In de taxibranche is een voertuig dat stilstaat bij de centrale een voertuig dat geld verliest. Wanneer wagenparken 24 uur per dag rijden, moeten ploegwisselingen snel en georganiseerd verlopen. Elke minuut die een chauffeur wacht op een autosleutel is een minuut waarin die niet op de weg is, en elke niet-geregistreerde sleuteloverdracht zorgt voor administratieve kopzorgen.
Al meer dan 30 jaar is C&H Taxi een betrouwbare vaste waarde voor vervoer in Charleston, West Virginia. Vandaag de dag beheert het lokale bedrijf zijn wagenpark met een systeem van 38 autosleutels. Omdat C&H zijn voertuigen op tijdbasis verhuurt aan zelfstandige chauffeurs, is precies weten wie welke auto heeft en voor hoelang de basis van hun bedrijfsmodel.
Voor CEO Jeb Corey was het vinden van een manier om voertuigtoegang bij te houden zonder chauffeurs te vertragen of centralisten bezig te houden essentieel voor het bedrijfsresultaat.
Het probleem: de verborgen kosten van registratie met pen en papier
Vóór Keycafe vertrouwde C&H Taxi op een fysiek overdrachtsysteem. Een medewerker aan het centrale-loket overhandigde de autosleutels aan de chauffeur en noteerde de uitgiftetijd in een papieren logboek.
In een rustig kantoor werkt die aanpak wellicht. In een drukke meldkamer glipte er echter gemakkelijk informatie door de mazen van het net.
"Soms deden ze fantastisch werk met het bijhouden van die gegevens," legt Jeb uit. "Maar wanneer je tegelijkertijd met chauffeurs praat, de telefoon aanneemt en vragen beantwoordt, was die informatie soms minder nauwkeurig of werd het simpelweg vergeten of niet opgeschreven."
Deze ontbrekende gegevens leidden tot twee grote problemen. Ten eerste, als een ploegwisseling midden in de nacht plaatsvond wanneer het loket onbemand was, was het wisselen van sleutels tussen chauffeurs logistiek lastig. Ten tweede, en nog belangrijker, brachten onnauwkeurige logboeken de inkomsten van het bedrijf rechtstreeks in gevaar. Omdat chauffeurs worden gefactureerd op basis van hoe lang ze het voertuig hebben, betekende een ontbrekende inlevertijd dat het management van C&H Taxi handmatig bewakingsbeelden moest doorzoeken om erachter te komen wat de chauffeur in rekening moest worden gebracht.
De oplossing: selfservice-toegang en wagenparkbeheer op afstand
Jeb deed grondig onderzoek voordat hij voor Keycafe koos, en selecteerde het systeem uiteindelijk vanwege het gebruiksgemak, de flexibiliteit en de algehele waarde.
C&H Taxi gebruikt Keycafe nu om voertuigoverdrachten volledig te automatiseren. Het management programmeert het systeem vooraf, zodat chauffeurs alleen toegang hebben tot de specifieke voertuigen die ze mogen leasen. Van daaruit verloopt de dagelijkse workflow geheel vanzelf:
Selfservice-uitgiftes: Chauffeurs lopen naar de Keycafe SmartBox, voeren hun unieke inloggegevens in en halen hun sleutel op zonder dat ze een centralist hoeven te spreken.
Snel en veilig sleutels inleveren: Elke sleutel is voorzien van een NFC-tag. Aan het einde van een dienst scannen chauffeurs simpelweg de sleutel, waarna er een vakje opent en ze deze er veilig in achterlaten.
Voertuigtoegang op afstand: Zelfs wanneer het lokale centrale-kantoor leeg is, kunnen externe medewerkers via het Keycafe-dashboard chauffeurs direct toegang geven tot een ander voertuig.
Verder dan het wagenpark: tankpassen en bedrijfssleutels beveiligen
Toen C&H Taxi eenmaal zag hoe effectief het systeem hun voertuigen beheerde, breidden ze het gebruik uit om andere bedrijfsmiddelen te beschermen.
Tegenwoordig beheert het Keycafe-systeem van het bedrijf fysieke poortsleutels, toegangsdeursleutels en bedrijfstankpassen. Wanneer een chauffeur moet tanken, haalt deze een tankpas op exact dezelfde manier op als een autosleutel. Het management krijgt een automatisch overzicht met tijdstempel van precies wie de pas heeft en wanneer deze wordt ingeleverd, wat zorgt voor volledige controle over de brandstofkosten.
Minder facturatiegeschillen en minder administratief werk
Voor C&H Taxi gaat het bijhouden van sleutels om meer dan alleen weten waar ze zijn. Het helpt het bedrijf om het voertuiggebruik nauwkeurig te volgen, de gebruikte tijd correct te factureren en administratief werk te verminderen.
Met de digitale tijdstempels van Keycafe beschikt het bedrijf over een duidelijke registratie van het moment waarop sleutels worden ingeleverd. Als een chauffeur een sleutel een uur te laat inlevert, biedt het systeem een nauwkeurig overzicht van de transactie.
"We willen nauwkeurig zijn met die informatie. Dus als iemand een sleutel later terugbrengt dan de bedoeling is, hebben we nu die gegevens en kunnen we ervoor zorgen dat we die tijd correct factureren," merkt Jeb op. "Zonder het platform zouden we bewakingssystemen moeten raadplegen en camerabeelden moeten terugkijken. Dat kost veel tijd, energie en moeite, en in elk bedrijf zijn dat kosten."
Door het beheer van sleutels te vereenvoudigen en inlevertijden automatisch te registreren, helpt Keycafe C&H Taxi om handmatig werk te verminderen, voertuiggebruik nauwkeurig te factureren en het wagenpark 24/7 in beweging te houden.
Belangrijkste inzichten voor 24/7-bedrijven en transportvloten:
Automatiseer uw tijdsafhankelijke facturatie. Als uw omzet afhangt van exact weten hoe lang een bedrijfsmiddel wordt gebruikt, zijn digitale tijdstempels veel betrouwbaarder dan menselijke centralisten.
Maak onbemande overdrachten mogelijk. Met de Keycafe SmartBox kan uw bedrijf blijven draaien tijdens nachtdiensten of in het weekend, zonder dat u personeel hoeft te betalen om een sleutelloket te bemannen.
Centraliseer toegang wereldwijd. Dankzij cloudgebaseerde systemen kunnen uw managementteam of externe callcenters toegangsproblemen direct oplossen, waar ook ter wereld.
Beveilig risicovolle bedrijfsmiddelen. Breid uw sleutelbeheersysteem uit om waardevolle fysieke items zoals zakelijke creditcards, tankpassen en beveiligde bedrijfssleutels te beheren.
👉 Stop met het bijhouden van wagenparksleutels op papier. Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe Keycafe uw 24/7 ploegwisselingen kan automatiseren.
