Comment Vest Bilutleie a automatisé la location de voitures 24/7 avec Keycafe

Vest Bilutleie propose des services de location de véhicules dans tout l'ouest de la Norvège. Avant Keycafe, l'entreprise dépendait de son personnel pour remettre les clés en main propre, ce qui signifiait que chaque prise en charge et restitution nécessitait la présence d'un employé au bon endroit et au bon moment.

La gestion des locations en dehors des heures d'ouverture habituelles était particulièrement complexe, car les employés devaient souvent se déplacer jusqu'à l'emplacement des véhicules uniquement pour assister les clients. De plus, leurs armoires à clés existantes ralentissaient les départs, car les informations d'accès ne pouvaient être transmises qu'une fois le véhicule prêt et la clé physiquement déposée dans le boîtier. Alors que l'entreprise prévoyait de se développer et de créer sa propre plateforme de location, elle avait besoin d'une toute nouvelle stratégie de gestion des clés.

Vest Bilutleie a choisi Keycafe comme alternative moderne à ses armoires à clés existantes. Son interface intuitive et ses compartiments à clés individuels rendent le retrait plus simple et plus rapide, tant pour les clients que pour le personnel.

Les clients réservent désormais sur le site web de Vest Bilutleie et reçoivent un SMS avec les détails de retrait dès que leur réservation est créée. Le personnel n'a plus qu'à déposer la clé du véhicule dans la SmartBox une fois la préparation terminée. De plus, Keycafe est directement intégré au système de réservation de Vest Bilutleie via API, synchronisant automatiquement les statuts lorsque les clés sont récupérées ou restituées, et déclenchant des alertes par e-mail pour le personnel.

Comme l'explique Thomas Tufta Løberg, cofondateur et PDG : « Nous pouvons voir exactement quand la voiture a été récupérée et restituée, sans la moindre incertitude. »

Vest Bilutleie a commencé à constater les bénéfices opérationnels de Keycafe dès les deux premières semaines. Comme les clients peuvent désormais récupérer et restituer leurs véhicules à toute heure, le personnel ne perd plus de temps à se déplacer sur site pour des remises de clés tard le soir ou tôt le matin. L'équipe peut désormais prendre en charge plusieurs clients simultanément, ce qui permet à l'entreprise d'augmenter son volume de locations sans embaucher de personnel supplémentaire.

Ce flux de travail automatisé a également transformé la coordination au sein de l'équipe. Grâce à la synchronisation en temps réel et aux alertes automatisées, l'équipe dispose d'une visibilité précise et en direct sur chaque véhicule, sur l'ensemble de ses sites. Cela élimine une part importante des tâches administratives et des incertitudes au quotidien, plaçant ainsi Vest Bilutleie dans une position idéale pour soutenir sa croissance continue dans l'ouest de la Norvège.