L'Hôtel Hospitz économise 25 000 € sur ses coûts d'exploitation hors saison grâce à Keycafe

L'Hôtel Hospitz est un hôtel de charme historique au bord du lac, situé à Savonlinna, en Finlande, exploitant 22 chambres depuis 1933. En tant qu'entreprise fortement saisonnière qui génère environ 80 % de ses revenus annuels pendant les mois d'été, l'hôtel est confronté à des défis opérationnels importants pour maintenir sa rentabilité pendant la basse saison, de septembre à mai. Historiquement, les opérations de la réception reposaient entièrement sur la remise physique des clés. Lorsque des réservations tardives arrivaient pendant les heures du soir sans personnel, le personnel devait laisser les clés dans des enveloppes en papier à la réception ou se rendre manuellement à l'établissement pour remettre les clés en personne.

La gestion manuelle des enregistrements après les heures d'ouverture représentait un fardeau financier et personnel insupportable pour la direction. Maintenir des réceptionnistes de soirée en poste pendant les mois de faible demande entraînait des coûts de main-d'œuvre inabordables pour l'hôtel. De plus, l'exigence constante de surveiller les arrivées tardives perturbait gravement le temps personnel, forçant la direction de l'hôtel à rester d'astreinte en permanence et à retourner à l'hôtel à bref délai pour accueillir les clients arrivants.

Pour éliminer les besoins en personnel de soirée tout en gardant l'hôtel ouvert toute l'année, l'Hôtel Hospitz a adopté le système SmartBox de Keycafe pour automatiser son processus de récupération de clés. L'hôtel a connecté son écosystème technologique en utilisant Mews, Duve Guest Platform et Keycafe. Lorsqu'un client effectue une réservation, Duve extrait les détails de la réservation de Mews et envoie automatiquement un message de bienvenue personnalisé avec un code PIN dédié pour le casier Keycafe contenant la clé de sa chambre. À leur arrivée, les clients entrent dans le bâtiment, saisissent leur code sur l'écran tactile intuitif du SmartBox, et récupèrent la clé de leur chambre sans l'aide de la réception.

Au-delà des enregistrements de clients, l'Hôtel Hospitz a optimisé l'accès à la propriété en intégrant des porte-clés directement avec la serrure de l'entrée principale de l'hôtel, permettant aux clients d'entrer dans le bâtiment en utilisant le même jeton d'accès attaché à la clé de leur chambre. La direction supervise tous les accès aux clés à distance à l'aide de l'application mobile Keycafe, ce qui leur permet d'accorder l'accès, de libérer des clés ou de résoudre les problèmes liés aux clés directement depuis leurs téléphones.

La mise en œuvre de Keycafe a permis à l'Hôtel Hospitz de passer à un modèle opérationnel de libre-service efficace pendant la basse saison sans sacrifier la satisfaction des clients. Les clients qui arrivent s'adaptent rapidement à l'écran tactile intuitif SmartBox, la configuration moderne créant fréquemment une impression initiale positive. L'élimination des remises de clés manuelles le soir a libéré la direction de l'hôtel du stress constant en dehors des heures d'ouverture, offrant une tranquillité d'esprit totale et un contrôle à distance de l'accès à la propriété.