Fini les clés perdues : Comment Groupe ABS a pris le contrôle d'une flotte de 130 véhicules de terrain

Le Groupe ABS gère une activité de terrain importante, avec 130 véhicules pour soutenir ses opérations quotidiennes. Lorsque la flotte était plus petite, la gestion des véhicules était simple. Les clés étaient accrochées sur un tableau mural où les employés pouvaient les prendre et les restituer après utilisation.

Avec la croissance de l'entreprise, ce système simple a cessé de fonctionner. Avec plus de véhicules et des équipes réparties sur plusieurs bureaux, il est devenu difficile de savoir qui avait quel véhicule. Des clés disparaissaient régulièrement, et comme il n'y avait aucun registre de qui prenait un véhicule ou de quand il serait restitué, l'équipe avait peu de visibilité sur la flotte.

Le problème est également devenu coûteux. Les clés modernes contiennent des puces de transpondeur qui doivent être programmées pour le véhicule. « Les clés avec une puce peuvent être assez chères, environ cinq cents dollars, et parfois plus », a déclaré David Fitz-Morris, directeur des opérations de terrain chez Groupe ABS.

La remise des véhicules posait un autre problème. Les employés devaient se coordonner avec les superviseurs pour obtenir les clés, ce qui était difficile en raison des horaires différents et des multiples emplacements. Les équipes pouvaient se retrouver à attendre l'accès à un véhicule, tandis que les superviseurs passaient du temps à coordonner qui prendrait et restituerait les clés.

Groupe ABS a installé des SmartBoxes Keycafe pour gérer les clés de sa flotte de véhicules. Chaque clé est liée à un véhicule spécifique grâce à un porte-clés de suivi, et les employés peuvent récupérer et retourner les clés à l'aide d'un code PIN ou d'une authentification mobile. Les superviseurs n'ont plus besoin de coordonner chaque remise, permettant ainsi aux équipes d'accéder aux véhicules de manière autonome lorsqu'elles en ont besoin.

Groupe ABS a également connecté Keycafe à sa base de données d'employés via l'API ouverte. Lorsqu'un nouvel employé est ajouté, leur accès Keycafe est créé automatiquement en fonction des véhicules qu'ils sont autorisés à utiliser. Cela élimine la configuration manuelle des comptes et les listes de permissions distinctes.

Les superviseurs peuvent gérer l'accès à distance et visualiser le statut de chaque clé via l'application Keycafe. Chaque récupération et retour est enregistré avec l'employé et l'heure, offrant à l'équipe un registre clair de l'utilisation des véhicules.

Keycafe a rapidement simplifié la gestion des clés de sa flotte pour Groupe ABS. Dès les premières semaines, l'équipe passait moins de temps à coordonner les remises et à retrouver les clés manquantes. Les incidents de clés perdues ont chuté à près de zéro, éliminant un coût de remplacement récurrent, tandis que chaque utilisation d'un véhicule était liée à un employé spécifique.

L'accès en libre-service a également facilité la prise de route pour les employés, sans qu'ils aient à attendre un superviseur. Les superviseurs passent moins de temps à gérer les remises et plus de temps à leurs responsabilités quotidiennes. L'intégration avec la base de données des employés a encore réduit le travail administratif en maintenant automatiquement l'accès aux véhicules à jour à mesure que les employés rejoignent et quittent l'entreprise.

Grâce à l'enregistrement de chaque retrait et retour, Groupe ABS dispose désormais d'une vue claire de l'activité des clés sur l'ensemble de ses sites. Les superviseurs peuvent voir qui a accédé à chaque véhicule et quand, ce qui renforce la responsabilisation de l'équipe et facilite la résolution des questions lorsqu'elles surviennent.