre aux besoins de contrôle des clés est un système de gestion des clés Keycafe.
La conception facile à utiliser de Keycafe contrôle aisément l'accès aux clés, qu'elles soient transférées hors site, entretenues ou livrées au client. Avec Keycafe, vous aurez un contrôle complet des clés, du dépôt des véhicules de vos clients à leur retour.
De plus, le contrôle des clés devient simple, à jour et accessible à autant ou aussi peu de personnes que vous le souhaitez. Vous disposerez d'informations en temps réel sur l'heure d'arrivée du véhicule, la personne qui a travaillé dessus et l'heure de retour de la clé.
De plus, si vous possédez plusieurs ateliers de réparation, les armoires à clés Keycafe peuvent être mises en réseau pour offrir un contrôle complet des clés, quel que soit l'emplacement. En conséquence, vous aurez une connaissance en temps réel de vos véhicules clients 24h/24 et 7j/7.
Comment fonctionne Keycafe ?
Bien que le système Keycafe s'adapte facilement à vos besoins, un flux de travail pourrait ressembler à ceci :
Lorsqu'un client dépose sa voiture, un employé crée une clé dans le logiciel Keycafe. Un code de clé unique est automatiquement généré et partagé avec le client.
Un NFC fob avec un numéro de série unique est physiquement attaché à la clé. Ce numéro de série est lié à la clé dans le logiciel Keycafe. La clé est ensuite placée dans la SmartBox Keycafe.
Le technicien de réparation récupère la clé en utilisant son propre code personnel unique. Le nom du membre du personnel et l'heure de la prise de clé sont automatiquement enregistrés.
Une fois le travail terminé, la clé est replacée dans la SmartBox à l'aide du code du personnel, enregistrant à nouveau le nom et l'heure.
Votre client peut récupérer la clé de la SmartBox à l'aide du code de clé pendant ou après les heures de travail.
Le personnel est informé que le client a récupéré la clé et peut supprimer la clé du système.
C'est aussi simple que cela. Avec Keycafe, les clés sont verrouillées dans une armoire informatisée en acier laminé à froid et en alliage d'aluminium A383. Les clés ne sont accessibles et retournées que par des personnes pré-autorisées utilisant un code PIN ou d'autres méthodes d'identification via une application mobile.
Keycafe vous offre :
Un historique complet de tous les échanges de clés, y compris la dernière personne ayant retiré les clés
La possibilité d'ajouter ou de révoquer facilement des accès aux clés en temps réel avec une application
Keycafe gère l'accès aux clés et les relie à la personne qui les a utilisées ou y a eu accès en dernier. De cette façon, vous pouvez identifier quand une clé automobile est manquante ou égarée, réduisant ainsi le risque de vol, d'utilisation abusive et, en fin de compte, la perte de confiance des clients.
Avec les SmartBox connectées au cloud de Keycafe, les compartiments sont suffisamment spacieux pour contenir plusieurs cartes-clés, de grands NFC fob et des trousseaux de clés. Le système est modulaire et peut stocker de 8 à des centaines de clés.
Extensible avec des unités d'extension de 30 casiers
Toujours connecté : les options de connectivité incluent le WiFi, l'Ethernet et le cellulaire
Piles de secours en cas de panne de courant
Codes hors ligne pour permettre la récupération des clés même si la SmartBox n'est temporairement pas connectée
Support multilingue 24h/24 et 7j/7 et documentation d'aide complète
Quels sont les principaux avantages de Keycafe ?
Le système de contrôle des clés entièrement vérifiable de Keycafe vous donne confiance grâce à la possibilité de suivre l'ensemble du processus de réparation automobile. Et vous pouvez identifier les faiblesses du processus qui entraînent des réparations manquées ou des livraisons retardées.
Keycafe vous offre un historique complet des clés
Grâce à l'historique accessible de Keycafe, vous pouvez voir quand la clé a été retirée et rendue, et par qui. De plus, les gestionnaires peuvent personnaliser des alertes pour les retours de clés à temps afin que la voiture de votre client soit prête à l'heure. En cas de retard, le système Keycafe alertera toutes les personnes concernées par SMS ou e-mail. La capacité de Keycafe à suivre l'historique et à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent est un outil puissant pour promouvoir l'efficacité et augmenter les profits.
Keycafe est connecté au cloud
Avec le système de contrôle des clés de Keycafe, les gestionnaires peuvent suivre qui détient la clé, surveiller le temps de réparation et réduire les accès non autorisés. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela raccourcit également les temps d'attente pour localiser les clés lors de la récupération par le client. De plus, vous pouvez contrôler et donner l'accès depuis n'importe quel endroit via notre application mobile.
Keycafe est modulaire
Étant donné que le nombre de véhicules en réparation varie, le nombre de clés utilisées peut également varier. La conception modulaire de Keycafe peut répondre à différents besoins et évoluer à mesure que votre entreprise de réparation se développe.
Permissions personnalisées
Avec Keycafe, vous pouvez configurer les permissions d'accès aux clés par personne ou par département. Par exemple, les départements de service hors site peuvent avoir besoin d'accéder à des voitures dont le service client n'aura jamais besoin.
De plus, vous pourriez avoir besoin de partager un groupe de clés avec certaines personnes et un groupe de clés différent avec d'autres. La fonction Groupes de Keycafe vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de le partager comme s'il s'agissait d'une seule clé.
Automatisation API
Tirez parti de notre API étendue pour intégrer Keycafe directement dans vos systèmes.
Responsabilité et historique d'accès
Il arrive que quelqu'un égare les clés du véhicule ; au pire, un membre du personnel endommage le véhicule en le sortant de l'atelier. Mais malheureusement, personne ne sait qui avait la voiture à ce moment-là.
Plutôt que d'attribuer les dommages à un client et de créer d'autres problèmes, avec Keycafe, l'administrateur peut consulter l'historique des prises et des retours de clés. Les événements répertoriés apparaissent dans l'ordre chronologique avec les dates, les heures et le type d'événement survenu.
Tarification transparente
Contrairement à d'autres services, Keycafe ne nécessite pas de rendez-vous ni d'informations personnelles pour connaître les coûts initiaux et mensuels. Avec différentes capacités de SmartBox et des plans logiciels au choix, une solution peut être trouvée pour les grandes et petites entreprises. Voir la tarification ici.
Demandez votre démo gratuite dès aujourd'hui
Arrêtez de perdre des clés, du temps et des clients fidèles. Avec le système de gestion des clés Keycafe, vous pouvez opérer efficacement et satisfaire vos clients.
Notre équipe est prête à vous montrer ce qui en fait le meilleur du marché !
